E-Rechnung | Zehn Tipps zur richtigen Wahl des Anbieters

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01 Überprüfung technologischer Kapazitäten

Wichtig ist, zu überprüfen, ob der Anbieter garantieren kann, dass die Lösung stets verfügbar ist und mögliche Zweifel, Fragen oder Zwischenfälle durch ein SLA (Service Level Agreement) jederzeit gelöst werden können. Die Verfügbarkeit spezieller Zertifikate, welche die Qualität von IT-Prozessen wie ISO 20000 oder ISAE3402 garantieren, ist ebenfalls ein Aspekt, der gewertet werden sollte.

02 Sicherheit und Zuverlässigkeit

Rechnungen enthalten sensible Informationen. Deshalb ist es ausschlaggebend, dass der Anbieter Vertraulichkeit in der Behandlung der Information sowie Sicherheit bei der Verwaltung und Aufbewahrung durch internationale Normen wie ISO27001, TIER oder über ein externes Audit gewährt.

03 Kenntnis und Erfahrung

Ebenso wichtig ist, dass der Geschäftspartner ausgezeichnete Kenntnisse und Erfahrung in der Entwicklung von globalen e-Invoicing-Projekten in den verschiedenen Ländern, in denen das Unternehmen tätig ist, vorweisen kann.

04 Kundenstamm

Informieren Sie sich über die Anzahl der Kunden, die der Anbieter betreut und beachten Sie dabei, ob diese ein internationales Profil aufweisen.

05 Abkommen über Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistungsanbietern

Bei Projekten, die die Teilnahme von Drittparteien erfordern, sollte der Dienstleistungsanbieter auch eine vertrauliche Unternehmenspolitik der Geschäftspartner garantieren. So können Sie von einer Mitarbeiterstruktur profitieren, die spezifische Dienste in den unterschiedlichen Regionen anbietet, in denen Ihr Unternehmen tätig ist. Je nach entsprechender Gesetzgebung können nämlich Zertifikate, Signaturen oder bestimmte Kommunikationen im Zusammenhang mit dem elektronischen Rechnungsaustausch zum Teil nur von lokalen Anbietern ausgestellt werden.

06 Zertifikate und Beziehungen zu Steuerbehörden

Wichtig ist auch, dass der technologische Anbieter Kommunikationskanäle mit den zuständigen Steuerbehörden offen hält, um Gesetzesveränderungen bezüglich Steuerpflichten kontinuierlich zu aktualisieren und Lösungen bereit zu halten. Darüber hinaus schreiben die zuständigen Steuerbehörden manchmal auch Zertifizierungsprozesse vor, die von den technologischen Anbietern erfüllt werden müssen, um ihre Dienstleistungen in verschiedenen Ländern anbieten zu können.

07 Permanenter und mehrsprachiger Support

Ein personalisierter, nahestehender Support ist weitaus besser als ein unpersönlicher Helpdeskservice mit Tickets und automatisierten Verwaltungsverfahren. Es ist ausschlaggebend, Berater zur Verfügung zu haben, die die Lösung genauestens kennen und fähig sind, mit jedem Nutzer in seiner eigenen Sprache zu kommunizieren, um so schnelle Lösungen für jegliche Zweifel oder Zwischenfälle, die entstehen könnten, zu finden.

08 Umfassendes Angebot von Lösungen

Die elektronische Rechnung ist nur ein Teil der Geschäfte, die eine globale Plattform für den elektronischen Datenaustausch verwaltet. Die fortschrittlichsten technologischen Anbieter sollten fähig sein, Mehrwertlösungen und –dienste anzubieten, welche verschiedenste kommerzielle Transaktionen durch Technologien wie EDI oder CRP/VMI zur kontinuierlichen Warenversorgung integrieren.

09 Finanzielle Rentabilität

Ein finanziell stabiler Dienstleistungsanbieter garantiert die langfristige Kontinuierlichkeit des Services.

10 Interoperabilität

Binden Sie sich bei der Wahl Ihres Geschäftspartners nicht an Exklusivvereinbarungen und übertragen Sie die Lösung Ihres elektronischen Rechnungsaustausches nicht an Anbieter, die nicht über eine interoperable Kommunikationsinfrastruktur verfügen, die fähig ist, den Austausch elektronischer Dokumente mit all Ihren Geschäftspartnern abzuwickeln.

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Globele e-Invoicing Lösung

Die allgemeine Plattform für e-Invoicing von EDICOM vereinfacht den Ausstellungs- und Empfangsprozess elektronischer Rechnungen in einer multinationalen Umgebung.