Questions fréquentes avant de débuter un projet de facturation électronique B2B en Italie

Questions fréquentes avant de débuter un projet de facturation électronique B2B en Italie

03/05/2018

Compte tenu de l'initiative italienne (Legge di Bilancio) visant à imposer l'utilisation de la facturation électronique B2B entre entreprises privées (Fattura B2B), il est normal que des doutes et des questions techniques trouvent une réponse appropriée aussi bien dans les entreprises qui utilisent déjà l’EDI que dans celles qui ne sont pas familiarisées avec l'échange électronique de données.

Les entreprises doivent prendre en considération deux dates clés pour s'adapter à ce processus de facturation électronique B2B :

  • À compter du 1er juillet 2018, l'obligation commencera pour les sociétés ayant des activités liées à la fourniture d'hydrocarbures pour moteurs ou qui fournissent des services de sous-traitance dans le cadre d'appels d'offres publics ;
  • À compter du 1er janvier 2019, l'obligation sera massifiée pour toutes les entreprises privées.

EDICOM est en mesure de vous offrir différentes solutions adaptées aux besoins de chaque entreprise, aussi bien pour la facturation entre entreprises privées que pour la facturation à l'Administration Publique (FatturaPA). En outre, il s’agit d’une solution évolutive et internationale, adaptée aux exigences réglementaires de la facturation électronique dans plus de 65 pays à travers le monde.

Pour connaître les principales contraintes rencontrées par les entreprises, nous avons créé une liste d’aspects à prendre en considération pour la mise en œuvre d'un projet de facturation électronique B2B conformément aux exigences du gouvernement italien.

Mon système est-il prêt pour l'émission de factures électroniques ?

La première chose qu'une entreprise doit se demander est de savoir si son système de gestion interne et ses processus administratifs sont prêts à s'adapter à l'émission électronique de factures au SdI. Un fournisseur de solutions électroniques sera nécessaire afin qu’il se connecte à votre ERP pour transformer les données dans les formats structurés demandés.

  • EDICOM est capable de s'intégrer aux principaux ERP du marché (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, etc.) et nous transformons les données au format requis par le destinataire, une fois les données récupérées. Étant donné que notre solution opère dans le cloud, elle ne nécessite donc aucune installation locale de la part du client. Ainsi, la maintenance et les mises à jour de l'infrastructure sont réalisées par nos équipes spécialisées.

Si nous faisons déjà de la facturation électronique, comment puis-je adapter mon système de facturation actuel aussi bien au secteur public qu’au secteur privé ?

Les entreprises qui effectuent déjà des échanges de données électroniques avec leurs partenaires commerciaux ou avec l'administration publique utiliseront un fichier contenant les champs et les informations nécessaires, et convenues entre les parties. Néanmoins, avec l'obligation B2B italienne, le SdI réglementera l'utilisation d'un format XML spécifique qui sera probablement différent du format utilisé actuellement par les entreprises.

Pour ces cas, il sera essentiel de réaliser une analyse préalable afin d’identifier aussi bien les informations nécessaires pour les entreprises que celles qui seront requises par le SDI dans le but d’adapter le format. En outre, nous analyserons la possibilité d'intégrer la facture au format PDF au sein d’un fichier XML. Cette analyse a pour but de faire parvenir au destinataire les informations non contenues dans le fichier XML.

  • EDICOM est capable de réaliser cette analyse et de préparer le message structuré afin d’assurer la pleine conformité des informations avec les données demandées par le SdI, sans oublier les détails qui sont également pertinents pour l’émetteur et le destinataire.

Un service de signature qualifié et un service d’horodatage sont-ils à ma disposition afin d’authentifier mes factures ?

Conformément à la législation européenne et au nouveau règlement eIDAS qui norme l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques réalisées dans le marché intérieur, la législation italienne exige que les factures électroniques soient signées numériquement et accompagnées d'un horodatage afin de garantir l'authenticité, l'intégrité et la non-répudiation de celles-ci.

Comment me connecter en toute sécurité avec le SDI pour obtenir mes factures ?

