In 2018 worden professionals en bedrijven in Costa Rica verplicht om elektronische facturen te gebruiken

In 2018 worden professionals en bedrijven in Costa Rica verplicht om elektronische facturen te gebruiken

03/07/2018

In 2018 wil de regering van Costa Rica de verplichte elektronische facturering invoering voltooien, met inbegrip van de belastingbetalers, professionals en bedrijven, die nog niet zijn toegetreden tot het digitale systeem en dat vanaf 1 september moeten doen. Hoewel het proces zal worden gespreid, voert Costa Rica aan het einde van dit jaar zeker de elektronische factuur in als een essentieel instrument in de strijd tegen belastingfraude.

Drie maanden voordat een nieuwe termijn afloopt, blijft de ingebruikname van elektronische facturatie nog altijd een uitdaging, maar impliceert het ook de implementatie van een efficiënt beheersmodel dat grote voordelen met zich meebrengt voor bedrijven en dat, naarmate er eerder mee begonnen wordt, het overgangsproces zal verbeteren.

De nieuwe grenstermijnen, aangekondigd door het directoraat-generaal belastingen (DGT), via de DGT-R-012-2018, zijn 1 september, 1 oktober en 1 november. Wie krijgen ermee te maken?

  • Alle belastingplichtigen van wie laatste cijfer van hun identiteitskaart 1, 2 of 3 is. Ze moeten zich aansluiten bij het systeem en met de afgifte van elektronische facturen beginnen vanaf 1 september 2018.
  • Alle belastingplichtigen van wie laatste cijfer van hun identiteitskaart 4, 5 of 6 is. Ze moeten zich aansluiten bij het systeem en met de afgifte van elektronische facturen beginnen vanaf 1 oktober 2018.
  • Alle belastingplichtigen van wie laatste cijfer van hun identiteitskaart 0, 7, 8 of 9 is. Ze moeten zich aansluiten bij het systeem en met de afgifte van elektronische facturen beginnen vanaf 1 november 2018.

In het geval van Costa Rica, gebeurt elektronische facturatie via het ministerie van Financiën, die een bewijs van de factuur ontvangt, valideert en aan de uiteindelijke ontvanger verstuurt. Alle elektronische ontvangstbewijzen en bijbehorende documenten moeten de boodschap van acceptatie door het ministerie van Financiën bevatten, zo niet dan kunnen ze niet worden gebruikt als een middel ter ondersteuning van fiscaal verrekenbare tegoeden of aftrekbare kosten.

Daarnaast zijn er verschillende technische voorschriften. Voor het uitgeven van elektronische bewijsstukken moet de belastingbetaler zich registreren bij de DGT en beschikken over een veiligheidsmechanisme om elektronische bewijsstukken te ondertekenen en zo hun integriteit en authenticiteit te garanderen. Hiervoor is nodig:

  • Elektronische handtekening om de integriteit en authenticiteit te garanderen. De factuur moet digitaal worden ondertekend op basis van een certificaat dat is uitgegeven door een internationale certificeringsinstantie.
  • Opslag is vereist voor zender en ontvanger voor een periode van vijf jaar.

Voordelen van de elektronische factuur

In de eerste plaats moeten de voordelen worden benadrukt van de overgang naar elektronische facturatie als een onmisbaar element van een digitale administratie die op weg is naar paperless.

In het geval van Costa Rica, zoals in alle landen van Latijns-Amerika, heeft de invoering van elektronische facturatie en de progressieve implementatie via elektronische media van andere belastingverplichtingen te maken met de noodzaak om fiscale fraude aan te pakken en de processen van controle over de belastingen en de collectie ervan te verbeteren, de afhandeling te vereenvoudigen en processen van toezicht te automatiseren. 

Invoering van elektronische facturatie brengt belangrijke voordelen met zich mee voor bedrijven en organisaties, zowel openbare als particuliere, inzake de volgende aspecten:

  1. Besparing van directe kosten door de eliminatie van papier, afdrukken, verzenden van facturen en de opslag ervan.
  2. Verhoging van de productiviteit van de administratie afdeling, die dankzij de automatisering van dit proces meer tijd heeft voor het uitvoeren van andere taken.
  3. Automatisering van de processen van ontvangst en integratie van facturen. De elektronische oorsprong van het document staat automatische integratie in het ERP toe, en dus ook de boekhouding ervan, waardoor de facturen klaar zijn voor betaling praktisch zonder menselijke tussenkomst.
  4. Meer efficiëntie en eliminatie van menselijke fouten als gevolg van de automatisering en van een volledig geïntegreerde behandeling. Elektronische facturen kunnen automatisch worden gegenereerd en verzonden. De communicatiestroom van het model voor elektronische facturatie in Costa Rica bestaat uit twee belangrijke boodschappen: boodschap Belastingdienst, boodschap ontvanger. Meer informatie over de werking van de elektronische factuur in Costa Rica.

