L’utilisation de la facturation électronique pour les contrats publics au Portugal sera obligatoire en 2020. La eSPAP, Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, sera l’entité coordinatrice en charge de la mise en place du projet de facturation électronique au Portugal.

Le 31 Août 2017, le décret réglementant le système de facturation électronique a été approuvé. Le 28 Décembre 2018, une modification a été apportée par le décret 123/2018 qui définit dès lors les caractéristiques du modèle choisi et les nouvelles échéances d’adoption.

Caractéristiques de la facture électronique au Portugal

Les échéances légales à prendre en compte

• Adoption obligatoire des Administrations Publiques : le 18/04/2019, les administrations et institutions publiques portugaises devront avoir adaptées leur Système d’Information au nouveau système électronique de facturation. Ce délai a été prolongé au 18/04/2020 pour les administrations publiques locales.
• Obligation d’utilisation par les fournisseurs (grandes entreprises) : la date limite pour l’émission de facture électronique de ce groupe d’entreprise est fixée à Avril 2020.
• Obligation pour les PME et Micro-entreprises : la date limite d’utilisation de la facture électronique est fixée au 31/12/2020.

Plateforme de facturation

La eSPAP fournira une plateforme permettant l’émission et la réception des factures électroniques au Portugal mais son utilisation ne sera pas obligatoire pour toutes les administrations publiques :

• Utilisation obligatoire de la plateforme eSPAP :
  • Administrations de l’Etat
  • Institutions publiques
• Utilisation facultative de la plateforme eSPAP :
  • Présidence de la République
  • Assemblée de la République
  • Bureau du Procureur de l’Etat
  • Tribunaux
  • Entités administratives indépendantes
  • Hôpitaux
  • Universités

Connexion avec la plateforme

La connexion sera réalisée au travers du protocole AS2 ou via Web Services.

Format de la facture

Le format sera l’UBL 2.1, norme européenne approuvée.

Archivage 

Les factures doivent être archivées pendant 10 ans par l’émetteur et le récepteur. Avec la solution d’archivage électronique d’EDICOM, les factures sont archivées avec garantie d’intégrité durant toute la période de conservation légale.

Les éléments à mentionner dans le fichier structuré

• Les identifiants du processus et de la facture;
• La période de facturation;
• Les informations sur le cocontractant;
• Les informations sur l'entrepreneur public;
• Les informations sur l'entité bénéficiaire, si elles sont différentes de la précédente;
• Les informations sur le représentant fiscal du cocontractant;
• La référence du contrat;
• Les conditions de livraison;
• Les instructions de paiement;
• Les Informations sur les ajustements et les frais;
• Les informations sur les articles de la facture;
• Le total de la facture.

Systèmes électroniques de TVA et de comptabilité au Portugal

EDICOM travaille depuis des années avec les modèles électroniques au Portugal en matière de déclarations de TVA, de documents de transport électroniques et maintenant également de comptabilité électronique.

Le modèle de comptabilité électronique est le plus récent. Depuis le 1er juillet 2018, les systèmes doivent être en mesure d'enregistrer les informations nécessaires pour générer le fichier de comptabilité. Les entreprises doivent déclarer tous les mouvements comptables par voie électronique à l'administration fiscale et ce, au format SAFT-PT.

Cette déclaration peut être mensuelle ou annuelle et le nouveau fichier comptable SAF-PT doit nécessairement inclure les champs de contrôle suivants:

• Liste des articles
• Liste des clients
• Liste des fournisseurs
• Régimes de TVA
• Mouvements comptables
• Plan de comptes

Concernant la déclaration de TVA électronique au format SAFT-PT, celle-ci doit être faite avant le 25 de chaque mois. Les autorités imposent de générer de manière séquentielle les factures et les bons de livraison et de passer par un processus de cryptage où la signature électronique, les données de la facture précédente et les systèmes de contrôle du processus de génération du fichier sont mis en œuvre. A partir de la plateforme Global VAT Compliance, EDICOM travaille avec une multitude d'entreprises qui ont intégré et automatisé la déclaration de ce document auprès de l'administration fiscale.

Pour ce processus de déclaration des documents de transport électroniques, la solution EDICOM automatise l'envoi des données en temps réel à l'administration fiscale via Webservice, qui émet en retour le code d'autorisation. La solution reçoit automatiquement le code et l'intègre dans le document de transport. Ce code permet le mouvement des marchandises.

Grâce à notre plateforme de facturation électronique, nous pouvons répondre aux besoins des entreprises dans tous les domaines exigés par les autorités portugaises. Au travers d’une unique plateforme intégrée à votre système de gestion, vous pourrez émettre et envoyer les documents électroniques requis dans chaque situation pour chaque destinataire. Contactez notre équipe d'experts. Ils pourront vous proposer la solution la plus efficace pour votre entreprise.