E-factura | Por qué una solución global e-invoicing

Las empresas operan en mercados globalizados y gestionan sus operaciones comerciales en un marco transnacional, que exige la adaptación de sus procesos a una realidad cada vez más extendida: La Facturación Electrónica.

Estos documentos son clave en las relaciones comerciales y deben ajustarse a la legislación establecida por cada país. En algunos casos, sobre todo en Latinoamérica, su emisión es obligatoria. Esto se debe, además de las ventajas que plantea en términos económicos y de productividad, a su capacidad para mejorar el control fiscal por parte de las administraciones tributarias.

Por qué

La puesta en marcha de la factura electrónica debe ser capaz de optimizar al máximo las gestiones. Si vas a implantarla en tu empresa, presta atención a estos diez consejos para que tu solución de e-Invoicing te permita obtener el mayor número de beneficios:

01 Mejor una solución en la nube

Las soluciones en la nube inhiben a las empresas de tener que dedicar recursos, infraestructura y hardware a las tareas de instalación, puesta en servicio y mantenimiento. Si te decantas por una plataforma de este tipo tendrás mayores garantías de disponibilidad y actualización a un coste mucho menor.

02 Intégrala con tu ERP

La solución de e-invoicing debería ser capaz de integrarse con tu sistema de gestión mediante un canal específico de comunicación. Es importante que sea una solución flexible y se adapte a las especificaciones técnicas del ERP.

03 Debe ser multi-estándar

La solución tiene que ser capaz de convertir los datos de tu sistema interno de gestión a múltiples formatos estructurados conforme a las especificaciones técnicas y legales de cada país en el que opera tu empresa, e incluso a las particularidades comerciales de tus clientes.

04 Interfaz gráfica de usuario

Si la interfaz es amigable y ofrece un entorno cómodo para administrar la trazabilidad y el estatus de tus facturas, más fácil será su gestión.

05 Administración de usuarios

¿Cuántos usuarios deben interactuar con tu plataforma? Asegúrate de que esta cuenta con la posibilidad de gestionar permisos y roles para cada uno de ellos y para grupos de usuarios concretos.

06 Capacidad de entrega de facturas

Comprueba que los documentos fiscales se pueden enviar a su destino por medios electrónicos. La solución debe tener capacidad para hacer llegar las facturas al receptor por múltiples canales (Redes Privadas B2B, AS2, OFTP, FTPS, W. SERVICES, etc.).

07 Entornos diferenciados

Hoy en día, las empresas multinacionales trabajan habitualmente con un único ERP al que pueden acceder los usuarios desde cualquier país. Esto supone una mayor eficiencia, ahorro de costes y control de los procesos corporativos. No obstante, también requiere disponer de una única solución que sea capaz de facturar conforme a los requisitos de cada país en los que opera la compañía. Es decir, necesitarás contar con entornos de administración adaptados a cada país emisor.

08 Siempre alineada con la legislación vigente

Cuestiones como el formato, la inclusión de firmas electrónicas, sellos de tiempo o códigos de control fiscal e identificadores específicos deben tenerse en cuenta para dotar de valor fiscal a los documentos. Es necesario que la solución que elijas ofrezca garantías de que está alineada y permanentemente actualizada con la legislación vigente de los países en los que opera.

09 Mejor si es una solución escalable

La solución ha de integrarse con interlocutores sin capacidad para enviar o recibir facturas electrónicas. Para ello deberías contar con una plataforma que incluyese funcionalidades específicas como portales web adaptados que permitan a tus clientes y proveedores interactuar aun cuando no cuenten con una solución específica de emisión o recepción de facturas electrónicas.

10 Archivo legal

El almacenamiento de las facturas electrónicas debe ser conforme a las especificaciones que en cada país se especifiquen. Por eso, la solución tiene que contar con un módulo de almacenamiento legal y recuperación de facturas adaptado a la legislación de cada región.