Cómo adaptarse a la factura electrónica B2B tanto en emisión como en recepción

Cómo adaptarse a la factura electrónica B2B tanto en emisión como en recepción

03/05/2018

Italia, en 2019, dará el paso definitivo con la factura electrónica al trascender del ámbito B2G al B2B, porque la facturación electrónica será el método obligatorio tanto entre la Administración Pública y sus proveedores como entre empresas privadas. Con la aprobación de la Legge di Bilancio 2018, se prevé que la obligatoriedad de la factura electrónica en el ámbito B2B (Bussines to Bussines) alcance a todas las empresas privadas presentes en territorio italiano, a partir del 1 de julio para hidrocarburos y subcontratistas y de manera global a partir del 1 de enero de 2019.

Se inicia un periodo en el que las compañías deben adaptarse a los cambios de gestión que la novedad implica. Pero al mismo tiempo es momento de reflexionar sobre hacia dónde se quiere ir y hasta dónde se quiere llegar. Apostar por una verdadera transformación digital que les permita aprovechar todas las ventajas de operar con facturas electrónicas y otros documentos a través de soluciones EDI (Electronic Data Interchange), supondrá un salto cualitativo para el tejido empresarial. Las empresas italianas tienen la oportunidad de ser más eficientes y más competitivas en su entorno y en un contexto global

Automatización de las facturas electrónicas frente a la gestión manual

Todas las empresas son a su vez emisoras y receptoras de facturas. Si son eficientes en la emisión también conviene que lo sean en la recepción. Las soluciones de e-Invoicing como las que ofrece EDICOM resuelven de forma ágil, eficiente y segura los mecanismos de facturación electrónica establecidos en la legislación italiana tanto en el ámbito B2G como B2B y tanto en la emisión como en la recepción de los documentos.  Aportan valor añadido a la gestión de las empresas por la automatización del flujo completo de intercambio de mensajes: entrada y salida, frente a otros sistemas como el envío manual a través del portal SdI (Sistema de Intercambio) o el envío y recepción mediante la PEC (Posta Elettronica Certificata).

Así funcionarían ambos flujos para una adaptación electrónica completa:

  • Emisión: A partir de la captura de los datos desde el ERP del proveedor, la plataforma desarrollada por EDICOM genera el archivo en el formato requerido y lo redirige a la plataforma SdI quien lo envía al receptor.
  • Recepción: El proveedor envía las facturas al SdI, éste las haría llegar a EDICOM, quien aplicaría una conversión del formato, adecuando el archivo para su integración directa en el ERP.

Del e-Invoicing a la transformación digital

Introducir una solución integral de intercambio electrónico de datos como la que ofrece EDICOM ofrece a las empresas una plataforma única para conectar y establecer relaciones comerciales instantáneas y seguras con cualquier partner del mundo. Además, se adapta a las necesidades de cada cliente (volumen de negocio, recursos) para ofrecer las soluciones adecuadas.

¿Por qué elegir la solución de factura electrónica de EDICOM?

  • Escalabilidad: Abre las puertas a nuevas posibilidades de adaptación de soluciones a las necesidades o al crecimiento de la empresa. Plataforma multiestándar y multiprotocolo, permite trabajar con cualquier ERP y partner, público o privado del mundo.
  • Internacionalización: Las soluciones globales de EDICOM te permiten conectar con más de 65 países en todo el mundo, adaptándose a los requerimientos técnicos y legales en cada país.
  • Seguridad y acreditaciones: Las soluciones de EDICOM garantizan la total seguridad de las informaciones que se intercambian, ya que cuentan con certificaciones relacionadas con la Seguridad de la Información y la gestión del Servicio ICT (ISO 27001, ISO 20000, ISAE 3402), además de ser Prestador de Servicios Cualificado bajo el Reglamento eIDAS, ofreciendo servicios cualificados de firma y sello electrónicos, sellado de tiempo y conservación de sellos electrónicos.

El quid de la cuestión es ver más allá del cumplimiento de la obligación, mejorar en distintos ámbitos de la empresa (fiscal, laboral, comercial, etc.), e implementar un sistema de trabajo que aporte mayores ventajas al conjunto de la organización.

Ventajas de la automatización de la facturación electrónica B2B

La automatización de los procesos de envío y recepción de datos, así como su integración en los sistemas ERP de las empresas revierten en:

  • Incremento de la eficiencia de los procesos administrativos. La generación, envío y emisión de las facturas es automática por tanto se acortan los tiempos y se reducen los errores con respecto a la gestión manual de las facturas.
  • Reducción de costes, derivados de la eliminación del papel y la impresión; los gastos de envío y de archivo.
  • Eliminación de errores humanos. La automatización reduce e incluso elimina los errores en el proceso de generación y envío de las facturas, así como en la recepción y gestión de las recibidas.
  • Menores tiempos de entrega y cobro de facturas. La gestión online acorta los plazos porque el envío y recepción son inmediatos.
  • Incremento de la seguridad de las transacciones comerciales. El envío de facturas se realiza empleando redes privadas o servicios específicos como AS2, FTPS, W. Services, etc. Además, con los sistemas de firma digital se garantiza la integridad, origen y autenticidad de estas facturas.
  • Automatización de los procesos de recepción e integración de facturas. Es posible automatizar los procesos de validación y casación a partir de los datos contenidos en el documento. El origen electrónico del documento permite la integración automática en el ERP y por tanto su contabilización, dejándolas listas para su pago sin prácticamente intervención humana.
  • La eliminación del papel de la gestión administrativa diaria. Esto supone un gran ahorro en costes y también una importante contribución a la sostenibilidad ambiental.
  • Almacenamiento ágil, seguro y legal de las facturas. La solución de EDICOM opera como responsable total del sistema de conservación, archivando todas las facturas de acuerdo a legislación.

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