E-fatura | O que é a e-fatura

A fatura eletrónica é um substituto legal e fiscal da fatura em papel. Este sistema tecnológico está a implantar-se atualmente em países de todo o mundo. Contudo, apesar da sua expansão, ainda existem confusões sobre o que significa realmente esta palavra.

O erro principal é pensar que qualquer fatura que se envie e receba por meios eletrónicos constitui em si mesma uma fatura electrónica. Além desta condição, devem cumprir-se uma série de requisitos que tornem o documento digital numa alternativa com atribuições legais e fiscais idênticas às outorgadas ao seu homólogo em formato papel.

e-factura


A consideração de uma fatura electrónica como documento original válido, passa por cumprir as especificações estabelecidas pela legislação do país onde a mesma é emitida:

Obrigatoriedade

Diferentes regiões impuseram a utilização da fatura eletrónica a um maior ou menor número de contribuintes. Na América Latina existem muitos países em que o uso deste sistema de faturação é praticamente obrigatório para 100% dos emissores. Na Europa, alguns países tornaram-no num formato obrigatório nas relações que as Administrações Públicas mantêm com os seus fornecedores.

Formalidades administrativas prévias

Alguns Estados exigem a aplicação de processos prévios de solicitação, registos, obtenção de certificados, etc., como formalidades prévias que há que cumprir antes de começar a emitir faturas eletrónicas.

Formatos

Em muitos casos, o formato em que se deve criar o documento eletrónico está definido e normalizado, sendo a XML a linguagem mais utilizada.


Código de controlo fiscal

Os países que impulsionam a utilização da fatura eletrónica para reduzir a evasão fiscal, exigem a inclusão de códigos de controlo no documento. Estes são atribuídos normalmente pela administração fiscal competente como condição prévia ao envio do documento ao cliente.

Assinatura electrónica

É frequente a legislação dos diferentes países estabelecer a necessidade de aplidação da assinatura eletrónica na fatura, como forma de garantir a integridade do documento e a autenticidade da sua origem.

Conservação

O armazenamento dos documentos eletrónicos originais sob determinadas condições de segurança e acesso costuma ser objeto das diferentes legislações existentes em matéria de faturação eletrónica.