La fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione in Europa

La fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione in Europa

29/10/2018

A partire dal 18 aprile 2019, tutte le Pubbliche Amministrazioni europee dovranno essere in grado di accettare fatture in formato elettronico da parte dei propri fornitori. Ormai da anni l’Europa continua a perseguire un salto tecnologico tale da consentire l’estensione dell’e-Procurement, ovvero la gestione elettronica di tutte le procedure commerciali tra il settore pubblico e i propri fornitori.

Con questo obiettivo, la Direttiva 2014/55/EU getta le basi di un modello standardizzato con formati comuni, affinché tutti i fornitori di qualsiasi Paese possano lavorare con tutte le Pubbliche Amministrazioni europee e, in questo modo, contribuire allo sviluppo del commercio transfrontaliero. I due formati approvati dal CEN sono i seguenti:

  • Messaggio XML del CEFACT/ONU per le sole fatture, così come specificato negli schemi XML 16B (SCRDM — CII).
  • Messaggi UBL per fatture e note di credito così come definite nella norma ISO/IEC 19845:2015.

Grazie alla definizione di standard aperti, le aziende possono condurre trattative in modalità elettronica con qualsiasi acquirente del settore pubblico europeo ed effettuare procedure di acquisto. In questo modo, le possibilità commerciali e di negoziazione aumentano.

Anche se l’implementazione dell’EDI nelle aziende europee è largamente diffusa ormai da anni, la scommessa per l’immediato futuro è quella di ottenere una maggior interoperabilità tra i Paesi, in quanto ogni singola regione possiede le proprie specifiche tecniche e formati.

Allo scopo di promuovere l’interoperabilità, nasce e si sviluppa la rete europea PEPPOL, basata su un’infrastruttura costituita da punti d’accesso applicabili sia nell’ambito pubblico che privato a livello globale. Inoltre, PEPPOL propone l’uso degli standard UBL per lo scambio dei dati.

L’accreditamento come PEPPOL Access Point o intermediario autorizzato consente a Edicom di collegarsi alla piattaforma PEPPOL, tramite la quale le aziende private e i governi europei possono scambiare documenti elettronici di qualsiasi tipo. Edicom possiede inoltre la certificazione SMP (Service Metadata Publisher), che gli consente di gestire la propria infrastruttura di identificatori sulla rete PEPPOL collegata al SML (Service Metadata Locator).

Come si inviano le fatture elettroniche alla Pubblica amministrazione?

Ad oggi si possono individuare due diverse modalità di gestione della fattura elettronica in vigore in diversi Paesi:

  • Un HUB centrale che riceve tutte le fatture elettroniche dei fornitori e le invia all’istituzione pubblica corrispondente. Questo modello è utilizzato, ad esempio, in Italia (SdI), in Francia (Chorus Pro) e in Spagna (Facturae).
  • Un sistema di distribuzione ovvero, una soluzione decentralizzata, dove i fornitori possono inviare direttamente le fatture elettroniche alla Pubblica amministrazione in questione.

EDICOM ha creato un HUB o piattaforma integrata di fatturazione elettronica con le Pubbliche amministrazioni, tramite la quale è possibile stabilire una connessione con tutti gli organismi pubblici dell’Unione Europea. La piattaforma attiva un canale di comunicazione bidirezionale che consente di automatizzare sia l’invio delle fatture che la ricezione delle notifiche di stato che contengono informazioni utili sul ciclo di vita delle fatture. Questo HUB delle Pubbliche amministrazioni può quindi connettersi con tali amministrazioni locali, regionali o sovranazionali.

Funzionamento della piattaforma

Gestire la fattura elettronica con le Pubbliche amministrazioni dell’Unione Europea in base alle specifiche nazionali può rappresentare una vera e propria sfida per le aziende che operano a livello internazionale. Per semplificare questa situazione, EDICOM ha sviluppato una piattaforma globale di comunicazioni elettroniche B2B2G con capacità di e-Invoicing e VAT Compliance.

Questa piattaforma consente l’invio di fatture elettroniche a qualsiasi Pubblica amministrazione da un’unica soluzione con tre caratteristiche di base:

  • Automatizzazione. La soluzione è integrata con l’ERP dell'azienda per automatizzare la dichiarazione dell’IVA e qualsiasi altra comunicazione tributaria.
  • Centralizzazione. Si tratta di una piattaforma idonea agli adempimenti fiscali in oltre 70 Paesi del mondo; in questo modo è possibile centralizzare tutti i processi in un’unica soluzione.
  • Globalizzazione. EDICOM Platform è pronta per la dichiarazione IVA elettronica, per la fatturazione elettronica e per qualsiasi altra comunicazione fiscale o commerciale.

