Elektronische facturatie bij overheidsopdrachten in Europa

Elektronische facturatie bij overheidsopdrachten in Europa

26/10/2018

Over minder dan zes maanden, vanaf 18 April 2019, moeten alle Europese overheidsdiensten facturen in elektronisch formaat van hun leveranciers kunnen accepteren. Europa zet al jarenlang in op een technologische sprong voor de uitbreiding van de e-Procurement, d.w.z. het elektronisch beheer van het gehele commerciële proces tussen de overheidssector en haar leveranciers.

Om dit te doen, legt de richtlijn 2014/55/EG de fundamenten van een gestandaardiseerd model met gangbare formaten, opdat elke willekeurige provider in elk land met elk Europees openbaar bestuur kan werken en daarmee kan bijdragen aan de ontwikkeling van de grensoverschrijdende handel. De twee door de CEN gedefinieerde syntaxissen zijn de volgende:

  • XML-bericht van de CEFACT/ONU  voor facturen, zoals gespecificeerd in de XML 16B (SCRDM-CII) schema's.
  • UBL-berichten voor facturen en creditnota‘s  zoals omschreven in de norm ISO/IEC-19845:2015.

Dankzij de definitie van open standaarden kunnen bedrijven elektronisch onderhandelen met elke koper uit de Europese publieke sector en inkoopprocessen realiseren. Daardoor zijn de kansen op opdrachten, en dus handel, groter.

Hoewel de implementatie van EDI in Europese ondernemingen al jarenlang wijdverspreid, is de uitdaging voor de nabije toekomst meer interoperabiliteit tussen landen, aangezien elke regio zijn eigen technische specificaties en formaten kent.

Met het doel de interoperabiliteit te bevorderen, is het Europees netwerk PEPPOL ontstaan en ontwikkeld, gebaseerd op een infrastructuur tussen gecertificeerde toegangspunten en van toepassing op zowel het publieke als het particuliere terrein en op wereldwijd niveau. Daarnaast staat PEPPOL het gebruik voor van de UBL standaarden voor gegevensuitwisseling.

Accreditatie als PEPPOL Access Point of geautoriseerde derde stelt Edicom in staat om verbinding te maken met het PEPPOL platform, via welke particuliere bedrijven en regeringen in Europa alle soorten elektronische documenten kunnen uitwisselen. Edicom heeft daarnaast ook de SMP (Service Metadata Uitgever) certificering, wat haar in staat stelt haar eigen infrastructuur van identificatienummers te beheren in het PEPPOL netwerk, verbonden met de SML (Service Metadata Locater).

  • Download gratis het PEPPOL white paper.

Hoe kan ik elektronische facturen versturen naar het openbaar bestuur?

Er zijn twee verschillende architecturen voor het functioneren van de elektronische facturen die al van kracht zijn in verschillende landen:

  • Een centrale HUB die alle elektronische facturen van de leveranciers ontvangt en deze doorstuurt naar de corresponderende openbare instelling. Dit model wordt bijvoorbeeld gebruikt in Italië (SdI), Frankrijk (Chorus Pro) en Spanje (Facturae).
  • Een distributiesysteem waarin aanbieders de elektronische facturen direct kunnen verzenden naar de publieke overheid in kwestie. Met andere woorden, een decentrale oplossing.

EDICOM heeft een HUB of integraal platform gecreëerd voor elektronische facturering met overheidsdiensten, waarmee verbinding kan worden gemaakt met iedere overheidsinstantie van de Europese Unie. Het platform voorziet in een kanaal voor bi-directionele communicatie, waarmee zowel het verzenden van facturen geautomatiseerd kan worden als de ontvangst van statusberichten die waardevolle informatie leveren over de levenscyclus van de facturen. Deze HUB voor overheidsdiensten kan verbinding maken met lokale, regionale of supranationale overheidsdiensten.

Download ons White Paper over elektronische facturatie in de Europese Unie.

Zo werkt het platform:

Beheren van de elektronische factuur met de overheidsdiensten van de Europese Unie, conform de nationale specificaties, kan een uitdaging voor internationale bedrijven zijn. Om deze situatie te vereenvoudigen, heeft EDICOM een wereldwijd platform ontwikkeld voor elektronische B2B2G communicatie met e-facturering en BTW-Compliance mogelijkheden.

Dit platform maakt het verzenden mogelijk van elektronische facturen aan ieder openbaar bestuur vanuit een enkele oplossing met drie basiskenmerken:

  • Automatisering.  De oplossing kan worden geïntegreerd met de ERP van het bedrijf voor het automatiseren van de BTW-aangifte en elke andere belastingcommunicatie.
  • Centralisatie . Het is een platform dat geschikt is voor fiscale compliance in meer dan 70 landen over de hele wereld, waardoor het mogelijk is om alle procedures in één enkele oplossing te centraliseren.
  • Globalisering.  EDICOM Platform is in staat tot elektronische BTW-aangifte, elektronische facturatie en elke andere commerciële of fiscale communicatie.

