Portugal: De elektronische factuur met de overheid wordt verplicht

Portugal: De elektronische factuur met de overheid wordt verplicht

11/01/2019

Portugal maakt de elektronische facturatie van overheidsdiensten met hun leveranciers verplicht vanaf 2020. ESPAP, Entidade de Serviços Partilhados da Administração, wordt de coördinerende instantie voor de implementatie van de elektronische facturatie in Portugal.

Op 31 augustus 2017 werd het decreet aangenomen dat het systeem van elektronische facturatie regelt. Dit decreet werd gewijzigd door het decreet 123/2018 dat op 28 december 2018 werd gepubliceerd, en waarin de kenmerken van het model en de nieuwe termijnen voor verplicht gebruik gedefinieerd worden.

Specificaties van de elektronische facturatie in Portugal

Termijnen om rekening mee te houden

  • Verplichting tot aanpassing van overheidsdiensten: Op 18/04/2019 moeten Portugese overheidsdiensten en openbare instellingen hun informatiesystemen aangepast hebben aan het model van elektronische facturatie. Deze termijn wordt verlengd tot 18/04/2020 in het geval van lokale openbare administraties.
  • Verplichting voor leveranciers (grote ondernemingen): De deadline voor het starten met elektronische facturen voor deze groep bedrijven is april 2020.
  • Verplichting voor MKB en micro-ondernemingen: De deadline voor aanpassing van ondernemingen die niet behoren tot de vorige groep is 31/12/2020.

Factureringsplatform

De eSPAP biedt een platform voor de implementatie van het elektronische model in Portugal. Maar niet alle openbare organen zijn verplicht om het te gebruiken:

  • Openbare overheidsorganen die verplicht met eSPAP moeten werken
    • Directe overheidsdiensten van de regering
    • Openbare instellingen
  • Openbare vrijwillige entiteiten die kunnen gaan werken met eSPAP
    • Presidentschap van de Republiek;
    • Vergadering van de Republiek;
    • Procureur-generaal van de Republiek
    • Rechtbanken;
    • Onafhankelijke administratieve entiteiten;
    • Entiteiten van het openbare bedrijfsleven (ziekenhuizen);
    • Universiteiten.

Verbinding met het platform

De verbinding wordt uitgevoerd via AS2-protocol of via webservices.

Het factuurformaat

Er kunnen twee formaten gebruikt worden die zijn goedgekeurd door de Europese Unie: UBL en UN/CEFACT.

In het geval van het formaat UBL 2.1 zijn er twee factuurschema's: een algemeen en een specifiek.

Elementen die het gestructureerde bestand moet bevatten

  • ID van het proces en de factuur;
  • Facturatie periode;
  • Informatie over de onderaannemer;
  • Informatie over de aannemer van de overheidsopdracht;
  • Informatie over de begunstigde entiteit, als zij van de vorige afwijkt;
  • Informatie over de fiscale vertegenwoordiger van de onderaannemer;
  • Referentie van het contract;
  • Leveringsvoorwaarden;
  • Betalingsinstructies;
  • Informatie over aanpassingen en lasten;
  • Gegevens over de posten op de factuur;
  • Het factuurtotaal.

Elektronische handtekening:

De elektronische handtekening is verplicht.

Opslag:

Zowel de zender als de ontvanger zijn verplicht facturen gedurende 10 jaar te bewaren. Dankzij de oplossing voor lange-termijn elektronische opslag van EDICOM, beschikken de documenten over garanties van integriteit gedurende hun bewaring op het platform.

EDICOM heeft een multi-standaard en multi-protocol platform, dat in staat is om de facturen om te zetten naar de vereiste opmaak en de bestanden te verzenden via het door elk factureringsplatform vastgestelde communicatieprotocol.

e-overheid: Elektronische BTW- en boekhoudsystemen in Portugal

EDICOM werkt al jaren met de elektronische modellen in Portugal die gerelateerd zijn aan BTW-aangiften, elektronische vervoersdocumenten, en nu ook met elektronische boekhouding.

Het elektronische boekhoudmodel is het meest recente. Vanaf 1 juli 2018 moeten de systemen in staat zijn tot het opnemen van de informatie die nodig is voor het genereren van het boekhoudbestand. Bedrijven moeten zo alle grootboekposten elektronisch aangeven bij de belastingdienst in formaat SAFT-PT.

Deze aangifte kan maandelijks of jaarlijks zijn en het nieuwe SAF-PT boekhoudbestand dient de volgende controlevelden te bevatten:

  • Lijst met artikelen
  • Lijst met klanten
  • Lijst met leveranciers
  • BTW-regime  
  • Boekhoudkundige bewegingen
  • Rekeningschema

Wat betreft de elektronische BTW-aangifte in SAFT-PT formaat, deze moet voor de 25e van elke maand worden gedaan. De autoriteiten eisen dat facturen en leveringsnota's opeenvolgend worden gegenereerd en een proces van encryptie doorlopen, waarbij de elektronische handtekening, de gegevens van de vorige factuur en de controlesystemen van het proces van generatie van het bestand worden geïmplementeerd. EDICOM werk vanuit het wereldwijde BTW-Compliance-Platform met een veelheid aan bedrijven die de aangifte van dit document bij de belastingdienst hebben geïntegreerd en geautomatiseerd.

Voor dit proces van aangifte van elektronische vervoersdocumenten, automatiseert de EDICOM-oplossing de verzending van de gegevens in real-time aan de belastingdienst via Webservice, die de vergunningscode afgeeft. De oplossing ontvangt de code automatisch en integreert deze in het vervoersdocument. Deze code faciliteert het goederenverkeer.

Dankzij ons platform voor elektronische facturen, komen wij tegemoet aan de behoeften van bedrijven op ieder terrein die de autoriteiten in Portugal vereisen. Via één enkel platform dat is geïntegreerd met uw beheersysteem, kunt u de elektronische documenten uitgeven en verzenden die vereist zijn in elke situatie en voor elke geadresseerde.

e-Procurement in Portugal e-invoicing

e-Invoicing Platform

Eén enkele oplossing waarmee elektronische facturen kunnen worden aangemaakt in ieder land ter wereld

Controleer het laatste nieuws in...

Hulpmiddelen

De Elektronische Factuur voor de Publieke Administratie in Frankrijk
Maak kennis met het project voor fiscale dematerialisatie van de publieke sector in Frankrijk.