La factura electrónica en la contratación pública en Europa

La factura electrónica en la contratación pública en Europa

24/10/2018

En menos de seis meses, a partir del 18 de abril de 2019, todas las administraciones públicas europeas deberán poder aceptar facturas en formato electrónico de sus proveedores. Europa lleva años apostando por un salto tecnológico que permita extender el e-Procurement, es decir, la gestión electrónica de todo el proceso comercial entre el Sector Público y sus proveedores.

Para ello, la Directiva 2014/55/EU sienta las bases de un modelo estandarizado con formatos comunes para que cualquier proveedor en cualquier país pueda trabajar con cualquier administración pública europea y, de esta forma, contribuir en el desarrollo del comercio transfronterizo. Las dos sintaxis por del CEN son las siguientes:

  • Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII).
  • Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015.

Gracias a la definición de estándares abiertos las compañías puedan negociar de forma electrónica con cualquier comprador del sector público europeo y realizar procesos de adquisición. De esta forma, las posibilidades de contratación y, por tanto, de negocio, son mayores.

Aunque la implementación del EDI en las empresas europeas está ampliamente extendida desde hace años, el reto para el futuro inmediato es conseguir una mayor interoperabilidad entre países, ya que cada región cuenta con sus propias especificaciones técnicas y formatos.

Con el objetivo de fomentar la interoperabilidad, nace y se desarrolla la red europea PEPPOL, basada en una infraestructura entre puntos de acceso certificados y aplicable tanto en el ámbito público como privado y a nivel global. Además, PEPPOL propone el uso de los estándares UBL para el intercambio de datos.

La acreditación como PEPPOL Access Point o tercero autorizado permite a Edicom conectar con la plataforma PEPPOL, a través de la cual compañías privadas y gobiernos en Europa pueden intercambiar documentos electrónicos de cualquier tipo. Además, Edicom también posee la certificación SMP (Service Metadata Publisher), que le permite gestionar su propia infraestructura de identificadores en la red PEPPOL conectada con el SML (Service Metadata Locater).

¿Cómo enviar facturas electrónicas a la Administración Pública?

Se observan dos arquitecturas diferentes de funcionamiento de la factura electrónica que ya están en vigor en varios países:

  • Un HUB central que recibe todas las facturas electrónicas de los proveedores y las deriva a la institución pública correspondiente. Este modelo es el usado, por ejemplo, en Italia (SdI), Francia (Chorus Pro) o España (Facturae).
  • Un sistema de distribución donde los proveedores pueden enviar directamente las facturas electrónicas a la administración pública en cuestión. Es decir, una solución descentralizada.

EDICOM ha creado una HUB o plataforma integral de facturación electrónica con la Administraciones Públicas, a través de la cual se puede establecer conexión con cualquier organismo público de la Unión Europea. La plataforma habilita un canal de comunicación bidireccional que permite automatizar tanto el envío de las facturas, como la recepción de las respuestas de status que aportan valiosa información sobre el ciclo de vida de las facturas. Este HUB de Administraciones Públicas puede conectar con las administraciones públicas, sean estas locales, regionales o supranacionales.

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Funcionamiento de la plataforma

Gestionar la factura electrónica con las Administraciones Públicas de la Unión Europea conforme a especificaciones nacionales puede suponer un reto para empresas globales. Para simplificar esta situación, EDICOM ha desarrollado una plataforma global de comunicaciones electrónicas B2B2G con capacidades de e-Invoicing y VAT Compliance.

Esta plataforma permite el envío de facturas electrónicas a cualquier Administración Pública desde una única solución con tres características básicas:

  • Automatización. La solución se integra con el ERP de la empresa para automatizar la declaración del IVA y cualquier otra comunicación tributaria.
  • Centralización. Es una plataforma apta para el cumplimiento fiscal en más de 70 países de todo el mundo, por lo que es posible centralizar todos los procedimientos en una única solución.
  • Globalización. EDICOM Platform está preparada para la declaración electrónica del IVA, para la facturación electrónica y cualquier otra comunicación comercial o fiscal.

