Elektronische Rechnung in Italien

Italien unterwirft sich als Mitglied der Europäischen Union bezüglich des elektronischen Rechnungsaustausches den entsprechenden EU-Richtlinien.Es handelt sich jedoch um ein Modell, das stark von der “Conservazione Eletrronica” geprägt ist, die zusätzliche Verfahren, Signaturen und elektronische Zeitstempel für die Aufbewahrung der elektronischen Originaldokumente erfordert.

Verbindlichkeit

Seit 2014 ist der elektronische Rechnungssaustausch für Transaktionen mit der öffentlichen Verwaltung verpflichtend. Dieses Projekt hält sich an den Rahmen der Europäischen Digitalen Agenda, welche die EU-Mitgliedsstaaten verpflichtet, unter anderem die Verfahren für die Übermittlung von Rechnungen seitens der Aussteller an die Administration auf elektronischem Wege zu ermöglichen.

Elektronische Signatur

Im Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung ist die elektronische Signatur über eine sichere Signaturstellungseinheit erforderlich. Für die Archivierung benötigen die Dokumente eine erneute Rücksignatur und einen elektronischen Stempel von der für die Aufbewahrung zuständigen Stelle.

Format

Elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung sind in einem genormten Datenschema im XML-Format zu überreichen.

Steuerkontrolle

Weder die spezielle “Conservazione Elettronica” der Rechnungen, noch die Vorschreibung an die öffentliche Verwaltung elektronische Rechnungen zu übermitteln, bezwecken eine verbesserte Steuerkontrolle. Einerseits handelt es sich um eine zusätzliche Garantie für das archivierte Dokument im Falle eines möglichen Rechtsstreits, andererseits um eine Maßnahme, welche die Formalitäten mit der Verwaltung beschleunigt und so das Netz mit den Lieferanten und Gläubigern verbessert.

Aufbewahrung

In Italien sind Aussteller und Empfänger elektronischer Rechnungen verpflichtet, diese Unterlagen mindestens 6 Jahre lang zu archivieren. Die Aufbewahrung der Dokumente erfolgt gemäß den Richtlinien der “Conservazione Sostitutiva”, die unter anderem eine elektronische Signatur und einen elektronischen Stempel für die archivierten Unterlagen erfordert.

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