La Plateforme EDICOM Global e-Invoicing | Solution pour l'envoi

Pour les entreprises internationales ayant des filiales dans différents pays, et la nécessité d'émettre des factures électroniques adaptées à la législation de chaque pays concerné, ces solutions peuvent les aider à optimiser cette gestion.


01 | Compliant outbound e-Invoices

Plateforme intégrée à votre système de gestion centralisé, pour l'envoi de factures électroniques fiscalement conformes au niveau international

La plateforme EDICOM Global e-Invoicing met à disposition de l'utilisateur des solutions pour l'envoi de factures électroniques, adaptées aux spécificités techniques et légales de chaque pays. Pour cela, des procédures de mapping permettent d'adapter la structure des données de l'ERP pour les transmettre aux formats en vigueur dans chacun des pays concernés. Ces adaptations incluent les procédures de signature électronique et l'archivage des codes et données afin de garantir l'authenticité et l'intégrité des documents, ainsi que la validité en cas de contrôle fiscal.

Intégrité et authenticité

L'intégrité du document correspond au fait qu'il est possible de vérifier qu'une facture n'a pas été modifiée durant sa transmission.

L'authenticité de la source garantie que l'émetteur du document n'a pas été usurpé.

Contrôle fiscal

Dans de nombreux pays, l'utilisation de la facture électronique est obligatoire et nécessite l'utilisation de codes électroniques de contrôle délivrés par l'administration fiscale compétente. Une facture ne comportant pas ces codes n'a pas de validité pour le client.

02 | E-Invoicing avec les administrations publiques

Solution de transformation de données et communication, pour transmettre des factures conformément aux spécificités des Administrations Publiques européennes

L'efficacité, la rapidité de réponse et l'amélioration des procédures de gestion qu’offre la facture électronique ont poussées l'Union Européenne à définir un agenda numérique. Ce dernier a pour objectif d'améliorer les relations entre les Administrations Publiques et leurs fournisseurs et de faciliter la gestion des pays de l'U.E.

La plateforme EDICOM Global e-Invoicing simplifie la transmission des factures électroniques, conformément aux spécificités des différentes Administrations Publiques européennes. Ce type de solutions permet de gérer plusieurs problématiques dont la plus complexe reste la gestion des communications qui implique le développement de connecteurs point à point, selon les entités administratives à connecter.

Voici quelques exemples d'Administrations Publiques européennes qui exigent l'utilisation de la facture électronique par leurs fournisseurs et créanciers :

Espagne

Les fournisseurs de l'Administration Publique doivent émettre des factures électroniques en utilisant un format XML nommé FACTURAe.

Le document doit être signé électroniquement et être envoyé aux administrations au travers du "Point Général d'Entrée des Factures" dont l'entité réceptrice dépend.

www.facturae.com

France

Entre 2017 y 2020, tous les fournisseurs de l'Administration Publique doivent passer au système de facture électronique.

Ce changement se fait progressivement en fonction de la taille des entreprises. Le système permet l'envoi d'un document XML structuré ou d'un PDF signé électroniquement. Toutes les factures doivent être transmises au "Portail Chorus" de l'Administration.

Italie

L'Administration Publique italienne exige de ses fournisseurs l'envoi d'un fichier XML comportant une signature et un horodatage électronique.

L'envoi des factures se fait par le biais du système SdI (Sistema di Interscambio) de l'Administration.

Les émetteurs et récepteurs de factures doivent réaliser une conservation des documents conforme à la dénommée procédure "Conservazione Elettronica”.

03 | Business@Mail

Solution B2C pour l'envoi de factures aux clients sans solution électronique

Business@Mail est la plateforme B2C développée par EDICOM pour étendre la facture électronique à 100% des clients. Cette solution s'intègre avec le système de gestion de l'utilisateur et récupère les données des factures destinées aux destinataires qui ne disposent pas d'une solution électronique.

À partir de ces données, Business@Mail est capable de publier des documents lisibles au format PDF, en incluant une signature électronique et en tenant compte des procédures spécifiques à la législation en vigueur dans le pays concerné.

Le client reçoit pour chaque facture un email comportant un lien hypertexte. Ce lien permet d'accéder à un environnement web sécurisé où il peut consulter et télécharger les documents reçus. Ce service est gratuit pour le destinataire. De plus, la solution informe périodiquement l'émetteur des factures de l'état dans lequel se trouvent ses documents. Certaines alertes gérées sont par exemple :

Factures publiées mais en attente de consultation

Clients qui ont atteint le nombre maximum de notifications sans avoir consulté une facture

Factures consultées par les clients