A Comissão Europeia aprova a lista de sintaxes para a fatura eletrónica

A Comissão Europeia aprova a lista de sintaxes para a fatura eletrónica

31/10/2017

A Comissão Europeia, no seguimento da iniciativa de promoção do uso da fatura eletrónica em todo o âmbito da União Europeia, publicou no seu boletim oficial a lista de sintaxes aprovadas para o desenvolvimento e a implementação da fatura eletrónica com base num relatório relativo à avaliação da norma europeia sobre faturação eletrónica, em conformidade com a Diretiva 2014/55/UE.

O CEN foi o organismo europeu encarregue de avaliar o desempenho das normas num estudo que descreve os ensaios da norma europeia a nível de sintaxe e semântica. A decisão de limitar o número de formatos para a implementação do modelo semântico central da fatura eletrónica baseia-se na simplificação perante o mercado e os seus utilizadores.

As duas sintaxes aprovadas são as seguintes:

  • Mensagem XML do CEFACT/ONU de fatura aplicável a toda a indústria conforme especificado nos esquemas XML 16B (SCRDM — CII).
  • Mensagens UBL de fatura e nota de crédito conforme definido na norma ISO/IEC 19845:2015.

Os testes basearam-se na avaliação de três características fundamentais para a norma:

  • Utilização prática: refere-se à eficácia, utilidade e adaptabilidade dos elementos para o propósito para o qual foram criados.
  • Facilidade de utilização: este estudo implica a avaliação da facilidade de utilização e de implementação da norma com base nos sistemas de gestão existentes.
  • Custos de aplicação: este critério afeta os custos de implementação que deverão ser pagos pelos utilizadores finais (organismos públicos e respetivos fornecedores) para utilizar a norma cobrindo diferentes cenários.

Após os testes requeridos, os resultados confirmaram que não foram identificados problemas técnicos com estes formatos e que, após analisar elementos comuns da fatura que cobrem a maioria dos requisitos empresariais e legais, estes formatos serão de fácil utilização e terão custos de aplicação eficientes. Não obstante, os custos dependerão em grande medida do nível de maturidade e da arquitetura escolhidos pelo setor público de cada país. Já foram identificadas duas arquiteturas em vários países:

  • Um HUB central que recebe todas as faturas eletrónicas dos fornecedores e encaminha-as para a instituição pública correspondente. Este modelo é o usado, por exemplo, em França ou Espanha.
  • Um sistema de distribuição onde os fornecedores devem enviar diretamente as faturas eletrónicas para a administração pública em questão.

Qual será o impacto nas empresas?

O objetivo da criação deste quadro comum europeu é garantir a interoperabilidade semântica. Os benefícios da faturação eletrónica são maximizados quando a elaboração, o envio, a transmissão, a receção e o processamento de uma fatura podem ser totalmente automatizados. A utilização de uma norma comum em matéria de faturação eletrónica e a identificação de uma lista limitada de sintaxes garantem que estes benefícios são alcançáveis no contexto do mercado interno.

Muitos dos Estados-membros da União Europeia já implementaram a fatura eletrónica de forma obrigatória entre o Setor Público e os respetivos fornecedores, com o objetivo de simplificar o cumprimento fiscal e reduzir os custos económicos. Com a nova norma europeia de faturação eletrónica, a UE pretende facilitar a contratação pública e o comércio eletrónico no âmbito transfronteiriço. Como tal, após a publicação definitiva, todos os Estados terão de aceitar faturas eletrónicas nos dois formatos de sintaxe aprovados pelo CEN: UBL e UN/CEFACT. Isto não significa que as normas atuais de cada país deixarão de ser válidas. A Facturae (Espanha), FatturaPA (Itália) e as restantes normas nacionais continuarão a ser usadas, mas haverá uma norma superior para garantir a interoperabilidade global.

Para as PME, em concreto, o uso de normas europeias facilitará os requerimentos de diferentes países, pois não haverá especificações regionais.

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