E-Rechnungen | Warum eine globale Lösung für E-Rechnungen?

Viele Unternehmen operieren auf globalen Märkten und verwalten ihren Geschäftsverkehr grenzüberschreitend, was die Anpassung der Prozesse an eine immer häufiger geforderte Realität notwendig macht: die elektronische Rechnung. Der elektronische Rechnungsaustausch ist für Handelsbeziehungen ausschlaggebend und muss an die im jeweiligen Land aktuelle Gesetzgebung angepasst werden. In manchen Fällen, insbesondere in Lateinamerika, ist e-Invoicing obligatorisch. Dies ist nicht nur auf die eindeutigen Vorteile bezüglich Wirtschaftlichkeit und Produktivität zurückzuführen, sondern auch auf eine verbesserte steuerliche Kontrolle durch die zuständigen Steuerbehörden.

Por qué

Bei Einführung des elektronischen Rechnungsaustausches muss darauf geachtet werden, die Formalitäten bestmöglich zu optimieren. Wer sein Unternehmen auf e-Invoicing umstellt, sollte folgende zehn Empfehlungen beachten, um von den zahlreichen Vorteilen dieser Lösung optimal zu profitieren:

01 Cloud-Lösung: das beste System

Cloud-Lösungen ersparen dem Unternehmen die Notwendigkeit von zusätzlichen Ressourcen, Infrastruktur, Installationsarbeiten, Inbetriebnahme und Instandhaltung der Systeme. Wer sich für eine Plattform dieser Art entscheidet, hat bessere Garantien bezüglich Verfügbarkeit und Aktualisierung zu einem deutlich günstigeren Preis.

02 Integrationsfähigkeit mit ERP-System überprüfen

Die e-Invoicing-Lösung sollte durch einen spezifischen Kommunikationskanal in das Managementsystem integriert werden können. Es ist wichtig, sich für eine flexible Lösung zu entscheiden, die fähig ist, sich an die technischen Spezifikationen des ERP-Systems anzupassen.

03 Multistandard ist ein Muss

Die Lösung muss fähig sein, die Daten des internen Managementsystems in verschiedenste strukturierte Formate umzuwandeln, die den technischen und gesetzlichen Vorschriften jedes Landes, in dem das Unternehmen operiert, entsprechen müssen. Darüber hinaus sollten die kommerziellen Besonderheiten der einzelnen Kunden berücksichtigt werden.

04 Graphische Benutzeroberfläche

Wenn die Benutzeroberfläche nutzerfreundlich gestaltet ist und ein angenehmes Umfeld schafft, um die Rückverfolgung und den Status der Rechnungen zu erleichtern, ist die Verwaltung bedeutend einfacher.

05 Nutzerverwaltung

Wie viele Nutzer interagieren mit der Plattform? Man sollte sichergehen, dass die Möglichkeit besteht, Nutzungsrechte und Profile für jeden Einzelnutzer und für konkrete Nutzergruppen einrichten zu können.

06 Fähigkeit, Rechnungen zu übermitteln

Versichern Sie sich, dass Dokumente an den Empfänger auf elektronischem Wege versendet werden können. Die Lösung sollte die Möglichkeit bieten, Rechnungen auf verschiedensten Kanälen an den Empfänger zu überstellen (Privatnetz B2B, AS2, OFTP, FTPS, W. SERVICES usw.).

07 Unterschiedliche Bereiche

Heutzutage arbeiten multinationale Unternehmen meist mit einem einzigen ERP-System, auf das Nutzer von verschiedenen Ländern aus Zugriff haben. Dies bedeutet eine höhere Effizienz, Kostenersparnisse sowie eine bessere Kontrolle der Unternehmensprozesse. Dafür benötigt man jedoch eine einzige Lösung, die fähig ist, Rechnungen den Anforderungen jedes Landes, in dem das Unternehmen tätig ist, anzupassen. Das heißt, dass ein Managementsystem notwendig ist, das sich dem jeweiligen Ausstellerland anpasst.

08 Verfügbarkeit eines den aktuellen Gesetzesvorschriften angepassten Kontrollmoduls

Aspekte wie Format, Einfügen der elektronischen Signatur, Zeitstempel oder Steuercodes und spezifische Identifikatoren müssen berücksichtigt werden, um den Dokumenten steuerrechtliche Gültigkeit zu verleihen. Deshalb muss die gewählte Lösung garantieren können, dass sie kontinuierlich aktualisiert und der jeweils gültigen Gesetzgebung der einzelnen Länder, in denen das Unternehmen tätig ist, angepasst wird.

09 Vorteile einer skalierbaren Lösung

Die Lösung muss auch für Ansprechpartner geeignet sein, die nicht fähig sind, elektronische Rechnungen zu versenden oder zu empfangen. Deshalb empfiehlt es sich, über eine Plattform zu verfügen, die sich durch spezifische Funktionen auszeichnet, beispielsweise ein angepasstes Webportal, das es den Kunden und Lieferanten erlaubt, zu interagieren, auch wenn sie nicht über eine spezielle Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch verfügen.

10 Gesetzeskonforme Aufbewahrung

Die Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen muss an die jeweiligen Gesetzesbestimmungen der einzelnen Länder angepasst werden. Deshalb sollte die Lösung die in den verschiedenen Regionen gesetzeskonforme Archivierung und Abrufung der Rechnungen ermöglichen.