Italie : Le système PEPPOL mis en place par la région Emilia-Romagna

Italie : Le système PEPPOL mis en place par la région Emilia-Romagna

28/11/2016

Javier García, “Business Leader” de l’initiative PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) de la région Emilia-Romagna nous donne les clés de ce nouveau système eProcurement, conçu pour optimiser la chaîne d’approvisionnement du secteur médical et améliorer la qualité des prestations données aux patients.




L’initiative PEPPOL de la région Emilia-Romagna s’inscrit dans un cadre légal européen visant à favoriser les projets technologiques qui permettent d’atteindre des procédures « paperless » dans le secteur public.

Au delà des avantages liés à la modernisation de l’administration, ces initiatives sont alignées avec des textes comme la Directive 2014/24/UE qui encadre la création d’une plateforme pour les marchés publics électroniques interopérable au niveau européen, ou encore la Directive 2014/55/UE qui oblige les États membres à mettre en place des systèmes de facturation électronique avec une norme commune.

La région Emilia-Romagna va au delà de la facture électronique, avec la dématérialisation obligatoire des commandes et avis d’expédition échangés entre les organismes de santé et leurs fournisseurs.

“Depuis le 30 juin, ces échanges de documents doivent être réalisés électroniquement, en conformité avec le standard PEPPOL. De cette manière, les procédures de gestion sont simplifiées et placent la région en position de leader pour les initiatives eProcurement au sein de l’Union Européenne", explique Javier Garcia, responsable du suivi de ce projet Italien chez EDICOM.

PEPPOL a pour objectif d’apporter un standard unique, partagé par toutes les entreprises et Administrations Publiques Européennes. Ce système donne une réponse au problème d’unification des standards et procédures de communication. Selon Javier Garcia, « les procédures de dématérialisation sont généralisées dans une multitude de pays, mais l’interopérabilité entre ces différents pays constitue un véritable défi ». C’est ce motif qui a poussé la région Emilia-Romagna à choisir un standard commun tel que le format UBL PEPPOL.


Fonctionnement de PEPPOL Emilia-Romagna

L’initiative eProcurement du secteur médical de la région Emilia-Romagna est appuyée par l’Agence Intercent-ER et encadrée par la “Delibera n.287” de mars 2015. Ce texte stipule les caractéristiques techniques du projet et les délais de mise en place.

Il se base sur un réseau de communications avec des protocoles spécifiques. Les partenaires envoient leurs messages dans un standard UBL-PEPPOL et échangent leurs documents à travers les points d’accès du réseau PEPPOL. Ces derniers sont appelés « Access Points » et doivent être certifiés pour proposer une connexion au réseau. Pour cela, ils doivent avoir passé une série de tests et audits encadrés par l’agence Intercent-ER”, explique Javier Garcia, responsable de ce type de projets chez EDICOM.

Une fois le projet de dématérialisation lancé, l’envoi électronique des commandes se déroule en deux phases :

  • L’organisme public envoi les données de la commande à Intercent-ER.
  • Intercent-ER réexpédie le document au format PEPPOL à un Access Point comme EDICOM, qui se charge de transformer les données requises dans un format attendu par le destinataire et de lui transmettre.

Pour les avis d’expédition, qui doivent également être électroniques, la procédure est la suivante :

  • Le fournisseur envoie le document structuré à son Access Point.
  • L’Access Point se connecte à Intercent-ER et lui envoie le document transmis par le fournisseur.
  • Intercent-ER réexpédie le document dans un format PEPPOL à l’organisme public destinataire.

Ces actions se produisent en temps réel, ce qui permet d’agiliser les procédures d’envoi et les temps de réponse des administrations publiques et des fournisseurs.


Le futur

Le programme de dématérialisation concerne les organismes de santé publique de la région Emilia-Romagna et leurs fournisseurs. Ce type de projet devrait s’étendre à d’autres régions et domaines d’activités.

Au delà de l’envoi et la réception des commandes et avis d’expédition, les organismes du secteur public italien et leurs fournisseurs sont concernés par l’obligation de transmettre des factures électroniques depuis 2015.

“Avec ce projet, les entreprises devraient réduire leurs coûts économiques et le nombre d’erreurs dans les documents. L’adoption de PEPPOL facilite la participation aux marchés publics et le commerce transfrontalier, car il s’agit d’un standard qui s’étend rapidement en Europe. En effet, des initiatives similaires ont été lancées en Suisse et au Royaume Uni avec le NHS (National Health Service)”, conclue Javier García.

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Ressources

La Facture Électronique avec l’Administration Publique en France
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