Preguntas frecuentes antes de empezar un proyecto de factura electrónica B2B en Italia

Preguntas frecuentes antes de empezar un proyecto de factura electrónica B2B en Italia

03/05/2018

Ante la iniciativa italiana (Legge di Bilancio) de establecer la obligatoriedad del uso de la factura electrónica B2B entre empresas privadas (Fattura B2B), es normal que surjan dudas y cuestiones técnicas a resolver tanto en las empresas que ya usan EDI como en las que no están familiarizadas con el intercambio electrónico de datos.

Las empresas deben tener en cuenta con dos fechas clave para adaptarse a este proceso de factura electrónica B2B:

  • A partir del 1 de julio de 2018, comenzará la obligación para aquellas empresas con actividades relativas a suministros de hidrocarburos para motores o que presten servicios de subcontratistas dentro de concursos públicos;
  • A partir del 1 de enero de 2019, la obligatoriedad se masificará para todas las empresas privadas.

Desde EDICOM, podemos ofrecer diversas soluciones adaptadas a las necesidades de cada empresa, tanto para la facturación entre empresas privadas como para la facturación con la Administración Pública (FatturaPA). Además, es una solución escalable e internacional, adaptada a los requisitos normativos de la factura electrónica en más de 65 países en el mundo.

Para conocer cuáles pueden ser los principales desafíos para las empresas, hemos creado una lista de consideraciones para la implantación de un proyecto de factura electrónica B2B conforme a los requisitos del gobierno italiano.

¿Está mi sistema preparado para la emisión de factura electrónica?

Lo primero que se debe preguntar una empresa es si su sistema interno de gestión y sus procesos administrativos están preparados para adaptarse a la emisión electrónica de facturas al SdI. Necesitará un proveedor de soluciones electrónicas que se conecte con su ERP para la transformación de los datos a los formatos estructurados requeridos.

  • EDICOM es capaz de integrarse con los principales ERPs del mercado (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, etc.) y nos adaptamos a la recuperación de datos para transformarlos en el formato requerido por el destino. Nuestra solución opera en la nube, por lo que no precisa de ninguna instalación local por parte del cliente y tanto el mantenimiento como la actualización de la infraestructura son realizados por realizados por nuestros equipos especializados.

Si ya estoy haciendo factura electrónica, ¿cómo puedo adaptar mi esquema actual de factura tanto al ámbito público o privado?

Aquellas empresas que ya estén realizando intercambio electrónico de datos con sus partners comerciales o con la Administración Pública estarán usando un archivo que contendrá los campos e informaciones necesarios y acordados entre las partes. Pero, con la obligación italiana B2B, el SdI regulará el uso de un formato XML específico que probablemente diferirá del formato actual usado por las empresas.

Para estos casos, será necesario un análisis previo de la información necesaria para las empresas y la que será requerida por el SdI para adaptar el formato. También, se analizará la posibilidad de embeber la propia factura en PDF dentro del XML para hacer llegar al destino la información no contenida en el XML.

  • EDICOM es capaz de encargarse de este análisis y preparar el mensaje estructurado necesario para asegurar la total conformidad de las informaciones con los datos que pide el SdI sin olvidar los detalles que son también relevantes para el emisor y el receptor.

¿Dispongo de un servicio de firma cualificada y Time Stamping para autentificar mis facturas?

En conformidad con la legislación europea y el nuevo Reglamento eIDAS que normaliza la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, la ley italiana exige que las facturas electrónicas deben estar firmadas digitalmente y estar acompañadas de un sellado de tiempo para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio de las mismas.

¿Cómo me conecto de forma segura con el SdI para hacerles llegar mis facturas?

Una vez la factura se ha transformado al formato requerido y se ha aplicado la firma digital y el sellado de tiempo, hay que hacer llegar los documentos al SdI usando un canal seguro y fiable. El Sistema de Interscambio ha definido unos canales de entrada y de salida de las facturas B2B a los que la plataforma de EDICOM ya está conectada para un intercambio seguro.