De oplossing kan worden geïntegreerd met het ERP van het bedrijf, met gebruikmaking van mapping systemen om automatisch de informatie die wordt gegenereerd in het systeem te ‘vertalen‘ in het vereiste elektronisch formaat.

Vervolgens worden de gegevens syntactisch en semantisch gevalideerd om te controleren of het bestand correct is volgens de specificaties van het land van bestemming.

Zodra het bericht is gevalideerd, worden mechanismen toegepast voor het waarborgen van de juridische waarde ervan. Bijvoorbeeld de elektronische handtekening, het tijdstempel of andere certificaten.

Ten slotte levert EDICOM Platform het bericht aan het overheidsorgaan via het in elk land geïmplementeerde systeem, door het toepassen van de in ieder geval vereiste protocollen (webservice, AS2, HTTPS, FTP,...). De oplossing ontvangt ook de antwoorden van overheden met de status waarin elke factuur zich bevindt.

Dit proces verloopt automatisch en vindt plaats in een kwestie van seconden op een voor de gebruiker transparante manier. Dit betekent dat de boekhouding en administratie kunnen blijven werken vanuit hun gebruikelijke beheersystemen.

Trustdiensten eIDAS om de integriteit van documenten te garanderen

In een steeds meer digitaal Europa hebben burgers, bedrijven en de publieke sector een regelgevingskader nodig dat zorgt voor veiligheid en rechtszekerheid van de elektronische activiteiten die dagelijks plaatsvinden, zowel in openbare als privé-omgevingen. Deze beveiligingsmechanismen zijn opgenomen in de Verordening no. 910/2014 over elektronische identificatie en trustdiensten voor elektronische transacties in de interne markt, bekend als eIDAS.

EDICOM is leverancier van gekwalificeerde trustdiensten voor de uitgifte van gekwalificeerde elektronische certificaten voor elektronische handtekeningen en elektronische stempels, levering van tijdstempels en gekwalificeerde service voor bewaring van gekwalificeerde elektronische stempels. Wij voegen juridische en wettelijke geldigheid toe aan de documenten, waardoor ze de categorie krijgen van bewijslast aan derden in het kader van de Europese Unie.

Dankzij de certificering van de gekwalificeerde service voor bewaring van gekwalificeerde elektronische stempels, is EDICOM in staat om langdurig de juridische voorwaarden te behouden van documenten en bestanden die zijn opgeslagen met garanties van authenticiteit en integriteit met behulp van het EDICOMLta platform.

Voordelen van het gebruik van de e-factuur

Voor bedrijven betekent het gebruik van de elektronische factuur:

  • Kostenbesparingen. De initiële investering die de implementatie ervan betekent, en die twijfels oproept bij sommige MKB'S, wordt snel terugverdiend met iedere individuele factuur. U moet niet vergeten dat de kosten van papier, afdrukken en verzenden via deze technologie volledig worden geëlimineerd. Bovendien wordt de productiviteit van de administratie afdeling verhoogd, die dankzij de automatisering van dit proces meer tijd heeft voor het uitvoeren van andere taken.
  • Automatisering en integratie in de processen van ontvangst van facturen. De elektronische oorsprong van het document staat automatische integratie in het systeem toe, en dus ook de boekhouding ervan, waardoor het klaar is voor betaling praktisch zonder menselijke tussenkomst.
  • Meer efficiëntie en eliminatie van menselijke fouten. Als gevolg van de automatisering en van een volledig geïntegreerde behandeling, Kunnen  elektronische facturen automatisch worden gegenereerd en verzonden van de serviceprovider naar de ontvanger. Zo zijn de meeste economische voordelen dus niet toe te schrijven aan besparingen op drukwerk en verzendkosten, maar vooral aan de totale automatisering en procesintegratie tussen handelspartners, vanaf de bestelling tot de betaling.
  • Kortere tijden voor levering en betaling van facturen. De efficiëntie van de processen voor verzending en ontvangst, de directheid ervan en de effectieve eliminatie van fouten in de aanmaak en boekhouding van facturen, draagt bij aan vermindering van de termijnen voor betaling van facturen.
  • Meer veiligheid: Het verzenden van facturen wordt uitgevoerd met behulp van particuliere netwerken of specifieke protocollen zoals FTPS, AS2, webservices, VAN (Value Added Network), enz. Digitale-handtekening systemen garanderen bovendien de integriteit, de oorsprong en de echtheid van deze facturen.

Handige, veilige en legale opslag. De originele en ondertekende documenten worden beschermd gedurende ten minste de periode die de geldende wetgeving bepaalt. Dit vermindert opslagkosten en vergemakkelijkt bovendien het raadplegen van oude facturen.

e-Invoicing in public procurement in Europe

e-Invoicing Platform

Eén enkele oplossing waarmee elektronische facturen kunnen worden aangemaakt in ieder land ter wereld

Controleer het laatste nieuws in...

Hulpmiddelen

De Elektronische Factuur voor de Publieke Administratie in Frankrijk
Maak kennis met het project voor fiscale dematerialisatie van de publieke sector in Frankrijk.