Portugal: Der elektronische Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung wird obligatorisch

Portugal: Der elektronische Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung wird obligatorisch

16/07/2018

Portugal verpflichtet alle Lieferanten der öffentlichen Verwaltung, ab 2020 E-Rechnungen auszustellen. Die eSPAP (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública) ist die Koordinierungsstelle für die Implementierung der elektronischen Rechnung in Portugal.

Am 31. August 2017 wurde ein Gesetzesdekret verabschiedet, in dem das System des E-Rechnungsaustausches reguliert wird. Dieses Gesetz wurde vom Dekret 123/2018 modifiziert, das am 28. Dezember 2018 beschlossen wurde. Darin werden die Eigenschaften des Modells sowie die Fristen zur obligatorischen Einführung festgelegt.

Spezifikationen der elektronischen Rechnung in Portugal

Einzuhaltende Fristen

  • Obligatorische Anpassungsfristen für die öffentliche Verwaltung: Am 18.04.2018 müssen die Systeme der öffentlichen Verwaltung und Einrichtungen an das neue elektronische Rechnungsmodell angepasst sein. Diese Frist verlängert sich im Falle lokaler Verwaltungen bis zum 18.04.2020.
  • Obligatorische Verwendung von E-Rechnungen für Lieferanten (große Unternehmen): Die Frist für die verpflichtende Ausstellung elektronischer Rechnungen wurde für diese Unternehmensgruppe für April 2020 festgelegt.
  • Obligatorische Einführung der E-Rechnung für Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen: Die einzuhaltende Frist zur Einführung der E-Rechnung für Unternehmen, die nicht zur vorgenannten Gruppe gehören, ist der 31.12.2020.

Rechnungsplattform

Die eSPAP wird eine Plattform für die Implementierung des portugiesischen E-Rechnungsmodells zur Verfügung stellen. Doch nicht alle öffentlichen Organismen müssen diese verpflichtend verwenden:

  • Öffentliche Einrichtungen, die eSPAP obligatorisch nutzen müssen:
    • Direkte Regierungsverwaltungen  
    • Öffentliche Institutionen
  • Öffentliche Einrichtungen, die eSPAP freiwillig nutzen können:
    • Präsidentschaft der Republik
    • Versammlung der Republik (Assembleia de la República)
    • Generalstaatsanwaltschaft (Procuradoria-Geral da República)
    • Gerichte
    • Unabhängige administrative Einrichtungen
    • Einrichtungen des öffentlichen Geschäftsbereiches (Krankenhäuser)
    • Universitäten

Konnektivität mit der Plattform

Die Verbindung zur Plattform erfolgt über das AS2 Protokoll oder über Web Services.

Format der E-Rechnungen

Es können folgende zwei Formate, die von der Europäischen Union genehmigt wurden, verwendet werden: UBL und UN/CEFACT.

Im Falle des Formates UBL 2.1 gibt es zwei unterschiedliche Rechnungsmodelle: ein allgemeines und ein spezifisches.

Elemente, die die strukturierte Datei enthalten muss:

  • Kennung für Prozess und Rechnung;
  • Rechnungszeitraum;
  • Information über Vertragspartner;
  • Information über den öffentlichen Auftragnehmer;
  • Information über die begünstigte Einrichtung, wenn sie nicht mit dem öffentlichen Aufgragnehmer übereinstimmt;
  • Information über Steuervertreter des Vertragspartners;
  • Referenz des Vertrags;
  • Lieferbedingungen;
  • Zahlungsanweisungen;
  • Information über Anpassungen und Lastschriften;
  • Information über Rechnungspositionen;
  • Gesamtbetrag der Rechnung.

Elektronische Signatur

Die elektronische Signatur wird obligatorisch sein.

Archivierung

Die Aufbewahrung der E-Rechnungen ist über einen Zeitraum von 10 Jahren für Aussteller und Empfänger obligatorisch. Mit der Lösung für die elektronische Langzeitarchivierung von EDICOM können die Dokumente mit Integritätsgarantie über den vorgeschriebenen Zeitraum auf der Plattform gespeichert werden.

EDICOM verfügt über eine Multi-Standard und Multi-Protokoll Plattform, die fähig ist, Rechnungen in das vorgeschriebene Format umzuwandeln und über das von jeder Rechnungsplattform festgelegte Kommunikationsprotokoll zu übermitteln.

e-Government: Elektronische Systeme für Mehrwertsteuer und Buchhaltung in Portugal

EDICOM arbeitet in Portugal schon seit Jahren mit den elektronischen Modellen für Umsatzsteuererklärungen, elektronischen Transportdokumenten und jetzt auch mit der elektronischen Buchhaltung.

Das Modell für elektronische Buchhaltung wurde erst vor Kurzem eingeführt. Seit 1. Juli 2018 müssen die Systeme fähig sein, die notwendige Information zu  registrieren, um die Buchhaltungsdatei zu erstellen. Unternehmen müssen so alle Buchungsbewegungen elektronisch im SAFT-PT-Format an die Steuerbehörde übermitteln.

Diese Steuererklärung kann monatlich oder jährlich erfolgen. Die neue SAF-PT-Buchhaltungsdatei muss folgende Kontrollfelder enthalten:

  • Liste der Artikel
  • Kundenliste
  • Lister der Lieferanten
  • Umsatzsteuerregime
  • Buchungsbewegungen
  • Kontenplan

Was die elektronische Umsatzsteuererklärung im SAFT-PT-Format anbelangt, muss diese vor dem 25. jeden Monats erfolgen. Die Steuerzahler sind dazu verpflichtet, alle Rechnungen und Lieferscheine sequenziell zu erstellen. Sie müssen einen Verschlüsselungsprozess durchlaufen, bei dem die elektronische Signatur, die Daten der vorhergehenden Rechnung und die Kontrollsysteme des Dateierstellungsprozesses eingefügt werden. EDICOM arbeitet über die Global VAT Compliance Plattform mit zahlreichen Unternehmen, die Steuererklärungen an die Steuerbehörde bereits integriert und automatisiert haben.

Elektronische Transportdokumente werden über die Lösung von EDICOM automatisch in Echtzeit an die Steuerbehörde übermittelt. Dies wird durch einen Webservice ermöglicht, der einen Autorisierungscode ausstellt, der für den Warentransport erforderlich ist.

Unsere Plattform für elektronische Rechnungen ermöglicht es uns, Unternehmen in jedem Bereich im Rechnungsaustausch mit den portugiesischen Steuerbehörden zu unterstützen. Über eine einzige Plattform, die in das betriebsinterne Verwaltungssystem integriert wird, können Sie die erforderlichen elektronischen Dokumente in jeder Situation an jeden Empfänger ausstellen und übermitteln.

Kontaktieren Sie unser Expertenteam, das Ihnen eine effiziente Lösung für Ihr Unternehmen bieten kann.

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