EDICOM Global e-Invoicing Platform | Oplossingen voor verzending

Als je onderdeel vormt van een internationale onderneming met dochterbedrijven en vestigingen in verschillende landen, en je wilt dat je ERP in staat is om elektronische facturen te verzenden die zijn aangepast aan de wetgeving van ieder land waarin je aanwezig bent, dan kunnen deze oplossingen je helpen om je beheer te optimaliseren.


01 | Compliant outbound e-Invoices

Platform dat is geïntegreerd aan je gecentraliseerd informatiebeheersysteem voor de verzending van facturen zie zijn aangepast aan de geldende internationale wetgeving.

EDICOM Global e-Invoicing Platform implementeert oplossingen voor verzending die zijn aangepast aan de technische en wettelijke eigenschappen en specificaties van ieder land. Daarvoor worden complexe mappingsystemen ontwikkeld die het mogelijk maken om de ERP datastructuren aan te passen aan de verschillende formaten die gelden in ieder land waarin je bedrijf opereert. Deze aanpassingen omvatten de processen voor ondertekening en de registratie van de codes die de fiscale controle, de authenticiteit en de integriteit van het document garanderen.

Integriteit en authenticiteit

Integriteit is de kwaliteit die het mogelijk maakt om de verifiëren dat een factuur niet is aangepast in de loop der tijd.

Authenticiteit bewijst de oorsprong van het document en dat deze niet is vervangen.

Fiscale controle

In vele landen is het gebruik van de elektronische factuur verplicht en vereist dit het gebruik van elektronische controlecodes die zijn afgegeven door de competente fiscale autoriteit. Een factuur die niet is voorzien van deze codes, is niet geldig voor de klant.

02 | E-Invoicing voor publieke administraties

Oplossing voor het transformeren van gegevens en communicatie om facturen te verzenden conform de specificaties van Europese Publieke Administraties

De efficiency, snelheid van beantwoording en verbeteringen in het beheer die mogelijk zijn met het gebruik van elektronische facturen, hebben de Europese Unie ertoe bewogen om een unieke digitale agenda op te stellen die de Publieke Administratie dichterbij de burger wil brengen en het beheer in alle aangesloten landen wil verbeteren.

EDICOM Global e-Invoicing Platform vereenvoudigt de verzending van elektronische facturen in overeenstemming met de specificaties van de verschillende Europese Publieke Administraties. Dit soort oplossingen brengt verschillende uitdagingen met zich mee. De lastigste om te regelen is die van de communicatie, want dit betekent de ontwikkeling van verschillende point-to-point connectoren al naar gelang de concrete administraties die verbonden moeten worden.

Dit zijn enkele van de Publieke Administraties die het gebruik van de elektronische factuur verplicht stellen voor toeleveranciers en crediteuren:

Spanje

Toeleveranciers van de Publieke Administratie moeten zich aansluiten bij het systeem voor elektronische facturering.

Het document dient digitaal ondertekend en verstuurd te worden naar de Administraties via het “Punto General de Entrada de Facturas” waarbij de ontvangende partij staat ingeschreven.

www.facturae.com

Frankrijk

Tussen 2017 en 2020 moeten alle toeleveranciers van de Publieke Administratie zich aansluiten bij het elektronische factureringssyteem.

Deze aansluiting wordt geleidelijk gerealiseerd al naar gelang de omvang van het bedrijf. Het systeem maakt de uitgifte van gestructureerde XML of digitaal ondertekende PDF's mogelijk. Alle facturen dienen verstuurd te worden via het “Portal Chorus” van de Administratie.

Italië

De Italiaanse Publieke Administratie eist dat haar toeleveranciers een XML bestand toesturen dat digitaal is ondertekend en voorzien van een elektronisch tijdstempel.

De verzending van de facturen dient te gebeuren via het SdI (Sistema di Interscambio) van de Administratie.

De verzenders en ontvangers van de facturen moeten de facturen bewaren conform het zogenaamde proces van “Conservazione Elettronica”.

03 | Business@Mail

B2C oplossing voor het massaal versturen van facturen naar klanten die niet beschikken over een elektronische oplossing

Business@Mail is het door EDICOM ontwikkelde B2C platform waarmee de elektronische facturering naar 100% van je klanten uitgebreid kan worden. Deze oplossing wordt geïntegreerd met je beheersysteem en gebruikt de gegevens van de facturen die gericht zijn aan die klanten die geen oplossing hebben voor het integreren van elektronische gegevens.

Business@Mail is in staat om, aan de hand van de ontvangen gegevens, leesbare documenten in PDF formaat te publiceren inclusief een elektronische handtekening en de overige specificaties die zijn voorgeschreven door de corresponderende wetgeving.

De klant ontvangt een e-mail met een link elke keer als er nieuwe facturen zijn. Via deze link heeft hij toegang tot een beveiligde webomgeving waar hij zijn documenten kan raadplegen en downloaden. Deze service is voor de ontvanger gratis. Bovendien rapporteert de oplossing periodiek aan de verzender van de facturen over de staat waarin zich zijn documenten bevinden. Enkele van de zaken die gesignaleerd worden zijn:

Gepubliceerde facturen die niet geraadpleegd zijn

Klanten die het maximale aantal kennisgevingen hebben ontvangen zonder een factuur te hebben geraadpleegd

Door je klanten geraadpleegde facturen