E-fatura | Porquê uma solução global e-invoicing

As empresas operam em mercados globalizados e administram as suas transações comerciais em um âmbito transnacional, o que exige a adaptação dos seus processos a uma realidade cada vez mais presente: a Fatura Eletrônica. Este documento é um item essencial nas relações comerciais que deve ajustar-se à legislação estabelecida por cada país. Em alguns casos, principalmente na América Latina, é obrigatória a emissão de Faturas Eletrônicas. Isto se deve, além das vantagens que representa em termos econômicos e de produtividade, à sua capacidade de melhorar o controle fiscal por parte das administrações tributárias.

Por qué

A fatura eletrônica deve ser capaz de otimizar ao máximo os procedimentos. Ao implementá-la em sua empresa, leve em consideração estes dez conselhos para que a sua solução de e-Invoicing lhe permita obter o maior número de vantagens:

01 Uma solução na nuvem é melhor

As soluções na nuvem evitam que as empresas tenham que dedicar recursos, infraestruturas e hardware às tarefas de instalação, colocação em funcionamento e manutenção. Se optar por uma plataforma deste tipo, terá mais garantias de disponibilidade e atualização a um custo muito menor.

02 Certifique-se da capacidade de integração com o seu ERP

A solução de e-invoicing deve poder ser integrada com o sistema de gestão através de um canal específico de comunicação. É importante que seja uma solução flexível e que se adapte às especificações técnicas do ERP.

03 Deve ser multipadrão

A solução deve conseguir converter os dados do seu sistema interno de gestão para múltiplos formatos estruturados, conforme as especificações técnicas e legais de cada país em que a sua empresa opera e também de acordo com as particularidades comerciais dos seus clientes.

04 Interface gráfica do usuário

A sua gestão será mais acessível se a interface for de fácil utilização e oferecer um ambiente simples para administrar a rastreabilidade e o estado das suas notas fiscais.

05 Administração de usuários

Quantos usuários devem interagir com a sua plataforma? Certifique-se de que ela permite gerir autorizações e atribuições para cada um deles e para grupos específicos de usuários.

06 Capacidade de entrega de faturas eletrônicas

Verifique se os documentos fiscais podem ser enviados para o seu destino por meios eletrônicos. A solução deve ter capacidade para enviar as notas fiscais ao destinatário através de canais múltiplos (Redes Privadas B2B, AS2, OFTP, FTPS, W. SERVICES, etc.).

07 Ambientes diferenciados

As empresas multinacionais trabalham geralmente com um único ERP, ao qual os usuários podem acessar a partir de qualquer país. Isto representa uma maior eficiência, redução de custos e controle dos processos corporativos. Consequentemente, uma única solução deve ser capaz de gerar faturas eletrônicas conforme as diferentes exigências de cada país em que a empresa opera, usando ambientes de administração adaptados para cada um dos países emissores.

08 Deve contar com um módulo de controle legal atualizado

Questões como o formato, a inclusão de assinaturas eletrônicas, registros temporais ou códigos de controle fiscal e identificadores específicos devem ser levados em consideração para atribuir valor fiscal aos documentos. É importante que a solução que escolher ofereça garantias de estar vinculada e permanentemente atualizada com a legislação vigente dos países em que opera.

09 Se for uma solução escalável é melhor

A solução tem que estar integrada com interlocutores sem capacidade para enviar ou receber faturas eletrônicas. Para isso, deve ser uma plataforma que inclua funcionalidades específicas como portais web adaptados, que permita aos seus clientes e fornecedores interagir mesmo quando não disponham de uma solução específica de emissão ou recepção de faturas eletrônicas.

10 Arquivo legal

O armazenamento das faturas eletrônicas deve estar de acordo com as especificações de cada país. Por isso, a solução tem que contar com um módulo de armazenamento legal e de recuperação de documentos fiscais adaptado à legislação de cada região.