Zo zijn de meeste economische voordelen dus niet toe te schrijven aan besparingen op drukwerk en verzendkosten, maar vooral aan de totale automatisering en procesintegratie tussen de handelspartners die bij het proces betrokken zijn.

  1. Kortere tijden voor levering en betaling van facturen. De efficiëntie van de processen voor verzending en ontvangst, de directheid ervan en de effectieve eliminatie van fouten in de aanmaak en boekhouding van facturen, draagt bij aan vermindering van de termijnen voor betaling van facturen.
  2. Meer veiligheid. Digitale handtekening systemen garanderen bovendien de integriteit, de oorsprong en de echtheid van deze facturen.
  3. Handige, veilige en legale opslag. De originele en ondertekende documenten worden beschermd gedurende ten minste de periode die de geldende wetgeving bepaalt. Dit vermindert opslagkosten en vergemakkelijkt bovendien het raadplegen van oude facturen.
  4. Eliminatie van risico van verlies van fysieke documenten dankzij de veilige opslag en digitale raadpleging van facturen.

Ten slotte brengt de invoering van elektronische facturatie als facturatie model tal van voordelen met zich mee voor de bedrijven en betekent het uiteindelijk een kostenbesparing. Om deze reden is investering in technologie die nodig is om dit systeem te implementeren zeer winstgevend.

Naast de winstgevendheid opent de invoering van de elektronische factuur in veel gevallen de weg naar een systeem voor elektronische uitwisseling van gegevens, EDI (Electronic Data Interchange). Bedrijven voeren niet alleen een nieuw model voor beheer van facturen in, zij gebruiken de digitale sprong om nieuwe communicatie-oplossingen in te zetten die hen grotere concurrentievoordelen opleveren.

EDICOM oplossingen voor elektronische facturatie

Gezien de complexiteit van het Costa Ricaanse model, biedt EDICOM een EDI oplossing die volledig is geïntegreerd en geautomatiseerd met het beheersysteem van de bedrijven.

Aan de ene kant kan EDICOM, door integratie met uw managementsysteem, het genereren en versturen van bewijsstukken naar het Ministerio de Hacienda automatiseren, waarbij ook integratie plaatsvindt van in het ERP ontvangen bewijzen. Tegelijkertijd wordt ook de verzending van facturen aan ontvangers geautomatiseerd.

Voor elektronische ontvangers die geen facturen versturen, maakt de door EDICOM ontwikkelde Leveranciersportaal oplossing het mogelijk om de ontvangst van facturen en de Boodschap Ontvanger te beheren, zowel aan de uitgevende instelling als aan het ministerie van Financiën.

Bovendien kunt u via de Leveranciersportaal elk soort documentatie ontvangen van de elektronische emittenten zoals het verzenden en ontvangen van inkooporders. Deze portal is bestemd voor die ontvangers van elektronische facturen die niet beschikken over een geïntegreerde EDI oplossing.

EDICOM is een leverancier van de technologie die gespecialiseerd is in het opzetten van internationale EDI projecten. Wat betreft de elektronische facturatie heeft EDICOM het Global e-Invoicing Platform ontwikkeld, dat is aangepast aan de juridische en technische specificaties van elk land en dat wordt geïntegreerd in het beheersysteem van het bedrijf, zodat de uitgifte en ontvangst van documenten geautomatiseerd wordt, wat gecentraliseerd beheer mogelijk maakt. Het platform zorgt ook voor verificatie dat elke factuur voldoet aan de benodigde vereisten, voordat hij verzonden wordt of geïntegreerd met het interne beheersysteem.

Het Global e-Invoicing platform van EDICOM vereenvoudigt het proces van verzending en ontvangst van elektronische facturen in multinationale omgevingen. Het is dé oplossing voor bedrijven die in verschillende markten opereren vanuit gecentraliseerde beheersystemen, en die in staat moeten zijn om deze documenten te behandelen overeenkomstig de geldende wetgeving in elk land.

electronic invoicing costa rica

e-Invoicing Platform

Eén enkele oplossing waarmee elektronische facturen kunnen worden aangemaakt in ieder land ter wereld

Controleer het laatste nieuws in...

Hulpmiddelen

De Elektronische Factuur voor de Publieke Administratie in Frankrijk
Maak kennis met het project voor fiscale dematerialisatie van de publieke sector in Frankrijk.