  • EDICOM, a través de su HUB de Administraciones Públicas, implementa un canal de comunicación seguro y directo con el SdI a través del protocolo de comunicación definido, tanto para enviar como para recibir. Además, a través de nuestro HUB de AAPP, no sólo podrás conectar con el SdI en Italia, sino que garantizamos conectividad con cualquier organismo público dentro y fuera de la Unión Europea.

¿Cómo puedo recibir e integrar las notificaciones que me mandan tanto el SdI como el receptor de la factura?

Para una óptima gestión de las facturas, se ha creado un flujo de notificaciones que acompañarán a las mismas y permitirán a los emisores tener una mayor visibilidad sobre el estado de las facturas. Además, en primera instancia es el SdI quien validará las facturas entrantes, dando lugar a una primera notificación relativa a la conformidad de la factura.

  • La plataforma de EDICOM, para asegurar un flujo eficiente y ágil, realiza antes de enviar al SdI, una primera validación sintáctica, comprobando que los campos requeridos y las firmas digitales son correctos.

Nuestro HUB también es la plataforma encargada de recibir los acuses de estado provenientes tanto del SdI como del destinatario final. Por un lado, el SdI enviará notificaciones de ciertos estados en los que se encuentre cada factura. Por otro lado, un destinatario podrá tramitar también sus propias notificaciones al emisor, a través del SdI.

  • Mediante una solución electrónica como la de EDICOM, todas las notificaciones que se reciban sobre el estado de los documentos podrán ser integradas automáticamente en el ERP para ser tratadas internamente de forma ágil. En el caso de que el ERP no esté preparado para integrarlas en un primer momento, desde la plataforma de EDICOM podrás gestionar las notificaciones desde una sencilla interfaz web.

¿Cómo puedo cumplir con la normativa de almacenamiento de las facturas de forma electrónica y conforme a la Conservazione Sostitutiva?

En Italia, los emisores y receptores de facturas electrónicas deberán conservar los documentos electrónicos durante al menos 5 años. El almacenamiento de estos documentos deberá hacerse además conforme al proceso de "Conservazione Sostitutiva" que, entre otras cosas, exigen la firma y el sellado electrónico de los documentos almacenados para acreditar que los documentos se han mantenido intactos desde el momento en el que se aplica el sello.

  • EDICOM pone a disposición de los usuarios un servicio de almacenamiento certificado de larga duración denominado EDICOMLta, con el que podrá almacenar todas sus facturas junto con los acuses de recibo por el tiempo que requiera. Gracias a la certificación cualificada de conservación de sellos electrónicos cualificados bajo el Reglamento eIDAS, EDICOM garantiza la integridad en el tiempo de los documentos almacenados en su solución.
  • EDICOM actúa como prestador cualificado de servicios de confianza aportando validez legal y jurídica a los documentos y archivos, otorgándoles la categoría de la carga de la prueba ante terceros en el marco de la Unión Europea.

¿Está mi ERP listo para poder integrar las facturas que voy a recibir?

La obligatoriedad de factura electrónica en el ámbito B2B tendrá un impacto notable en todas las empresas italianas a la hora de emitir facturas electrónicas. Pero no se debe ignorar la recepción de facturas electrónicas, ya que el volumen será también muy elevado. En este caso, contar con una solución electrónica permite a las empresas resolver la cuestión de emisión y de recepción de facturas.

  • EDICOM proporciona tanto servicios de salida como de entrada de facturas electrónicas, integrándolas directamente en el ERP para optimizar la gestión de los documentos y obtener mayor eficiencia en el tratamiento de la información. Los sistemas de recepción e integración de facturas electrónicas de EDICOM, habilitan protocolos de verificación de firmas que garantizan el origen, integridad y autenticidad de todos los documentos recibidos.
b2b e-invoicing Italia

e-Invoicing Platform

Una única solución que permite emitir factura electrónica en cualquier país del mundo

Consulta las últimas noticias en...

Recursos

La Factura Electrónica con la Administración Pública en Francia
Conoce el proyecto de desmaterialización fiscal del sector público en Francia.