A integração de faturas eletrônicas agiliza os processos de contas a pagar em ambientes multinacionais

A integração de faturas eletrônicas agiliza os processos de contas a pagar em ambientes multinacionais

27/08/2018

A busca pela eficiência é prioridade em qualquer empresa. No desenvolvimento de modelos operacionais, as integrações agregam valor comercial aos Centros de Serviços Compartilhados. Um exemplo claro de processos com um alto volume de gerenciamento e baixo nível estratégico é o faturamento e a contabilidade eletrônica. Diferentes unidades de negócios de uma empresa conseguem concentrar seus esforços em tarefas estratégicas, liberando-se dessa sobrecarga operacional gerenciada por Centros de Serviços Compartilhados.

A América Central tornou-se um polo de atração de investimentos estrangeiros nos últimos anos e grandes empresas decidiram instalar seus Centros de Serviços Compartilhados para processar transações financeiras. Existem vários fatores que levam as empresas a apostar nesse modelo, inclusive reduzindo custos, evitando duplicação de esforços ou consolidando e padronizando processos em toda a organização.

Mas o investimento tecnológico é fundamental para alcançar esses objetivos. No caso de contabilidade e contas a pagar, as soluções automatizadas de faturamento eletrônico facilitam os Centros de Serviços Compartilhados para simplificar os tempos de coleta e aumentar a eficiência nos processos administrativos. Por um lado, a emissão de faturas eletrônicas B2G e B2B (BUSINESS TO GOVERNMENT – BUSINESS TO BUSINESS) é obrigatória na maioria dos países da América Latina e do México e seu uso cresce no nível B2G na Europa. Na América Central, as multinacionais que optaram por esse modelo operacional também precisam enfrentar os requisitos legais de seu ambiente imediato e de qualquer país com o qual a empresa e suas unidades de negócio trabalhem (fornecedores, parceiros ...). Por outro lado, a recepção e integração total das faturas recebidas no sistema interno (ERP) automatizam o processo de recepção, validação e de contabilidade.

Uma solução global de faturamento eletrônico simplifica os processos de emissão e recebimento em ambientes multinacionais. É a solução para as empresas que operam em diferentes mercados com base em sistemas de gestão centralizados e que têm que ser capazes de processar esses documentos de acordo com a legislação em vigor em cada país.

Uma solução de recebimento de fatura permite:

  • Permitir protocolos de verificação de assinaturas que garantam a origem, integridade e autenticidade de todos os documentos recebidos.
  • Adaptar a fatura eletrônica para o formato exigido pela Autoridade Tributária competente.
  • Integrar a fatura no sistema interno do computador.
  • Automatizar o processo de recepção, validação e contabilidade.

Os Centros de Serviços Compartilhados que apostam nessa tecnologia veem seu investimento justificado pelas vantagens que proporciona:

  • Aumento da eficiência dos processos administrativos, graças à automação e redução de erros.
  • Aumento da produtividade no gerenciamento.
  • Melhoria da qualidade dos serviços, por exemplo, no pagamento aos fornecedores.
  • Redução de custos devido à melhoria da eficiência dos processos.
  • Eliminação de erros humanos graças à automação dos procedimentos.
  • Tempos de entrega mais curtos e cobrança de faturas derivadas de automação e eliminação de erros cuja retificação causa atrasos.
  • Maior segurança das transações comerciais.
  • Automação de processos de recepção e integração de notas fiscais.
  • Eliminação do papel da gestão administrativa diária.
  • Armazenamento ágil, seguro e legal de faturas.

A EDICOM, provedora tecnológica especializada em soluções de faturamento eletrônico, desenvolveu diferentes ferramentas para a integração de faturas.

Se possui centros de trabalho em diferentes países e recebe muitas faturas dos seus fornecedores que deve integrar na sua gestão de contas a pagar, será necessário que a solução lhe permita:

  • Centralizar o recebimento de faturas independentemente do país de origem, controlando que cada documento está de acordo com as especificações técnicas e legais de cada país onde está presente.
  • Verificar que todas as faturas cumpram as suas exigências comerciais antes de integrá-las com seus sistemas de informação.
  • Reduzir custos e otimizar os seus processos operativos recebendo 100% das faturas dos seus fornecedores de forma eletrônica.

1. Compliant Inbound e-Invoices

Serviço de recebimento de faturas eletrônicas internacionais com validadores sintáticos, semânticos e fiscais ligados às principais administrações tributárias internacionais. Esta solução baseia-se na implementação de três serviços essenciais que simplificam os processos de recepção de todas as faturas de fornecedores:

Recebimento de faturas: a rede de comunicações B2B da EDICOM disponibiliza várias alternativas aos seus fornecedores para o envio seguro das suas faturas eletrônicas. A nossa infraestrutura de comunicações oferece uma conexão privada através da nossa VAN EDICOMNet ou serviços específicos de comunicações ponto a ponto por AS2, OFTP2, etc.

Validação legal: a Global e-Invoicing Platform analisa a conformidade das faturas recebidas com as especificações técnicas e legais de cada país em que opera. O serviço implementa também validadores fiscais que se conectam à administração tributária competente em cada caso para verificar se a nota fiscal recebida foi processada de acordo com as especificações do país.

Validação sintática e semântica: as faturas que obtenham a validação legal são submetidas a um segundo processo de controle para verificar se cumprem com as especificações definidas na plataforma, como formatos, adequação às regras EDI ou existência de todos os dados mínimos exigidos.

Arquivo legal: os documentos são armazenados em um centro de dados com alta disponibilidade e respeitando os mais altos padrões em matéria de segurança, além de seguir as especificações da legislação de cada país.

Integração com o sistema de gestão: as faturas são finalmente submetidas a um processo de transformação de dados para a sua integração com o ERP. A plataforma implementará diferentes ambientes de administração permitindo uma gestão e integração descentralizadas por país ou região.

2. Partner web portal

Solução web para a integração de Documentos Fiscais Eletrônicos em formato eletrônico de fornecedores sem solução de emissão de nota fiscal eletrônica.O EDICOM Partner Web portal foi desenvolvido para integrar todos os parceiros com um número médio e baixo de emissão de faturas e que normalmente enviam os seus documentos por meios convencionais, como correio, fax ou e-mail.

Com esta solução, os fornecedores só têm que introduzir os dados das faturas eletrônicas numa página web simples. Deste modo, os documentos gravados no site funcionarão como qualquer outra nota fiscal eletrônica, integrando-se com seu sistema de gestão. Assim, poderá economizar tempo e reduzir os custos de operação do seu departamento de contas a pagar.

Estas são algumas características da solução:

  • Bidirecional: pode ser usada para enviar ordens de compra à rede de fornecedores.
  • Assistente de emissão de faturas: as ordens de compra recebidas consideram-se como base para lançar o processo de emissão da nota fiscal. Deste modo, agiliza-se e simplifica-se a tarefa de criar novos documentos por parte do fornecedor.
  • Importação de faturas: é possível integrar funcionalidades para a importação de arquivos de dados. Assim, se o seu fornecedor for capaz de criar um arquivo estruturado nos formatos .xml, .csv, .txt, etc., poderá implementar um assistente de importação que simplificará o processo de emissão de faturas.
  • Legal: o portal implementa mecanismos de validação que verificam a conformidade da nota fiscal criada com as especificações técnicas e legais vigentes em cada país.
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