La solución se integra con el ERP de la empresa poniendo en servicio sus sistemas de mapping para “traducir” automáticamente la información que se genera en el sistema al formato electrónico requerido.

A continuación, los datos se validan sintáctica y semánticamente para comprobar que el archivo es correcto de acuerdo a las especificaciones del país de destino.

Una vez que el mensaje se ha validado se aplican mecanismos para garantizar su valor legal. Por ejemplo, la firma electrónica, el sello de tiempo u otros certificados.

Por último, EDICOM Platform entrega el mensaje al organismo público a través del sistema implementado en cada país, aplicando los protocolos necesarios en cada caso (webservice, AS2, HTTPS, FTP…). La solución recibe también las respuestas de las administraciones con el status en el que se encuentra cada factura.

Todo este proceso es automático y se lleva a cabo en cuestión de segundos de una forma transparente para el usuario. Esto significa que los departamentos contables y de administración pueden continuar trabajando desde sus sistemas habituales de gestión.

Servicios de confianza eIDAS para garantizar la integridad de los documentos

En una Europa cada vez más digital, los ciudadanos, las empresas y el Sector Público necesitan un marco regulatorio que aporte seguridad y certidumbre legal a las actividades electrónicas que a diario se producen tanto en ambientes públicos como privados. Esos mecanismos de seguridad se recogen en el Reglamento Nº910/2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, conocida como eIDAS.

EDICOM es prestador de servicios de confianza cualificados para la emisión de certificados electrónicos cualificados de firma electrónica y sello electrónico, expedición de sellos de tiempo y servicio cualificado de conservación de sellos electrónicos cualificados. Aportamos validez legal y jurídica a los documentos, otorgándoles la categoría de carga de la prueba ante terceros en el marco de la Unión Europea.

Gracias a la certificación del servicio cualificado de Conservación de sellos electrónicos cualificados, EDICOM está capacitado para preservar las condiciones legales de documentos y archivos almacenados con garantías de autenticidad e integridad a lo largo del tiempo mediante la plataforma EDICOMLta.

Ventajas de comenzar a usar factura electrónica

Para las empresas, la utilización de la factura electrónica implica:

  • Ahorro de costes: La inversión inicial que supone su implantación, y que plantea dudas a algunas pymes, se recupera rápidamente con cada una de las facturas emitidas. Hay que tener en cuenta que con esta tecnología se eliminan completamente los costes del papel, la impresión y el envío. Además, se incrementa la productividad del Departamento de Administración que, gracias a la automatización de este proceso, cuenta con más tiempo para realizar otras tareas.
  • Automatización e integración en los procesos de recepción de las facturas: El origen electrónico del documento permite la integración automática en el sistema y, por tanto, su contabilización, dejándolas listas para su pago sin prácticamente intervención humana.
  • Mayor eficiencia y eliminación de errores humanos: Como consecuencia de la automatización y de un tratamiento plenamente integrado. Las facturas electrónicas pueden generarse y transmitirse automáticamente del proveedor de servicios al destinatario. Así, la mayor parte de los beneficios económicos no se deben al ahorro en material impreso y en costes de envío, sino más bien a la total automatización e integración del proceso entre los interlocutores comerciales, desde la orden de pedido hasta el pago.
  • Menores tiempos de entrega y cobro de facturas: La eficiencia de los procesos de emisión y recepción, la inmediatez de estos, y la práctica eliminación de errores en la generación y contabilización de facturas, contribuye a reducir los plazos de cobro de las facturas.
  • Mayor seguridad: El envío de facturas se realiza empleando redes privadas o protocolos específicos como AS2, FTPS, WebServices, VAN (Value Added Network), etc. Además, con los sistemas de firma digital se garantiza la integridad, origen y autenticidad de estas facturas.

Almacenamiento ágil, seguro y legal: Los documentos originales y firmados quedan resguardados durante, como mínimo, el tiempo que establece la legislación vigente. Esto disminuye los costes de almacenamiento y, además, facilita la consulta de las antiguas facturas.

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