Chorus Portail Pro : Envoi de factures à l'administration publique française

Chorus Portail Pro : Envoi de factures à l'administration publique française

28/11/2016

Janvier 2017 est la limite donnée à l'administration publique pour être en mesure de recevoir des factures électroniques. Chorus Portail Pro, le HUB d'entrée des factures destinées au secteur public français, permet l'envoi des documents par différents moyens.




Chaque jour, nous approchons du début du passage au système de facture électronique avec l'Administration Publique en France. Janvier 2017 est la période choisie pour débuter officiellement le projet qui concernera dans un premier temps les grandes entreprises ainsi que les organismes publics nationaux et régionaux. Par la suite, les petites et moyennes entreprises intégreront progressivement le projet afin d'atteindre en 2020 l'incorporation de 100% des fournisseurs de l'administration publique française.

Le cadre légal associé à ce projet est constitué par l'Ordonnance N° 2014-697, qui établit les caractéristiques d'un système qui concernera plusieurs milliers de contribuables qui ont à leur disposition différents moyens pour transmettre leurs factures aux administrations publiques de France. Compte tenu de l'hétérogénéité des fournisseurs, Chorus Portail Pro donnera accès à différentes solutions pour l'envoi des factures. On retrouve deux grands groupes : les solutions manuelles et les solutions automatisées.


Solutions manuelles

Cette alternative est prévue pour les fournisseurs de l'administration qui émettent peu de factures. Il s'agit d'une solution simple ne nécessitant aucune capacité technologique pour l'émetteur, car elle est basée sur la saisie manuelle des données sur internet. Il existe deux options pour l'envoi de factures électroniques en mode manuel :

Portail Web

Les émetteurs de factures qui utilisent cette option devront enregistrer les données de leurs factures dans au moins deux systèmes d'information : dans leur solution interne de facturation ou comptabilité et sur Chorus Pro. Il s'agit d'une procédure qui nécessite du temps et peut entraîner des erreurs liées aux différences entre les informations enregistrées dans un système et dans l'autre. Cette option est donc recommandée uniquement pour les entreprises qui émettent moins de 100 factures par an.

Import dans Chorus Pro

Dans ce cas, l'émetteur accède à Chorus Pro mais au lieu d'effectuer une saisie des informations, il importe la facture dans un format PDF comportant une signature électronique. Cette méthode est donc un peu plus agile que la précédente mais reste contraignante puisqu'il est nécessaire de générer un PDF pour chaque facture, le signer électroniquement avec un certificat valide et l'importer manuellement sur le portail. En raison du temps nécessaire pour la réalisation de ces différentes étapes, cette option est préconisée uniquement pour les entreprises qui transmettent entre 100 et 1000 factures par an.


Solutions automatisées

Ces solutions sont prévues pour s'intégrer avec le système de gestion interne des entreprises, afin d'automatiser l'émission des factures et leur envoi à Chorus Pro lors de la transmission au destinataire.

L'AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) permet la création de factures au format UBL V2 ou encore UN/CEFACT CII (CCTS7NDR v3.0). Ces deux formats sont basés sur un langage XML. Une fois créée, la facture XML peut être envoyée grâce à différents protocoles de communication directs et sécurisés comme ceux utilisés avec la technologie EDI (Electronic Data Interchange).

Cette procédure est plus sécurisée, permet de diminuer les temps de réponse, garantit la fiscalité et élimine presque complètement la possibilité d'avoir des erreurs, ce qui se traduit à moyen terme par d'importantes réductions des coûts et une meilleure gestion.

EDICOM propose des solutions qui permettent d'automatiser la procédure de création et envoi des factures électroniques, en assurant le traitement de milliers de documents avec les garanties de sécurité et disponibilité du service. Outre les spécificités de chaque projet, la procédure de dématérialisation des factures se fait en respectant 5 phases clés :

  • La plateforme d'EDICOM récupère les données générées par l'ERP ou système d'information comptable de l’émetteur
  • Une fois les données récupérées par la solution de facturation électronique, ces dernières sont transformées au format XML requis
  • Une validation syntaxique et sémantique du document est réalisée afin de vérifier la conformité de structure de la facture et la présence de 100% des informations exigées par l'AIFE et l'Administration Publique réceptrice.
  • La plateforme d'EDICOM se connecte à Chorus Pro grâce à son "HUB Administrations publiques" et transmet de manière sécurisée les documents électroniques.
  • EDICOM maintient des connexions ouvertes avec Chorus Pro afin de traiter les accusés émis par Chorus Pro. Cette réception des accusés permet d'avoir un contrôle de la traçabilité des documents en temps réel, en donnant à l'émetteur le détail de l'état de chaque facture.

Plateforme e-Invoicing

Une solution unique permet d'envoyer des factures électroniques dans le monde entier

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