Chorus Portail Pro: Versturen van facturen aan de Franse publieke administraties

Chorus Portail Pro: Versturen van facturen aan de Franse publieke administraties

23/11/2016

Januari 2017 is de datum waarop de Franse publieke administraties de ontvangst van elektronische facturen toestaan. Chorus Portail Pro, de toegangshub voor facturen gericht aan de Franse publieke sector, maakt de verzending mogelijk van deze documenten via verschillende kanalen.




Elke dag komt het begin van het project voor elektronische facturen met de Franse Publieke Administraties dichterbij. Januari 2017 is de aangewezen dag voor de officiële start van een project dat in eerste instantie gericht is op grote bedrijven en centrale en regionale organen. Later zullen ook middelgrote en kleine bedrijven zich aansluiten, met een planning die erop gericht is dat in 2020 100% van de leveranciers van de Franse publieke administraties is aangesloten.

Het wettelijk kader voor dit project is vastgelegd in de Ordonnance No 2014-697, die de karakteristieken beschrijft van een systeem dat van invloed is op duizenden belastingbetalende bedrijven die diverse kanalen gebruiken om hun facturen te bezorgen bij de Franse publieke administraties. Met het oog op de heterogeniteit van haar leveranciers, biedt Chorus Portail Pro verschillende mechanismen voor het versturen van facturen, die te verdelen zijn in twee grote groepen: Geautomatiseerde Oplossingen en Handmatige Oplossingen.


Handmatige oplossingen

Deze variant is bedoeld voor leveranciers van de administratie die weinig facturen versturen. Het gaat om een basisoplossing waarvoor van de kant van de verzender geen enkele technologische capaciteit vereist is, want hij is gebaseerd op de handmatige registratie van de gegevens van de documenten via weboplossingen. Er bestaan twee procedures voor het handmatig versturen van elektronische facturen:

Web Portal

De verzenders van facturen die deze procedure gebruiken, dienen de gegevens van hun facturen op zijn minst in twee informatiesystemen te registreren: in hun interne facturatie- en boekhoudsysteem en in CPP (Chorus Portail Pro). Het gaat hier om een proces dat tijd vergt en dat discrepanties kan veroorzaken tussen de in het ene of het andere systeem geregistreerde gegevens, zodat deze procedure alleen wordt aanbevolen voor bedrijven die minder van 100 facturen per jaar versturen.

Importeren in CPP

Bij deze procedure verschaft de verzender zich toegang tot Chorus Portail Pro en in plaats van handmatig de gegevens van zijn factuur te registreren, importeert hij een elektronisch ondertekende PDF. Hoewel deze methode handiger is dan de eerste, brengt hij aanzienlijke beperkingen met zich mee, aangezien het noodzakelijk is om voor elke factuur een PDF te generen, elektronisch te ondertekenen met een geldig certificaat en ze één voor één te uploaden via de portal. Om die redenen is deze procedure alleen aan te bevelen voor bedrijven die jaarlijks tussen de 100 en de 1000 facturen versturen.


Geautomatiseerde oplossingen

Deze oplossingen zijn bedoeld om geïntegreerd te worden met het interne beheersysteem van bedrijven, en zo te zorgen voor automatisering van zowel de aanmaak van de factuur als de verbinding met CPP (Chorus Portail Pro) voor het versturen van de factuur naar de ontvanger.

De AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) staat de aanmaak van facturen toe in de formats INVOICE UBL V2 en UN/CEFACT CII (CCTS7NDR v3.0), beide in XML. Is de factuur eenmaal aangemaakt in een van de geaccepteerde formats, dan wordt deze verstuurd via directe en veilige communicatieprotocollen zoals degene die gebruikt worden met EDI (Electronic Data Interchange) technologie.

Deze procedure is veel veiliger, verkort de responstijden, garandeert fiscale compliance en elimineert bijna geheel het optreden van fouten, wat zich op middellange termijn vertaalt in belangrijke besparingen en verbeteringen in het beheer.

EDICOM beschikt over oplossingen die dit proces van aanmaak en verzending van elektronische facturen automatiseren, en zo garant staan voor de afhandeling van duizenden documenten met volledige garanties voor veiligheid en beschikbaarheid van de service. Zonder in te gaan op de specifieke eigenaardigheden van ieder afzonderlijk project, is de te implementeren procedure te onderscheiden in 5 belangrijke fasen:

  • Het EDICOM platform neemt de gegevens over die zijn gegenereerd door het ERP of het interne boekhoudsysteem.
  • Zodra de gegevens zijn opgenomen in het elektronisch factureringssysteem, worden ze getransformeerd en aangepast aan het vooraf vastgestelde XML format.
  • Er vindt een syntactische en semantische validatie plaats van het document, ter verificatie van de structuur van het bestand en om zeker te zijn dat dit 100% van de inhoud bevat die is voorgeschreven door de AIFE en de ontvangende Publieke Administratie.
  • Het EDICOM platform maakt verbinding met CPP (Chorus Portail Pro) via zijn “Hub voor Publieke Administraties” en verstuurt langs beveiligde weg de gegenereerde elektronische documenten.
  • EDICOM onderhoudt open verbindingen met CPP voor de afhandeling van de ontvangstbewijzen die door deze verstuurd worden, wat de controle mogelijk maakt op de traceerbaarheid van de documenten en waardoor wij op ieder moment aan de bedrijven kunnen rapporteren over de staat van hun facturen.

e-Invoicing Platform

Eén enkele oplossing waarmee elektronische facturen kunnen worden aangemaakt in ieder land ter wereld

Controleer het laatste nieuws in...