E-Rechnung | Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein gesetzlich und steuerrechtlich legitimierter Ersatz einer Rechnung auf Papier. Dieses technologische System wird derzeit weltweit in verschiedensten Ländern verwendet. Doch auch, wenn der E-Rechnungsaustausch sehr verbreitet ist, kommt es immer noch zu Zweifeln darüber, um was es dabei tatsächlich geht.

Grundsätzlich falsch ist zu denken, dass jede Rechnung, die auf elektronischem Wege geschickt oder empfangen wird, eine E-Rechnung ist. Es müssen verschiedene Bedingungen erfüllt werden, damit ein digitales Dokument tatsächlich als E-Rechnung bezeichnet werden kann und gesetzlich und steuerrechtlich dieselben Kriterien erfüllt wie eine Papierrechnung.

e-factura


Eine E-Rechnung muss erschiedene Spezifikationen erfüllen, die in der Rechtsprechung jedes einzelnen Landes bestimmt werden, um als originales, gültiges Dokument anerkannt zu werden:

Verbindlichkeit

In verschiedenen Regionen sind eine größere oder kleinere Anzahl an Steuerzahlern verpflichtet, E-Rechnungen zu verwenden. In Lateinamerika gibt es sehr viele Länder, die dieses Rechnungsaustauschsystem verwenden, das praktisch für 100% der ausstellenden Unternehmen obligatorisch ist. In Europa ist die E-Rechnung in manchen Ländern für Lieferanten oder Dienstleister, die mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten, verbindlich.

Administrative Voraussetzungen

In manchen Ländern sind verschiedene Voraussetzungen zu erfüllen, so können beispielsweise ein Bewerbungsprozess, die Registrierung, die Erlangung eines Zertifikats sowie andere Formalitäten notwendig sein, die vor Beginn der elektronischen Rechnungsstellung erfüllt werden müssen.

Formate

In vielen Fällen ist das Format, in dem die E-Rechnung zu erstellen ist, definiert und genormt, wobei das XML-Format am häufigsten verwendet wird.


Steuerkontrollnummer

Länder, in denen der Einsatz elektronischer Rechnungen gefördert wird, um Steuerdelikte zu reduzieren, verlangen die Verwendung eines Kontrollcodes auf dem Dokument. Dieser wird normalerweise von der zuständigen Steuerbehörde übermittelt bevor das elektronische Dokument an den Kunden weitergeleitet wird.

Elektronische Signatur

Häufig sieht die Gesetzgebung der verschiedenen Länder die Notwendigkeit einer elektronischen Signatur auf der Rechnung vor, um die Integrität und die Echtheit der Herkunft des Dokuments zu garantieren.

Aufbewahrung

Die Aufbewahrung und Archivierung elektronischer Originaldokumente unter bestimmten Sicherheits- und Zugangsbedingungen wird meist von der jeweils entsprechenden Gesetzgebung im Bereich des E-Rechnungsaustausches bestimmt.