E-factuur | Wat is de e-factuur

De elektronische factuur is een legale en fiscale vervanger van het papieren document. Dit technologische systeem wordt momenteel wereldwijd uitgerold. Maar ondanks deze brede verspreiding, bestaat er nog steeds verwarring over wat deze term werkelijk betekent.

De meest voorkomende vergissing, is dat elke factuur die verstuurd en ontvangen wordt via elektronische media automatisch een elektronische factuur is. Maar behalve aan deze conditie, moet er ook worden voldaan aan een serie vereisten die het digitale document veranderen in een alternatief met dezelfde legale en fiscale status die geldt voor het papieren document.

e-factura


Om een elektronische factuur als origineel en geldig document te kunnen beschouwen, moet deze voldoen aan de wettelijke specificaties van het land waar hij wordt verzonden:

Verplichtheid

Verschillende regio's hebben het gebruik van de elektronische factuur verplicht gesteld voor een groter of kleiner aantal belastingplichtige bedrijven. In Latijns-Amerika zijn er veel landen waar het gebruik van dit facturatiesysteem vrijwel verplicht is voor 100% van de betrokkenen. In Europa zijn er diverse landen die het systeem als verplicht formaat hanteren voor de relaties tussen Publieke Administraties en hun toeleveranciers.

Voorafgaande administratieve handelingen

Sommige landen eisen de uitvoering van voorafgaande processen zoals inschrijving, vastlegging, verkrijgen van certificaten etc, als verplichte handelingen die afgerond moeten zijn voordat elektronische facturen verzonden worden.

Formaten

In veel gevallen is het formaat waarin het elektronische document gegenereerd moet worden, gedefinieerd en genormaliseerd, waarbij XML de meest gebruikte taal is.


Fiscale controlecodes

De landen die het gebruik van de elektronische factuur bevorderen om belastingontduiking tegen te gaan, eisen de opname van controlecodes in het document. Deze worden doorgaans verstrekt door de bevoegde belastingautoriteit als voorafgaande handeling aan het versturen van het document naar de klant.

Elektronische handtekening

In de wetgeving van verschillende landen wordt vaak gestipuleerd dat de factuur moet worden voorzien van een elektronische handtekening, als middel om de integriteit en de authenticiteit van de herkomst van het document te garanderen.

Bewaring

De verschillende wetgevingen inzake elektronische facturen bevatten doorgaans bepalingen over de opslag van elektronische documenten onder bepaalde voorwaarden ten aanzien van veiligheid en toegang.