Die elektronische Rechung in der Europäischen Union

Alle EU-Mitgliedstaaten haben ihre Rechts- und Regulierungsrahmen an die Richtlinie 2010/45/E und nachfolgende anzugleichen, die sich auf den elektronischen Rechnungsaustausch und die damit in Verbindung stehenden Verfahren zur Ausstellung und Kontrolle dieser Art von Dokumenten innerhalb der Europäischen Union beziehen. Der für alle EU-Staaten gültige rechtliche Rahmen konzentriert sich auf die Notwendigkeit, die Herkunft und Echtheit der elektronischen Rechnungen zu garantieren.

Verbindlichkeit

Der elektronische Rechnungsaustauch bezweckt innerhalb der EU Verfahren zu harmonisieren und zu integrieren, um so die Vorteile des elektronischen Handels zwischen Unternehmen zu fördern. Deshalb hat keiner der Mitgliedsstaaten den elektronischen Rechnungsaustausch gesetzlich verpflichtend eingeführt. In manchen Fällen sind elektronische Rechnungen bei Transaktionen mit der öffentlichen Verwaltung erforderlich, jedoch nicht aus steuerlichen Gründen, sondern um die Geschäftsbeziehungen zwischen der Verwaltung und den Providern zu verbessern.

Erforderliche administrative Formalitäten

Für Rechnungen mit elektronischer Signatur ist ein elektronisches Zertifikat erforderlich, das von der zuständigen europäischen Region ausgestellt wird.

Elektronische Signatur

Die entsprechende europäische Richtlinie erwähnt die elektronische Signatur nur als einen der Mechanismen zur Garantie von Herkunft und Echtheit. In manchen Ländern, wie beispielsweise in Spanien, wird diese vielfach verwendet. In anderen, wie zum Beispiel in Frankreich, wird die Verwendung der elektronischen Unterschrift immer mehr gefördert, auch wenn diese nicht obligatorisch ist.

Format

Das Format wird nur für Geschäftsbeziehungen mit der öffentlichen Verwaltung in manchen Ländern definiert. In diesen Fälllen wird meist das strukturierte XML-Format, das in jedem Land individualisiert wird, verwendet.

Aufbewahrung

Die Aufbewahrungsdauer ist in den einzelnen Mitgliedsstaten unterschiedlich, meist sind es jedoch rund 5 Jahre, die der Empfänger verpflichtet ist, die Dokumente zu archivieren. In manchen Sonderfällen, wie beispielsweise in Italien, werden zusätzliche Anforderungen mit Signatur und Evidenzkontrollen gefordert, um die Archivierung der elektronischen Unterlagen mit Beweiskraft über die vorgeschriebene Zeitdauer zu garantieren.

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