La Plateforme EDICOM Global e-Invoicing | Solutions pour la réception

Pour les entreprises qui ont des filiales dans différents pays, et reçoivent des milliers de factures électroniques de leurs fournisseurs, à intégrer dans le système de gestion interne, il est nécessaire d'utiliser une solution qui permette les actions suivantes :

Centraliser la réception de factures indépendamment de leur pays d'origine, en contrôlant que chaque document est conforme avec les spécificités techniques et légales des pays concernés.

Vérifier que chaque facture répond aux spécificités commerciales avant d'intégrer le document dans le système de gestion de l'utilisateur.

Réduire les coûts et optimiser les procédures opérationnelles en recevant 100% des factures des fournisseurs au format électronique.

01 | Compliant inbound e-Invoices

Service de réception de factures électroniques internationales avec validation syntaxique, sémantique et fiscale, connecté avec les principales administrations fiscales internationales.

Cette solution s'appuie sur trois services qui simplifient les procédures de réception des factures envoyées par des fournisseurs :

Réception de factures : la plateforme de communication B2B d'EDICOM offre de multiples alternatives aux fournisseurs pour l'envoi sécurisé de leurs factures électroniques. Notre infrastructure de communication offre une connectivité privée grâce au RVA EDICOMNet ou à des services spécifiques de communication point à point par AS2, OFTP2, etc.

Validation légale : la plateforme Global e-Invoicing analyse la conformité des factures reçues avec les spécificités techniques et légales de chaque pays concerné. Le service applique également une validation fiscale, rendue possible grâce à une connexion avec l'administration fiscale compétente, afin de vérifier que la facture reçue est bien conforme aux spécificités fiscales de chaque pays.

Validation syntaxique et sémantique : les factures qui passent la validation légale sont soumises à une seconde procédure de contrôle afin de vérifier que chaque document comporte les données minimales attendues et correspond aux spécificités paramétrées sur la plateforme en termes de format et concordance avec le cahier des charges EDI.

Archivage légal : les documents sont archivés dans un data center qui opère en haute disponibilité, et respecte les principaux standards en matière de sécurité et conformité avec la législation de chaque pays.

Intégration avec le système de gestion : les factures sont finalement soumises à une procédure de transformation des données pour leur intégration dans l'ERP. La plateforme permet de paramétrer différents environnements qui facilitent une gestion et intégration décentralisée par pays ou par région.

02 | Partner web portal

Solution web pour l'intégration de fournisseurs sans solution pour l'envoi de factures électroniques

EDICOM Partner Web portal est une solution pour intégrer les partenaires ayant un faible nombre de factures à transmettre, et qui ont l'habitude de transmettre leurs documents par courrier postal, fax ou email. Avec cette solution, les fournisseurs ont simplement à saisir les données des factures sur un portail web très simple. De cette manière, les documents générés sur le portail deviennent de véritables factures électroniques et peuvent être intégrées dans le système de gestion du récepteur. Cette méthodologie permet d'économiser du temps et de réduire les coûts des opérations du département en charge des comptes à payer.

Voici quelques caractéristiques de la solution :

Bidirectionnelle : au delà des factures, le portail peut être utilisé pour transmettre des commandes ou d'autres documents aux fournisseurs.

Assistant à la création des factures : les bons de commandes reçus servent de base pour réaliser la procédure de création des factures. La tâche de création d'un nouveau document est donc simplifiée pour le fournisseur.

Import de factures : il est possible de paramétrer des fonctionnalités pour l'import de fichiers de données. Ainsi, les fournisseurs capables de générer un fichier structuré de type xml, txt, etc. peuvent bénéficier d'un outil d'import des documents qui simplifie la procédure de transmission des factures.

Légal : le portail applique des mécanismes de validation qui permettent de vérifier la conformité des factures avec les spécificités techniques et légales en vigueur dans le pays concerné.