EDICOM Plattform für globales e-Invoicing | Ausstellungslösungen

Wenn es sich um ein internationales Unternehmen mit verschiedenen Tochtergesellschaften und Arbeitszentren in unterschiedlichen Ländern handelt, die ein ERP-System benötigen, das fähig ist, elektronische Rechnungen auszustellen, die den spezifischen Gesetzesvorschriften der jeweiligen Länder entsprechen, können diese Lösungen helfen, das Management zu optimieren.


01 | Compliant outbound e-Invoices

Mit Ihrem zentralisierten Informationssytem integrierte Plattform zur Ausstellung von Rechnungen, die an die gültige internationale Steuergesetzgebung angepasst werden

Die globale e-Invoicing Plattform von EDICOM implementiert Lösungen zur Ausstellung von Rechnungen, die an die Besonderheiten und speziellen technischen und legalen Anforderungen jedes Landes angepasst werden. Dazu werden komplexe Mapping-Systeme entwickelt, die es ermöglichen, die Struktur der Daten des ERP an die unterschiedlichen gültigen Formate jedes einzelnen Landes, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, anzupassen. Diese Anpassungen umfassen auch Signaturprozesse und die Registrierung der Codes, welche die Steuerkontrolle, die Echtheit und die Integrität der Dokumente garantieren.

Integrität und Echtheit

Die Integrität ist jene Eigenschaft, die es ermöglicht, zu überprüfen, dass eine Rechnung im Laufe der Zeit nicht verändert wurde.

Die Echtheit garantiert die Urheberschaft des Dokuments und dass diese nicht verfälscht wird.

Steuerkontrolle

In sehr vielen Ländern ist der elektronische Rechnungsaustausch obligatorisch und erfordert die Verwendung von elektronischen Kontrollcodes, die von der zuständigen Steuerbehörde ausgestellt werden. Eine Rechnung, die nicht mit den entsprechenden Codes ausgestattet ist, hat für den Kunden keine Gültigkeit.

02 | E-Invoicing für die öffentliche Verwaltung

Lösung für die Datentransformation und Kommunikation zum Rechnungsaustausch im Rahmen der Richtlinien der europäischen öffentlichen Verwaltungen

Die Effizienz, die schnelle Antwort und die erleichterte Abwicklung der Formalitäten, die der elektronische Rechnungsaustausch bietet, haben die Europäische Union dazu gebracht, eine einzige digitale Agenda zu definieren, um die öffentliche Verwaltung näher an den Bürger heranzuführen und die Administration in allen EU-Mitgliedsstaaten zu verbessern.

Die globale e-Invoicing Plattform von EDICOM vereinfacht die Ausstellung elektronischer Rechnungen gemäß der Bestimmungen der einzelnen europäischen öffentlichen Verwaltungen. Diese Lösungen stellen verschiedene Herausforderungen: Die Schwierigste davon ist die Kommunikation, da dafür verschiedene Punkt-zu-Punkt-Verbindungen erforderlich sind, um die Administrationen konkret zu verbinden.

Hier sind einige Beispiele für europäische öffentliche Verwaltungen, die ihren Providern und Gläubigern den elektronischen Rechnungsaustausch vorschreiben:

Spanien

Die Provider der öffentlichen Verwaltung haben die elektronische Rechnung, die auch als FACTURAe bekannt ist, im XML-Format zu präsentieren.

Das Dokument wird digital signiert und über die allgemeine Rechnungseingangsstelle (Punto General de Entrada de Facturas), bei der der Empfänger registriert ist, an die Verwaltung geschickt.

facturae.com

Frankreich

Zwischen 2017 und 2020 müssen sich alle Provider der öffentlichen Verwaltung beim System für den elektronischen Rechnungsaustausch einschreiben.

Die Adhäsion erfolgt allmählich je nach Größe des Unternehmens. Das System erlaubt die Ausstellung im strukturierten XML-Format oder als digital signierte PDF-Datei. Alle Rechnungen müssen über das “Portal Chorus” an die Verwaltung übermittelt werden.

Italien

Die öffentliche Verwaltung verlangt in Italien von seinen Providern die Übermittlung einer XML-Datei mit elektronischer Signatur und digitalem Zeitstempel.

Die Rechnungen werden über das SdI (Sistema de Intercambio) an die Verwaltung gesendet.

Sowohl Aussteller als auch Emfpänger der Rechnungen sind für die Aufbewahrung gemäß der sogenannten “Conservazione Elettronica” verpflichtet.

03 | Business@Mail

B2C Lösung für den massiven Rechnungsversand an Kunden ohne elektronische Lösung

Business@Mail ist eine B2C Plattform, die von EDICOM entwickelt wurde, um die elektronische Rechnungsstellung 100%ig auf Kunden zu übertragen. Diese Lösung integriert das Verwaltungssystem des Unternehmens und registriert die Daten der Rechnungen, die an jene Kunden ausgestellt werden, die nicht über eine Integrationslösung elektronischer Daten verfügen. Anhand der erhaltenen Daten ist Business@Mail fähig, lesbare Dokumente im PDF-Format zu erstellen, die eine elektronische Signatur und die restlichen gesetzlich festgelegten Bestimmungen enthalten.

Der Kunde erhält eine e-Mail mit einem Link sobald neue Rechnungen zur Verfügung stehen. So kann er auf eine sichere Webumgebung zugreifen, wo Rechnungen eingesehen und heruntergeladen werden können. Dieser Service ist für den Empfänger gratis. Darüber hinaus informiert diese Lösung den Aussteller der Rechnungen regelmäßig über den Zustand, in dem sich die Dokumente befinden. Es werden beispielsweise folgende Benachrichtigungen übermittelt:

Veröffentlichte Rechnungen, die nicht eingesehen wurden

Kunden, die die maximale Anzahl an Nachrichten erhalten haben, ohne die Rechnung einzusehen

Rechnungen, die von ihren Empfängern konsultiert wurden