Fattura elettronica | Perché una soluzione di e-invoicing globale

Le aziende operano in mercati globalizzati e gestiscono le proprie operazioni commerciali in un contesto transnazionale il quale esige l’adattamento dei propri processi a una realtà sempre più diffusa: la fattura elettronica. Questo documento rappresenta una transazione fondamentale nelle relazioni commerciali che,devono rispettare la legislazione in vigore nei diversi Paesi. In alcuni casi, soprattutto in America Latina, la sua emissione è obbligatoria. Ciò è da ricondursi alla sua capacità di migliorare le procedure di controllo da parte delle amministrazioni fiscali, oltre che ai vantaggi assicurati in termini economici e produttivi.

Por qué

L’introduzione della fattura elettronica deve essere in grado di ottimizzare al massimo la parte gestionale. Se utilizzerete la fatturazione elettronica nella vostra azienda vi sarà utile seguire questi 10 consigli per ottenere il maggior numero di vantaggi possibile:

01 Scegliere una soluzione cloud

Le soluzioni cloud evitano alle aziende di dover dedicare risorse e infrastrutture hardware e software per l‘installazione, implementazione e manutenzione del sistema. Se sceglierete una piattaforma di questo tipo avrete maggiori garanzie di disponibilità ed un costante aggiornamento, a costi ridotti.

02 Accertate la possibilità di integrazione con il vostro ERP

La soluzione di e-invoicing dovrebbe essere in grado di integrarsi con il vostro sistema gestionale tramite uno specifico canale di comunicazione. È importante che si tratti di una soluzione flessibile e in grado di adattarsi alle specifiche tecniche dell’ERP.

03 La parola d’ordine è multi-standard

La soluzione deve essere in grado di convertire i dati prodotti dal sistema gestionale interno in diversi formati strutturati, compatibili con le specifiche tecniche e legali di ogni paese in cui operate, e con alle caratteristiche commerciali dei vostri clienti.

04 Interfaccia grafica per l’utente

Se l’interfaccia è intuitiva e offre un ambiente comodo per la gestione della tracciabilità e lo stato delle proprie fatture, la loro gestione sarà molto più semplice.

05 Gestione degli utenti

Quanti sono gli utenti che dovranno interagire con la vostra piattaforma? Accertatevi che questa vi dia la possibilità di gestire permessi e ruoli per ognuno degli utenti e per singoli gruppi di utenti.

06 Funzionalità di consegna delle fatture

Verificate che i documenti fiscali possano essere inviati elettronicamente al destinatario. La soluzione deve poter inviare le fatture al destinatario tramite diversi canali (reti private B2B, AS2, OFTP, FTPS, Webservices, ecc.).

07 Ambienti differenziati

Oggi, le multinazionali lavorano abitualmente con un unico ERP a cui hanno accesso gli utenti di qualsiasi paese. Ciò presuppone una maggior efficienza, una riduzione dei costi e il controllo dei processi aziendali, ma richiede anche di poter disporre di una soluzione unica in grado di emettere fatture conformi ai requisiti di tutti i paesi in cui opera l’azienda. Sarà quindi necessario disporre di ambienti di amministrazione adattati a ogni Paese mittente.

08 Dovrete disporre di un modulo di controllo legale aggiornato

Sarà necessario tener conto di aspetti quali il formato, l’inclusione di firme elettroniche, marche temporali o codici di controllo fiscali e identificatori specifici per attribuire un valore fiscale ai documenti. È necessario che la soluzione scelta assicuri garanzie di allineamento e di aggiornamento costante, di pari passo alla legislazione vigente nei Paesi nei quali si opera.

09 Preferenza per una soluzione scalabile

La soluzione deve integrarsi con quegli interlocutori che non sono in grado di inviare o ricevere fatture elettroniche. Per questo è necessario poter contare su una piattaforma che includa funzionalità specifiche come portali Web adattati in grado di consentire ai vostri clienti e fornitori di interagire anche nel caso in cui siano sprovvisti di soluzioni dedicate all'emissione o alla ricezione di fatture elettroniche.

10 Archiviazione a norma di legge

L’archiviazione delle fatture elettroniche deve essere conforme alle specifiche previste dai diversi paesi. Per questo, la soluzione deve poter includere un modulo di archiviazione legale e di recupero delle fatture che rispetti la legislazione delle diverse regioni del mondo.