E-factura | Qué es la e-Factura

La factura electrónica es un sustituto legal y fiscal de la factura papel. Este sistema tecnológico se está implantando actualmente en países de todo el mundo. Sin embargo, a pesar de su expansión, todavía se producen confusiones acerca de lo que significa realmente este término.

El principal error es pensar que cualquier factura que se envíe y reciba por medios electrónicos constituye en sí misma una factura electrónica. Además de esta condición, deben cumplirse una serie de requisitos que conviertan al documento digital en una alternativa con idénticas atribuciones legales y fiscales que las otorgadas a su homólogo en formato papel.

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La consideración de una factura electrónica como documento original válido, pasa por cumplir con las especificaciones que establece la legislación del país desde el que se emite:

Obligatoriedad

Diferentes regiones han impuesto el uso de la factura electrónica a un mayor o menor número de contribuyentes. En Latinoamérica existen muchos países en los que el uso de este sistema de facturación es prácticamente obligatorio para el 100% de los emisores. En Europa, algunos países lo convierten en un formato obligatorio en las relaciones que las Administraciones Públicas mantienen con sus proveedores.

Trámites administrativos previos

Algunos Estados exigen la aplicación de procesos previos de postulación, registros, obtención de certificados, etc., como trámites previos con los que hay que cumplir antes de empezar a emitir facturas electrónicas.

Formatos

En muchos casos el formato en el que debe generarse el documento electrónico está definido y normalizado, siendo el XML el lenguaje más extendido.


Código de control fiscal

Los países que impulsan el empleo de la factura electrónica para reducir la evasión del pago de impuestos exigen la inclusión en el documento de códigos de control. Estos son otorgados normalmente por la administración fiscal competente como paso previo al envío del documento al cliente.

Firma electrónica

Es frecuente que la legislación de los distintos países establezca la necesidad de aplicar firma electrónica sobre la factura, como medio para garantizar la integridad del documento y la autenticidad de su origen.

Conservación

El almacenamiento de los documentos electrónicos originales bajo ciertas condiciones de seguridad y acceso suele ser objeto de las diferentes legislaciones existentes en materia de facturación electrónica.