Une fois la facture transformée au format requis et à partir du moment où la signature numérique et l'horodatage sont appliqués, les documents doivent être envoyés au SDI via un canal sécurisé et fiable. Le SdI a défini des canaux d'entrée et de sortie des factures B2B auxquels la plateforme EDICOM est déjà connectée pour assurer un échange sécurisé. è

  • EDICOM, à travers son HUB des Administrations Publiques, met en place un canal de communication sécurisé et direct avec le SdI à travers le protocole de communication défini, à la fois pour envoyer et pour recevoir les données. En outre, grâce à notre HUB, vous pouvez non seulement vous connecter avec le SdI en Italie, mais nous garantissons également la connectivité avec tout organisme public à l'intérieur et à l'extérieur de l'Union européenne.


Comment puis-je recevoir et intégrer les notifications envoyées par le SDI et le destinataire de la facture?

Pour une gestion optimale des factures, un flux de notifications accompagnant les factures a été créé. Ce dernier permettra aux émetteurs d'avoir une meilleure visibilité sur le statut des factures. En outre, le SdI validera en premier lieu les factures entrantes, ce qui donnera lieu à une première notification concernant la conformité de la facture.

  • Avant d’envoyer au SdI, la plateforme EDICOM réalise une première validation syntaxique, en vérifiant que les champs et signatures numériques requis sont corrects, afin d'assurer un flux efficace et flexible.

Notre HUB est également la plateforme chargée de recevoir les accusés de traitement de la part du SDI et du destinataire final. D'une part, le SdI enverra des notifications de certains statuts dans lesquels chaque facture se trouve. D'autre part, un destinataire peut également traiter ses propres notifications à l'émetteur, au travers du SdI.

  • Grâce à une solution électronique, comme celle proposée par EDICOM, toutes les notifications reçues relatives au statut des documents peuvent être automatiquement intégrées au sein de l'ERP afin d’être traitées en interne de manière flexible. Dans le cas où l'ERP n'est pas prêt à les intégrer, il est possible de gérer les notifications à partir d'une simple interface web proposée au travers de la plateforme EDICOM.

Comment puis-je me mettre en conformité avec la réglementation relative à l’archivage des factures par voie électronique et respectant la Conservazione Sostitutiva ?

En Italie, les émetteurs et les destinataires des factures électroniques devront conserver les documents électroniques pendant au moins six ans. L’archivage de ces documents doit également être effectué conformément au processus de "Conservazione Sostitutiva". Ce processus exige, entre autres, l’application de la signature et du cachet électronique aux documents archivés afin de prouver que les documents sont restés intacts à partir du moment où le cachet est appliqué.

  • EDICOM met à disposition des utilisateurs un service d’archivage certifié de longue durée appelé EDICOMLta. Avec ce service, vous pouvez stocker toutes vos factures avec les accusés de réception pendant la durée demandée. Grâce à la certification qualifiée de conservation des cachets électroniques qualifiés dans le cadre du règlement eIDAS, EDICOM garantit l'intégrité dans le temps des documents archivés dans sa solution.
  • EDICOM agit en tant que fournisseur qualifié de services de confiance en apportant une validité légale et juridique aux documents et fichiers, et en leur accordant la charge de la preuve face aux tiers dans le cadre de l’UE.


Mon ERP est-il prêt à intégrer les factures que je vais recevoir ?

Le caractère obligatoire de la facturation électronique dans le domaine B2B aura un impact notable sur toutes les entreprises italiennes lors de l'émission de factures électroniques. Néanmoins, la réception des factures électroniques ne doit pas être ignorée étant donné que le volume traité sera également très élevé. Dans ce cas, disposer d'une solution électronique permet aux entreprises de résoudre la problématique associée à l’émission et à la réception des factures.

  • EDICOM fournit à la fois des services de réception et d’émission de factures électroniques, en les intégrant directement au sein de l'ERP afin d’optimiser la gestion des documents et obtenir une plus grande efficacité dans le traitement de l'information. Les systèmes de réception et d'intégration de factures électroniques proposés par EDICOM établissent des protocoles de vérification de signature qui garantissent l'origine, l'intégrité et l'authenticité de tous les documents reçus.
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