E-facture | Pourquoi une solution Global e-Invoicing ?

Les entreprises opèrent sur des marchés globalisés et doivent gérer leurs activités commerciales dans un cadre multinational, nécessitant une adaptation des procédures avec un système devenu une réalité : la facture électronique. Ce document constitue une transaction clé pour les relations commerciales, qui nécessite une adaptation à la législation établie par chaque pays. Dans certains cas, surtout en Amérique Latine, l'envoi de factures au format électronique est obligatoire. Ce phénomène s'explique notamment par différents avantages en termes de coût et de productivité, mais également par la possibilité d'améliorer le contrôle de la part des administrations fiscales.

Por qué

La mise en place de la facture électronique doit permettre d'optimiser au maximum les procédures de gestion. Si vous envisagez le passage à la facture électronique, il est important de prendre en compte les dix conseils suivants afin de bénéficier pleinement des avantages d'une solution e-Invoicing :

01 Mieux vaut une solution Cloud

Les solutions Cloud évitent aux entreprises d'avoir à dédier des ressources, une infrastructure et du hardware aux tâches d'installation, mise en service et maintenance. En faisant le choix d'une plateforme en SaaS (software as a service), vous bénéficierez de meilleures garanties en termes de disponibilité et de mises à jour, pour un coût inférieur.

02 Assurez-vous de la capacité d'intégration avec votre ERP

La solution e-invoicing doit être en mesure de s'intégrer avec votre système de gestion grâce à un canal de communication spécifique. Il est important que la solution choisie soit flexible et puisse s'adapter aux spécificités techniques de l'ERP.

03 La solution doit être multistandards

La solution doit être capable de convertir les données de votre système de gestion interne en différents formats structurés, conformément aux spécificités techniques et légales de chaque pays concerné, en tenant également compte des particularités des partenaires commerciaux.

04 Interface graphique pour l'utilisateur

Si l'interface graphique est intuitive et donne accès à un environnement ergonomique permettant de gérer les différentes tâches en bénéficiant de la traçabilité et du statut des factures, la gestion se fait plus facilement.

05 La gestion des comptes utilisateurs

Combien d'utilisateurs doivent travailler sur la plateforme ? Assurez-vous que la plateforme donne la possibilité d'administrer les accès et droits de chaque utilisateur ou groupe d'utilisateurs.

06 Capacité de transmission des factures

Vérifiez que les documents fiscaux puissent être transmis aux destinataires par différents moyens électroniques. La solution doit être en mesure de transmettre les factures au récepteur par différents canaux (réseaux privés B2B, AS2, OFTP, FTPS, web services, etc.).

07 Environnements distincts

Actuellement, les entreprises multinationales travaillent fréquemment avec un unique ERP auquel peuvent accéder les utilisateurs de chaque pays. Ce fonctionnement suppose une meilleure efficacité, une baisse des coûts et un contrôle des procédures internes. Cependant, cette méthode nécessite de disposer d'une solution unique capable de transmettre des factures conformes aux spécificités de chaque pays concerné. Bénéficier d'environnements distincts pour chaque pays est alors d'une grande importance.

08 Disposer d'un module de contrôle légal actualisé

Certains critères comme le format, la présence de signature(s) électronique(s), de marque(s) d'horodatage ou encore de code(s) de contrôle fiscal doivent être pris en compte pour donner la valeur fiscale aux documents. Il est donc primordial que la solution choisie soit actualisée en permanence pour rester en conformité avec la législation en vigueur dans les pays concernés.

09 Mieux vaut une solution évolutive

La solution doit permettre la communication avec des partenaires n'ayant pas la capacité technique pour envoyer et recevoir des factures électroniques. Pour cela, la plateforme doit inclure des fonctionnalités spécifiques telles que la disponibilité de portails web. Ainsi, il est possible d'échanger des documents électroniques avec les partenaires qui ne sont pas équipés d'une solution pour l'envoi et la réception de factures électroniques.

10 Stockage légal

Le stockage des factures électroniques doit être conforme aux spécificités de chaque pays. Pour cela, la solution doit disposer d'un module d'archivage légal et de récupération des factures, adapté à la législation en vigueur.