Chorus Portail Pro: Envio de faturas à administração pública francesa

Chorus Portail Pro: Envio de faturas à administração pública francesa

28/11/2016

Janeiro de 2017 é a data em que a administração pública francesa admitirá a receção de faturas eletrónicas. O Chorus Portail Pro, o hub de entrada de faturas com destino ao setor público francês, permite o envio destes documentos através de diferentes vias.




Cada dia que passa, o início do projeto da fatura eletrónica com a Administração Pública em França está mais próximo. Janeiro de 2017 é a data escolhida para arrancar oficialmente com um projeto que, num primeiro momento, alcançará as grandes empresas, organismos centrais e regionais. Posteriormente, ir-se-ão incorporando pequenas e médias empresas com um horizonte temporal que no ano 2020 pretende alcançar 100% dos fornecedores da administração pública francesa.

O enquadramento legal deste projeto está definido no Decreto Nº 2014-697, que estabelece as características de um sistema que afetará milhares de contribuintes que terão à sua disposição diferentes meios para fazer chegar as suas faturas à administração pública de França. Dada a heterogeneidade dos fornecedores, o Chorus Portail Pro disponibilizará diversos mecanismos para o envio das faturas que se diferenciam em dois grandes grupos: Soluções Automatizadas e Soluções Manuais.


Soluções manuais

Esta alternativa foi desenvolvida para fornecedores da administração pública que emitam poucas faturas. Trata-se de uma solução básica que não requer nenhum tipo de capacidade tecnológica por parte do emissor, pois baseia-se no registo manual dos dados dos documentos através de soluções web. Existem dois procedimentos de emissão de faturas eletrónicas em modo manual:

Portal Web

Os emissores de faturas que utilizem este procedimento terão que registar os dados das suas faturas em dois sistemas de informação, no mínimo: Na sua solução interna de faturação e contabilidade, e no CPP (Chorus Portail Pro). Trata-se de um processo que exige tempo e que poderá provocar discrepâncias entre os dados registados nos dois sistemas, pelo que se recomenda que este procedimento só seja utilizado por empresas que emitam menos de 100 faturas por ano.

Importação no CPP

Neste procedimento, o emissor acede ao Chorus Portail Pro e, em vez de registar manualmente os dados da sua fatura, importa um PDF assinado eletronicamente. Embora seja um método mais rápido que o anterior, tem bastantes limitações pois é necessário criar o PDF de cada fatura, assiná-lo eletronicamente com um certificado válido e carregar um a um através do portal. Por tudo isto, só é recomendável para empresas que emitam entre 100 e 1000 faturas anuais.


Soluções automatizadas

Estas soluções foram desenvolvidas para se integrar com o sistema interno de gestão das empresas, automatizando tanto a emissão da fatura como a conectividade com o CPP (Chorus Portail Pro) para o envio ao destinatário.

A AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) permite a criação de faturas em formato INVOICE UBL V2 e em formato UN/CEFACT CII (CCTS7NDR v3.0), ambos em linguagem XML. Após a fatura ser emitida num dos formatos aceites, o envio do documento será efetuado através de protocolos de comunicação diretos e seguros como os utilizados com a tecnologia EDI (Electronic Data Interchange).

Este procedimento é muito mais seguro, reduz os tempos de resposta, garante o cumprimento fiscal e elimina quase por completo a possibilidade de incorrer em erros, o que a médio prazo se traduz em importantes poupanças e melhorias de gestão.

A EDICOM dispõe de soluções que permitem automatizar este processo de emissão e envio de faturas eletrónicas, garantindo o tratamento de milhares de documentos com plenas garantias de segurança e disponibilidade do serviço. Independentemente das particularidades consideradas em cada projeto, o procedimento implementado traduz-se em 5 fases chave:

  • A plataforma EDICOM recolhe os dados gerados pelo ERP ou sistema de informação contabilístico.
  • Quando os dados estiverem na solução de fatura eletrónica, procede-se à sua transformação e adaptação ao formato XML definido.
  • Efetua-se a validação sintática e semântica do documento para verificar a estrutura do ficheiro e se este conta com 100% do conteúdo exigido pela AIFE e pela Administração Pública recetora.
  • A plataforma EDICOM liga-se ao CPP (Chorus Portail Pro) através do seu “Hub de Administração Pública”, enviando de forma segura os documentos eletrónicos gerados.
  • A EDICOM mantém ligações abertas com o CPP para tratar dos avisos de receção emitidos pelo Chorus Portail Pro, permitindo assim um controlo da rastreabilidade dos documentos, informando as empresas, permanentemente, sobre o estado em que se encontram as suas faturas.

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