E-factuur | Waarom een wereldwijde e-invoicing oplossing

Bedrijven opereren in geglobaliseerde markten en handelen hun commerciële operaties af in een transnationaal kader, wat vereist dat ze hun processen aanpassen aan een steeds wijder verbreide realiteit: de elektronische factuur. Dit document is een sleuteltransactie in commerciële relaties en moet zich aanpassen aan de wetgeving van ieder afzonderlijk land. In sommige gevallen, vooral in Latijns-Amerika, is de elektronische factuur verplicht. Dit komt doordat, afgezien van de voordelen die het biedt in termen van besparing en productiviteit, deze het mogelijk maakt voor de belastingautoriteiten om de fiscale controle te verbeteren.

Por qué

Het in gebruik nemen van de elektronische factuur moet het beheer maximaal optimaliseren. Ga je het toepassen in jouw bedrijf, houd dan goed rekening met de volgende 10 aanbevelingen, zodat jouw e-Invoicing oplossing je in staat stelt om er zoveel mogelijk van te profiteren:

01 Een oplossing in de cloud is beter

Oplossingen in de cloud voorkomen dat bedrijven geld, infrastructuur en hardware moeten vrijmaken voor taken zoals installatie, ingebruikname en onderhoud. Als je kiest voor een platform van dit type, heb je betere garanties voor beschikbaarheid en actualisatie tegen veel lagere kosten.

02 Zorg dat de oplossing geïntegreerd kan worden met je ERP

De e-invoicing oplossing moet volledig geïntegreerd kunnen worden met je beheersysteem via een specifiek communicatiekanaal. Het is belangrijk dat de oplossing flexibel is en zich kan aanpassen aan de technische specificaties van de ERP.

03 De oplossing moet multi-standaard zijn

De oplossing moet in staat zijn om de data van je interne beheersysteem te converteren naar verschillende formaten, conform de technische en legale specificaties van ieder land waarin je bedrijf opereert, en bovendien rekening houdend met de commerciële vereisten van je klanten.

04 Grafische gebruikers interface

Als de interface vriendelijk is en een handige omgeving biedt om je facturen te traceren en hun status te controleren, vergemakkelijkt dat het beheer.

05 Gebuikersadministratie

Hoeveel gebruikers moeten interacteren met je platform? Overtuig je ervan dat dit de mogelijkheid biedt om de toegang en de rollen van elke afzonderlijke gebruiker en van groepen gebruikers te regelen.

06 Mogelijkheid tot het bezorgen van facturen

Controleer of fiscale documenten verstuurd kunnen worden via elektronische media. De oplossing moet de mogelijkheid bieden om de facturen bij de ontvanger te bezorgen via meerdere kanalen (Private Netwerken B2B, AS2, OFTP, FTPS, W.SERVICES, etc.).

07 Gedifferentieerde omgevingen

Tegenwoordig werken multinationale bedrijven gewoonlijk met één enkel ERP wat alle gebruikers toegang biedt vanuit ieder land. Dit zorgt voor meer efficiency, kostenbesparing en betere controle op corporate processen. Echter, het vereist ook dat ze beschikken over één enkele oplossing die in staat is om te factureren conform de vereisten van elk land waarin het bedrijf opereert. Dat wil zeggen, je moet beschikken over beheeromgevingen die aangepast zijn aan elk land van verzending.

08 Moet beschikken over een actuele wettelijke controlemodule

Met aspecten zoals het format, het toevoegen van elektronische handtekeningen, tijdstempels of fiscale controlecodes en specifieke identificatoren moet rekening worden gehouden om documenten fiscale waarde te geven. Het is noodzakelijk dat de oplossing die je kiest, garanties biedt dat deze in lijn is met en permanent geactualiseerd ten aanzien van de geldende wetgeving van de landen waarin hij wordt gebruikt.

09 Beter als het een stabiele oplossing is

De oplossing moet te integreren zijn met deelnemers die geen elektronische facturen kunnen verzenden of ontvangen. Daarvoor moet je over een platform beschikken dat specifieke functionaliteiten heeft, zoals aangepaste webportals waarmee je klanten en leveranciers kunnen interacteren, zelfs wanneer ze nog geen specifieke oplossing hebben voor het verzenden of ontvangen van elektronische facturen.

10 Wettelijke archivering

De bewaring van elektronische facturen dient in overeenstemming te zijn met de specificaties die door ieder land worden verstrekt. Daartoe dient de oplossing te beschikken over een module voor wettelijke opslag en herstel, aangepast aan de wetgeving van iedere regio.