La soluzione si integra con l’ERP dell'azienda fornendo i propri sistemi di mapping per “tradurre” automaticamente le informazioni generate nel sistema nel formato elettronico richiesto.

A seguire, i dati vengono convalidati sintatticamente e semanticamente allo scopo di verificare la correttezza del file in base alle specifiche del Paese di destinazione.

Una volta che il messaggio è stato convalidato, vengono applicati meccanismi per garantirne il valore legale. Ad esempio, la firma elettronica, la marca temporale o altri certificati.

Infine, EDICOM Platform consegna il messaggio all’organismo pubblico tramite il sistema implementato nei diversi Paesi, applicando i protocolli necessari nei vari casi (Web Service, AS2, HTTPS, FTP, ecc.). La soluzione riceve anche le risposte delle amministrazioni con lo stato in cui si trova ogni singola fattura.

Tutto il processo è automatico e avviene in pochi secondi, in maniera totalmente trasparente per l’utente. Ciò significa che i reparti contabili e amministrativi possono continuare a lavorare con gli abituali sistemi gestionali.

Servizi fiduciari eIDAS per garantire l’integrità dei documenti

In un’Europa sempre più digitale, i cittadini, le aziende e il Settore Pubblico hanno bisogno di un quadro normativo in grado di garantire sicurezze e certezze legali alle attività elettroniche che vengono svolte quotidianamente sia a livello pubblico che privato. Questi meccanismi di sicurezza si trovano nel Regolamento Nº910/2014 relativo all’identificazione elettronica e ai servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno, nota come eIDAS.

EDICOM è un prestatore qualificato di servizi fiduciari per l’emissione di certificati elettronici di firma elettronica e marche elettroniche qualificate, invio di marche temporali e servizi qualificati di conservazione di sigilli elettronici. Apporta validità legale e giuridica ai documenti, attribuendogli valore di prova legale di fronte a terzi nel quadro dell’Unione Europea.

Grazie alla certificazione del servizio qualificato di Archiviazione di marche elettroniche qualificate, EDICOM è in grado di preservare le condizioni legali dei documenti e dei file archiviati, garantendo autenticità e integrità nel tempo, grazie alla piattaforma EDICOMLta.

Vantaggi derivanti dall’uso della fattura elettronica

Per le aziende, l’uso delle fatture elettroniche implica:

  • Contenimento dei costi: L’investimento iniziale che richiede l’introduzione di questo sistema e che genera tanti dubbi in alcune PMI, viene rapidamente recuperato da ogni singola fattura emessa. È necessario ricordare che con questa tecnologia vengono completamente eliminati i costi inerenti la carta, la stampa e l’invio. Inoltre, la produttività dei reparti amministrativi aumenta. Questi, grazie all’automatizzazione del processo, possono contare su più tempo a disposizione per dedicarsi ad altre attività.
  • Automatizzazione e integrazione nelle procedure di ricevimento delle fatture: L’origine elettronica del documento consente la sua integrazione automatica nel sistema e la sua conseguente contabilizzazione, preparandolo per il saldo senza alcun intervento umano.
  • Maggiore efficienza ed eliminazione degli errori umani: Come conseguenza dell’automatizzazione e di una gestione totalmente integrata. Le fatture elettroniche possono essere generate e trasmesse automaticamente dal fornitore di servizi al destinatario. In questo modo, la maggior parte dei vantaggi economici non sono dovuti alla riduzione dei costi inerenti la stampa dei materiali e l’invio, ma alla completa automazione e integrazione del processo tra gli interlocutori commerciali, dall’ordine fino al saldo.
  • Minori tempi di consegna e di saldo delle fatture: L’efficienza dei processi di emissione e di ricezione, la loro immediatezza e la pratica eliminazione di errori nella creazione e nella contabilizzazione delle fatture contribuisce a ridurre le tempistiche di pagamento.
  • Maggiore sicurezza: L’invio delle fatture avviene utilizzando reti private o protocolli specifici come AS2, FTPS, Web Services, VAN (Value Added Network), ecc. Inoltre, con i sistemi di firma digitale viene garantita l’integrità, l’origine e l'autenticità di tali fatture.
  • Archiviazione agile, sicura e conforme alle normative: I documenti originali e firmati rimangono disponibili per le tempistiche minime previste dalla legislazione vigente. In questo modo si riducono i costi di conservazione oltre a semplificare la consultazione delle vecchie fatture.
e-Invoicing in public procurement in Europe

Piattaforma di fatturazione elettronica

Una soluzione unica che consente di emettere fatture elettroniche verso qualsiasi paese del mondo

Controlla le ultime notizie in ...

Risorse

La Fattura Elettronica con la Pubblica Amministrazione in Francia
Conosci il progetto di dematerializzazione fiscale del settore pubblico in Francia.