E-fatura | Porquê uma solução global e-invoicing

As empresas operam em mercados globalizados e gerem as suas operações comerciais num âmbito transnacional, que exige a adaptação dos seus processos a uma realidade cada vez mais utilizada: a fatura eletrónica. Este documento é uma transação essencial nas relações comerciais que deve ajustar-se à legislação estabelecida por cada país. Em alguns casos, sobretudo na América Latina, a sua emissão é obrigatória. Isto deve-se, além das vantagens que representa em termos económicos e de produtividade, à sua capacidade para melhorar o controlo fiscal por parte das administrações tributárias.

Por qué

A implementação da fatura eletrónica deve ser capaz de otimizar ao máximo os procedimentos. Se a vai implementar na sua empresa, tenha em atenção estes dez conselhos para que a sua solução de e-Invoicing lhe permita obter o maior número de vantagens:

01 Uma solução na nuvem é melhor

As soluções na nuvem evitam que as empresas tenham que dedicar recursos, infraestruturas e hardware às tarefas de instalação, entrada em funcionamento e manutenção. Se optar por uma plataforma deste tipo terá mais garantias de disponibilidade e atualização a um custo muito menor.

02 Certifique-se da capacidade de integração com o seu ERP

A solução de e-invoicing deve ser capaz de integrar-se com o sistema de gestão através de um canal específico de comunicação. É importante que seja uma solução flexível e se adapte às especificações técnicas do ERP.

03 Deve ser multipadrão

A solução tem de conseguir converter os dados do seu sistema interno de gestão para múltiplos formatos estruturados, conforme as especificações técnicas e legais de cada país em que a sua empresa opera, e também de acordo com as particularidades comerciais dos seus clientes.

04 Interface gráfica do utilizador

Se a interface for amigável e oferecer um ambiente fácil para administrar a rastreabilidade e o estado das suas faturas, a sua gestão será mais fácil.

05 Administração de utilizadores

Quantos utilizadores devem interagir com a sua plataforma? Certifique-se que esta permite gerir autorizações e papéis para cada um deles e para grupos de utilizadores concretos.

06 Capacidade de entrega de faturas

Verifique se os documentos fiscais podem ser enviados para o seu destino por meios eletrónicos. A solução deve ter capacidade para fazer chegar as faturas ao destinatário por canais múltiplos (Redes Privadas B2B, AS2, OFTP, FTPS, W. SERVICES, etc.).

07 Ambientes diferenciados

Atualmente, as empresas multinacionais trabalham habitualmente com um único ERP, ao qual os utilizadores podem aceder a partir de qualquer país. Isto representa uma maior eficiência, poupança de custos e controlo dos processos corporativos. Porém, significa também que é necessário possuir uma única solução que seja capaz de faturar de acordo com os requisitos de cada país em que a empresa opera. Isto é, será necessário possuir ambientes de administração adaptados a cada país emissor.

08 Deve contar com um módulo de controlo legal atualizado

Questões como o formato, a inclusão de assinaturas eletrónicas, registos temporais ou códigos de controlo fiscal e identificadores específicos devem ter-se em conta para atribuir valor fiscal aos documentos. É necessário que a solução que escolher ofereça garantias de estar vinculada e permanentemente actualizada com a legislação vigente dos países em que opera.

09 Se for uma solução escalável é melhor

A solução tem de estar integrada com interlocutores sem capacidade para enviar ou receber faturas eletrónicas. Para isso, deverá ter uma plataforma que inclua funcionalidades específicas como portais web adaptados, que permita aos seus clientes e fornecedores interagir mesmo quando não disponham de uma solução específica de emissão ou receção de faturas eletrónicas.

10 Arquivo legal

O armazenamento das faturas eletrónicas deve estar de acordo com as especificações especificadas em cada país. Por isso, a solução tem que contar com um módulo de armazenamento legal e recuperação de faturas adaptado à legislação de cada região.