EDICOM Global e-Invoicing Platform | Oplossingen voor ontvangst

Als je beschikt over vestigingen in verschillende landen en duizenden facturen ontvangt van je toeleveranciers,die je moet integreren in het beheer van de te betalen rekeningen, heb je een oplossing nodig die je in staat stelt om:

De ontvangst van facturen te centraliseren, ongeacht het land waar ze vandaan komen, en te controleren of elk document voldoet aan de technische en wettelijke specificaties van elk land waarin je aanwezig bent.

Te verifiëren dat elke factuur voldoet aan je commerciële eisen voordat je ze integreert in je informatiesystemen.

Kosten te reduceren en je operationele processen te optimaliseren doordat je 100% van de facturen van je toeleveranciers via elektronische weg ontvangt.

01 | Compliant inbound e-Invoices

Service voor de ontvangst van internationale elektronische facturen met syntactische, semantische en fiscale validatoren, die in verbinding staat met de belangrijkste internationale belastingautoriteiten.

Ontvangst van facturen: het B2B communicatienetwerk van EDICOM biedt meerdere alternatieven aan je toeleveranciers voor het veilig versturen van je elektronische facturen. Onze communicatie infrastructuur biedt private connectiviteit via ons VAN EDICOMNet of specifieke point-to-point communicatiediensten via AS2, OFTP2 etc.

Wettelijke validatie: Global e-Invoicing Platform analyseert de conformiteit van de ontvangen facturen met de technische en wettelijke specificaties van ieder land waarin je opereert. De dienst implementeert bovendien fiscale validatoren die in verbinding staan met de in elk specifiek geval bevoegde belastingautoriteit, om te verifiëren dat de ontvangen factuur afgehandeld is volgens de fiscale specificaties van ieder land.

Syntactische en semantische validatie: de facturen die de wettelijke validatietoets doorstaan, worden onderworpen aan een tweede controleproces om te verifiëren dat ze voldoen aan de in het platform gedefinieerde specificaties op punten zoals format, conformiteit met EDI gidsen of het bestaan van alle minimaal vereiste gegevens.

Wettelijke archivering: de documenten worden bewaard in een datacenter met hoge beschikbaarheid en met inachtneming van de beste standaarden op het gebied van beveiliging en van de wetgeving van ieder land.

Integratie met het beheersysteem: de facturen worden ten slotte onderworpen aan een datatransformatieproces om ze te integreren in het ERP. Het platform implementeert verschillende administratieomgevingen die een per land of regio gedecentraliseerd beheer en integratie mogelijk maken.

02 | Partner web portal

Weboplossing voor de integratie van te betalen rekeningen in elektronisch formaat van toeleveranciers die geen oplossing hebben voor het verzenden van elektronische facturen.

EDICOM Partner Web is ontworpen voor de integratie van alle partners die een klein of gemiddeld aantal facturen versturen en die normaal gesproken hun documenten versturen via conventionele kanalen zoals post, fax of e-mail. Met deze oplossing hoeven de toeleveranciers uitsluitend de gegevens van de facturen in te voeren in een eenvoudige webportal. Op deze manier gedragen de ingevoerde documenten zich net als iedere andere elektronische factuur en worden ze geïntegreerd met je beheersysteem. Zo kun je tijd besparen en de operationele kosten van je crediteurenadministratie reduceren.

Dit zijn enkele van de eigenschappen van de oplossing:

Tweerichtingsverkeer: kan gebruikt worden voor het versturen van koopopdrachten naar het netwerk van toeleveranciers.

Ondersteunt het versturen van facturen: de ontvangen koopopdrachten worden gebruikt als basis om het proces van versturen van facturen te initïeren. Zo kan de toeleverancier soepeler en gemakkelijker nieuwe documenten creëren.

Importeren van facturen: het is mogelijk om functionaliteiten voor het importeren van databestanden te integreren. Als je toeleverancier in staat is om een gestructureerd XML-, CSV-, Text- of ander bestand te genereren, kun je op die manier een importassistent implementeren waarmee het proces van verzending van facturen eenvoudiger wordt.

Wettelijk: de portal implementeert validatiemechanismen die verifiëren of de gegenereerde factuur voldoet aan de technische en wettelijke specificaties die gelden in ieder land.