Los servicios de integración de factura maximizan los procesos de cuentas a pagar en entornos multinacionales

Los servicios de integración de factura maximizan los procesos de cuentas a pagar en entornos multinacionales

27/08/2018

La búsqueda de la eficiencia es una de las máximas de cualquier empresa. En el desarrollo de modelos operativos que la propicien, los Centros de Servicios Compartidos son un valor de negocio fundamental. Se trata de centralizar procesos de alto volumen de gestión y bajo nivel estratégico, un ejemplo claro es la facturación y la contabilidad. Diferentes unidades de negocio de una compañía logran enfocar sus esfuerzos en tareas estratégicas liberándose de esta carga operativa que se gestiona a través de Centros de Servicios Compartidos.

Centroamérica se ha convertido en un polo de atracción de inversión extranjera en los últimos años y grandes compañías han decidido instalar sus Centros de Servicios Compartidos para procesar las transacciones financieras. Son varios los factores que llevan a las empresas a apostar por este modelo, entre ellos la reducción de costos, evitar la duplicidad de esfuerzos o consolidar y estandarizar procesos de manera transversal en toda la organización.

Pero la inversión tecnológica es clave para lograr estos objetivos. En el caso de la contabilidad y cuentas a pagar, las soluciones automatizadas de facturación electrónica facilitan a los Centros de Servicios Compartidos la agilización de los tiempos de cobro y una mayor eficiencia en los procesos administrativos. Por un lado, la emisión de factura electrónica B2G y B2B es obligatoria en la mayoría de países de Latinoamérica y México y su uso crece a nivel B2G en Europa. En Centroamérica, las multinacionales que han apostado por este modelo operativo necesitan además hacer frente a los requisitos legislativos de su entorno próximo y al de cualquier país con el que trabaje la compañía y sus unidades de negocio (proveedores, partners...). Por otro lado, la recepción y plena integración de las facturas recibidas en el sistema informático interno automatizan el proceso de recepción, validación y contabilización.

Una solución global de factura electrónica simplifica los procesos de emisión y recepción en entornos multinacionales. Es la solución para aquellas empresas que operan en distintos mercados a partir de sistemas de gestión centralizados y que tienen que ser capaces de tratar estos documentos conforme a la legislación vigente en cada país.

Una solución de recepción de facturas permite:

  • Habilitar protocolos de verificación de firmas que garanticen el origen, integridad y autenticidad de todos los documentos recibidos.
  • Mapear la factura para extraer los datos en el formato propietario del ERP del cliente.
  • Integrar la factura en el sistema informático interno.
  • Automatizar el proceso de recepción, validación y contabilización.

Los Centros de Servicios Compartidos que apuestan por esta tecnología ven justificada su inversión por las ventajas que aporta:

  • Incremento de la eficiencia de los procesos administrativos, gracias a la automatización y reducción de errores.
  • Aumento de la productividad en la gestión.
  • Mejora de la calidad de los servicios, por ejemplo, en pago a proveedores.
  • Reducción de costos por la mejora de la eficiencia de los procesos.
  • Eliminación de errores humanos gracias a la automatización de las gestiones.
  • Menores tiempos de entrega y cobro de facturas derivadas de la automatización y la eliminación de errores cuya subsanación ocasiona demoras.
  • Incremento de la seguridad de las transacciones comerciales.
  • Automatización de los procesos de recepción e integración de facturas.
  • Eliminación del papel de la gestión administrativa diaria.
  • Almacenamiento de forma ágil, segura y legal de las facturas.

EDICOM, proveedor tecnológico especializado en soluciones de facturación electrónica, ha desarrollado diferentes herramientas para la integración de facturas.

Si cuentas con centros de trabajo compartidos y recibes miles de facturas de tus proveedores que debes integrar en tu gestión de cuentas a pagar, necesitas una solución que te permita:

  • Centralizar la recepción de facturas provengan del país que provengan, controlando que cada documento es conforme con las especificaciones técnicas y legales de cada país en el que tienes presencia
  • Verificar que cada factura cumple con tus requerimientos comerciales antes de integrarlas en tus sistemas de información.
  • Reducir costos y optimizar tus procesos operativos recibiendo el 100% de las facturas de tus proveedores en modo electrónico.

1. Compliant Inbound e-Invoices:

Servicio de recepción de facturas electrónicas internacionales con validadores sintácticos, semánticos y fiscales conectados a las principales administraciones tributarias internacionales. Esta solución se basa en la puesta en servicio de tres servicios clave que simplifican los procesos recepción de todas las facturas de proveedores:

Recepción de facturas: la red de comunicaciones B2B de EDICOM ofrece múltiples alternativas a sus proveedores para el envío seguro de tus facturas electrónicas. Nuestra infraestructura de comunicaciones ofrece conectividad privada a través de nuestra VAN EDICOMNet o servicios específicos de comunicaciones punto a punto por AS2, OFTP2, etc.

Validación legal: Global e-Invoicing Platform analiza la conformidad de las facturas recibidas respecto a las especificaciones técnicas y legales de cada país en el que operas. El servicio implementa igualmente validadores fiscales que se conectan con la administración tributaria competente en cada caso, para verificar que la factura recibida ha sido procesada conforme a las especificaciones fiscales de cada país.

Validación sintáctica y semántica: las facturas que superen la validación legal se someten a un segundo proceso de control para verificar que cumplen con las especificaciones definidas en la plataforma en aspectos como formatos, adecuación a guías EDI o existencia de todos los datos mínimos exigidos.

Archivo legal: los documentos se almacenan en un data center en alta disponibilidad y respetando los mayores estándares en materia de seguridad, además de la legislación de cada país.

Integración con el sistema de gestión: las facturas son finalmente sometidas a un proceso de transformación de datos para su integración en el ERP. La plataforma implementará distintos entornos de administración permitiendo una gestión e integración descentralizada por país o región.

2. Portal de proveedores.

El servicio Partner Web Portal de EDICOM está concebido para integrar a aquellos proveedores de menor volumen de facturación, que habitualmente le remiten sus documentos por otros medios como el correo postal, el e-mail o el fax. Esta situación impide poder integrar automáticamente sus facturas a pagar en el sistema de gestión.

Para estos casos, se ha diseñado un servicio adaptado a estas necesidades que implementa portales web de fácil acceso para la comunidad de proveedores del cliente, en los que registra las facturas dirigidas al cliente con sencillos formularios de introducción de datos. De este modo, las facturas registradas en estos portales quedan automáticamente integradas en el sistema de gestión interno, ahorrando tiempos, y reduciendo sus costos operativos.

Estas son algunas características de la solución:

  • Bidireccional: puede emplearse para enviar órdenes de compra a la red de proveedores.
  • Asistente de emisión de facturas: las órdenes de compra recibidas se toman como base para lanzar el proceso de emisión de facturas. Así se agiliza y simplifica la tarea de crear nuevos documentos por parte del proveedor.
  • Importación de facturas: es posible integrar funcionalidades para la importación de ficheros de datos. Así, si tu proveedor es capaz de generar un archivo estructurado xml, csv, text, etc., podrás implementar un asistente de importación que simplificará el proceso de emisión de facturas.
  • Legal: el portal implementa mecanismos de validación que verifican la conformidad de la factura generada con las especificaciones técnicas y legales vigentes en cada país.
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e-Invoicing Platform

Una única solución que permite emitir factura electrónica en cualquier país del mundo

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