¿Cómo funciona la factura electrónica en Costa Rica?

¿Cómo funciona la factura electrónica en Costa Rica?

05/03/2018

En el caso de Costa Rica, la facturación electrónica se realiza a través del Ministerio de Hacienda que recibe, valida y emite un comprobante de la factura para receptor final. Todos los comprobantes electrónicos y documentos asociados deben contar con el mensaje de aceptación por parte del Ministerio de Hacienda, de lo contrario no podrán ser utilizados como medio de respaldo de los créditos fiscales ni como gastos deducibles.

Además, existen varios requisitos técnicos. Para poder emitir comprobantes electrónicos, el contribuyente debe darse de alta en la DGT y contar un mecanismo de seguridad para firmar los comprobantes electrónicos y garantizar así su integridad y autenticidad. Para ello es necesario:

  • Firma electrónica para garantizar la integridad y autenticidad. La factura debe ir firmada digitalmente a partir de un certificado expedido por una autoridad de certificación internacional.
  • El almacenamiento es obligatorio para emisor y receptor durante un periodo de cinco años.

Documentos electrónicos en la factura electrónica en Costa Rica

La factura electrónica en Costa Rica comprende un total de cinco documentos o mensajes que forman parte del intercambio:

  • Factura: Respalda la venta de bienes y la prestación de servicios.
  • Nota de crédito y Nota de débito: Permiten anular o modificar los efectos contables de la factura electrónica o tiquete electrónico, sin alterar la información del documento origen.
  • Tiquete electrónico: Comprobante electrónico que respalda la venta de bienes y servicios, autorizado únicamente para operaciones con consumidores finales.
  • Acuses de aceptación o rechazo de documentos.

El flujo funciona de la siguiente forma:

  • El contribuyente envía un XML a Hacienda de una factura para validación y recepción del Mensaje Hacienda.
  • Hacienda recibe la factura y tiene hasta 3 horas para realizar validación y enviar un acuse de recibo de aceptación o rechazo. Este mensaje acompañará el envío de la factura al receptor.
  • El receptor deberá aceptar o rechazar la factura con un nuevo mensaje.

En el flujo de factura electrónica de Costa Rica existen dos mensajes clave que viajarán junto con los comprobantes electrónicos.

  • Mensaje Hacienda: Mensaje que el Ministerio de Hacienda da como respuesta al emisor electrónico de la factura indicando la Aprobación o Rechazo de ésta. Las validaciones por parte de Ministerio de Hacienda serán a nivel estructura además de validaciones semánticas (montos, direcciones, etc).
  • Mensaje Receptor: Mensaje que envía el receptor de la Factura Electrónica a Ministerio de Hacienda aceptando, aceptando parcialmente o rechazando la misma.

Todos los comprobantes electrónicos y documentos asociados deben de contar con el mensaje de aceptación por parte del Ministerio de Hacienda, de lo contrario no podrán ser utilizados como medio de respaldo de los créditos fiscales ni como gastos deducibles.

Automatiza la emisión y recepción de facturas electrónicas con cualquier interlocutor

Dada la gran cantidad de mensajes que se deberán manejar en poco tiempo, EDICOM propone una solución capaz de establecer comunicaciones EDI con los interlocutores. A través de un Portal de Proveedores, se podrán recibir cualquier tipo de documentación de los emisores electrónicos. Este portal está pensado para aquellos receptores de factura electrónica que no disponen de una solución integrada EDI.

El emisor-receptor electrónico, al momento de confeccionar la factura, con los requisitos tales como la clave numérica y el código QR, debe enviarla en su formato XML al Ministerio de Hacienda para su validación.

A través del portal, se envía al receptor el XML de factura y el mensaje de confirmación del ministerio de Hacienda. Este comprobante debe ser aceptado o rechazado por el receptor, acción que puede realizarse verificarse desde el mismo portal. El receptor cargará en el portal el comprobante electrónico y enviará el Mensaje Receptor al Ministerio de Hacienda. El portal enviará, también, el Mensaje Receptor al emisor de la factura.

Si quiere saber más sobre esta solución, contacta con nuestro equipo comercial para solicitar una demostración en directo de la solución.

Si desea conocer en detalle el funcionamiento de la Factura Electrónica en Costa Rica, descargue este documento gratuito: Expert Chat Factura Electrónica en Costa Rica.

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