Adattarsi alla ricezione e all’emissione della fattura elettronica B2B

Adattarsi alla ricezione e all’emissione della fattura elettronica B2B

03/05/2018

Il 2019 sarà l'anno chiave in Italia in termini di fatturazione elettronica B2B. Il suo utilizzo non si limiterà più soltanto agli scambi tra la Pubblica Amministrazione e i propri fornitori, ma verrà esteso in modo obbligatorio a tutte le imprese private.

Con l’approvazione della Legge di Bilancio 2018 infatti, si prevede che l’obbligatorietà della fattura elettronica tra privati (Business to Business) interessi tutte le aziende private presenti sul territorio italiano, con due diverse scadenze: a partire dal 1º di luglio per il settore degli idrocarburi e per i subappaltatori in appalti pubblici e a partire dal 1º gennaio 2019 per tutte le altre aziende.

Inizia quindi per le aziende un periodo di adeguamento a questo nuovo sistema di gestione dei documenti, rendendo necessaria una riflessione su che strada percorrere e su dove si vuole arrivare. Scommettere su un’autentica trasformazione digitale che consenta di approfittare di tutti i vantaggi derivanti dall’uso della fattura elettronica e degli altri documenti tramite l’utilizzo di soluzioni EDI (Electronic Data Interchange), che consentiranno a tutto il mondo  imprenditoriale di compiere un salto qualitativo. Le aziende italiane hanno chiaramente la possibilità di diventare più efficienti e competitive nel proprio ambiente e nel panorama globale.

Automatizzazione delle fatture elettroniche, rispetto a una gestione manuale

Tutte le aziende sono contemporaneamente mittenti e destinatarie di fatture. Se sono efficienti nell’emissione, è bene che lo siano anche nella ricezione. Le soluzioni di e-Invoicing come quelle offerte da EDICOM gestiscono in maniera pratica, efficiente e sicura i meccanismi di fatturazione elettronica stabiliti dalla legge italiana, sia in ambito B2G che B2B, tanto nei processi di emissione quanto in quelli di ricezione.  Apportano valore aggiunto alla gestione dell'azienda, grazie all’automatizzazione del flusso completo dello scambio messaggi: entrata e uscita, rispetto ad altri sistemi come l’invio manuale attraverso il portale del SdI (Sistema di Interscambio) o l’invio e la ricezione mediante PEC (Posta Elettronica Certificata).

I flussi di una gestione integrata completa possono essere cosi sintetizzati:

  • Emissione: Partendo dall’acquisizione dei dati dall’ERP del fornitore, la piattaforma sviluppata da EDICOM genera il file nel formato richiesto e lo inoltra alla piattaforma SdI che lo invia poi al destinatario.
  • Ricezione: Il fornitore invia le fatture al SdI, il quale le invia a EDICOM per una conversione al formato pattuito che consente di integrare i dati direttamente nell’ERP del cliente.

Dall’e-Invoicing alla trasformazione digitale

L’introduzione di una soluzione integrale di scambio elettronico di dati come quella offerta da EDICOM assicura alle aziende una piattaforma unica per contattare e stabilire relazioni commerciali immediate e sicure con qualsiasi partner internazionale. Inoltre, è in grado di adattarsi alle esigenze di ogni singolo cliente (volume di documenti, formati…) per poter offrire le soluzioni più idonee.

Perché scegliere la soluzione di fatturazione elettronica EDICOM?

  • Scalabilità: Spiana la strada a nuove possibilità di adattamento alle necessità o alla crescita dell'azienda. Questa piattaforma multistandard e multiprotocollo consente di lavorare con qualsiasi ERP e partner, pubblico o privato del mondo.
  • Internazionalizzazione: Le soluzioni globali di EDICOM consentono di potersi collegare con oltre 70 paesi nel mondo, adattandosi ai requisiti tecnici e legali dei vari paesi.
  • Sicurezza e accreditamento: Le soluzioni di EDICOM garantiscono la totale sicurezza delle informazioni scambiate, in quanto possiedono certificati in ambito di Sicurezza delle Informazioni e della Gestione di Servizi ICT (ISO 27001, ISO 20000, ISAE 3402), ed EDICOM conta inoltre con la certificazione di Fornitore Qualificato di Servizi Fiduciari in base al Regolamento eIDAS di servizi come firma elettronica, marca temporale e conservazione dei certificati digitali

Il quid della questione è vedere oltre il mero rispetto dell’obbligo, un miglioramento dell'azienda sotto diversi aspetti (fiscale, lavorativo, commerciale, ecc.) e l’implementazione di un sistema di lavoro in grado di apportare ulteriori vantaggi a tutta l’organizzazione nel suo complesso.

Vantaggi della fatturazione elettronica B2B

L’automatizzazione dei processi di invio e ricezione dei dati, così come la loro integrazione nei sistemi ERP delle aziende ha come risultato:

  • Un aumento dell’efficienza nei processi amministrativi. L’emissione e la ricezione delle fatture sarà automatica, il che ridurrà notevolmente i tempi e gli errori derivanti dalla gestione manuale delle fatture.
  • Una riduzione dei costi, derivante dall’eliminazione della carta e della stampa, dei costi di invio e di archiviazione.
  • L’eliminazione degli errori: l’automatizzazione riduce ed elimina gli errori nel processo di creazione e invio delle fatture, così come nella ricezione e nella gestione delle ricevute.
  • Minori tempi di consegna e di saldo delle fatture. La gestione online riduce le tempistiche in quanto l’invio e la ricezione sono immediati.
  • L’incremento della sicurezza delle transazioni commerciali. L’invio delle fatture avviene utilizzando reti private o protocolli specifici come Web Services, AS2, FTPS, etc. Inoltre, con i sistemi di firma digitale viene garantita l'autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto di tali fatture.
  • L’automatizzazione della ricezione e integrazione delle fatture consentono di implementare processi di convalida e annullamento, partendo dai dati contenuti nel documento. La natura elettronica e strutturata del documento consente la sua integrazione automatica nell’ERP e la sua conseguente registrazione e contabilizzazione, lasciandolo pronto per il suo saldo senza che sia necessario alcun intervento umano.
  • L’eliminazione della carta dalle attività amministrative quotidiane. Ciò presuppone un notevole risparmio di costi e rappresenta un importante contributo per la sostenibilità ambientale.
  • Un’archiviazione agile, sicura e legale delle fatture. EDICOM opera in qualità di responsabile unico del sistema di conservazione, archiviando tutte le fatture secondo le disposizioni di legge vigenti in ogni momento.

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