EDICOM Plattform für globales e-Invoicing | Lösungen für den Empfang

Wenn das Unternehmen über mehrere Arbeitszentren in verschiedenen Ländern verfügt und Tausende von Rechnungen von verschiedenen Providern erhält,die in das Buchhaltungssystem der Verbindlichkeiten aufgenommen werden müssen, benötigt es eine Lösung mit folgenden Fähigkeiten:

Zentralisierung des Rechnungseingangs: Unabhängig davon, aus welchem Land die Rechnungen stammen, muss überprüft werden, ob die technischen und gesetzlichen Bestimmungen jedes Landes, in dem das Unternehmen tätig ist, eingehalten werden.

Überprüfung der Erfüllung aller kommerzieller Anforderungen, bevor die Rechnungen in das Informationssystem integriert werden.

Reduzierung von Kosten und Optimisierung der operativen Prozesse indem dem Unternehmen alle Rechnungen der Provider auf elektronischem Wege überstellt werden.

01 | Compliant inbound e-Invoices

Service für den Empfang elektronischer Rechnungen mit synktaktischen, semantischen und steuerlichen Validatoren, die mit den wichtigsten internationalen Steuerbehörden in Verbindung stehen.

Diese Lösung basiert auf drei ausschlaggebenden Diensten, die den Eingangsprozess aller Provider-Rechnungen vereinfachen:

Rechnungseingang: Das Kommunikationsnetzt B2B von EDICOM bietet den Providern zahlreiche Alternativen, um elektronische Rechnungen sicher zu übermitteln. Unsere Kommunikationsinfrastruktur ermöglicht private Konnektivität über das VAN EDICOMNet oder spezifische Direktverbindungen (Point-to-Point) durch AS2, OFTP2 usw.

Legale Validierung: Die globale e-Invoicing Plattform analysiert die Übereinstimmung der Eingangsrechnungen mit den technischen und gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen jedes Landes, in dem das Unternehmen tätig ist. Der Service umfasst auch steuerliche Validatoren, die mit der im Einzelfall zuständigen Steuerbehörde verbunden werden, um zu überprüfen, ob die Eingangsrechnung gemäß der Steuerbestimmungen des jeweiligen Landes ausgestellt wurde.

Syntaktische und semantische Validierung: Rechnungen mit positiver legaler Validierung werden einem zweiten Kontrollprozess unterzogen, um zu überprüfen, ob die von der Plattform definierten Anforderungen erfüllt werden. Dazu gehören beispielsweise Formate, Anpassung an EDI-Protokolle oder Vorhandensein aller erforderlichen Daten.

Legale Archivierung: Alle Dokumente werden in einem Datencenter mit hoher Verfügbarkeit aufbewahrt, wobei die größten Sicherheitsstandards sowie auch die entsprechenden rechtlichen Vorschriften jedes einzelnen Landes berücksichtigt werden.

Integration in das Managementsystem: Die Rechnungen werden schlußendlich einem Datentransformationsprozess unterzogen, um diese in das ERP zu integrieren. Die Plattform implementiert verschiedene Verwaltungsumgebungen und ermöglicht so die dezentralisierte Verwaltung und Integration je nach Land oder Region.

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02 | Partner web portal

Weblösung für die Integration von Verbindlichkeiten in elektronischem Format von Providern ohne Lösung für elektronischen Rechnungsaustausch

Das EDICOM Partner Web Portal wurde für all jene Geschäftspartner entwickelt, die eine kleine oder mittelmäßige Anzahl von Rechnungen ausstellen und diese normalerweise über konventionelle Kanäle wie Post, Fax oder e-Mail verschicken. Mit dieser Lösung kann der Provider die Rechnungsdaten ganz einfach auf einem Webportal eingeben. Die Dokumente werden so auf dieser Webseite registriert und wie alle anderen elektronischen Rechnungen gehandhabt und in das Managementsystem integriert. So kann man Zeit und Kosten In der Buchhaltungsabteilung für Verbindlichkeiten sparen.

Nachfolgend einige Eigenschaften der Lösung:

Bidirektionalität: Die Lösung kann verwendet werden, um Kaufaufträge an das Providernetz zu senden.

Assistent für die Rechnungsausstellung: Die erhaltenen Kaufaufträge werden als Grundlage für den Prozess der Rechnungsausstellung herangezogen. So kann die Aufgabe, neue Dokumente seitens des Providers auszustellen, beschleunigt und vereinfacht werden.

Rechnungsimport: Es besteht die Möglichkeit, Funktionen für den Import von Datendateien zu integrieren. Wenn Ihre Provider fähig sind, strukturierte Dateien in Formaten wie xml, csv, text usw. zu generieren, kann ein Importassistent, der den Rechnungsausstellungsprozess vereinfacht, verwendet werden.

Gesetzmäßigkeit: Das Portal implementiert Kontrollmechanismen, welche die Gesetzmäßigkeit der generierten Rechnung entsprechend der gültigen technischen und legalen Anforderungen jedes Landes überprüfen.

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