Elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen in Europa

Elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen in Europa

24/10/2018

In weniger als sechs Monaten, nämlich ab dem 18. April 2019, sollen öffentliche Stellen in ganz Europa digitale Rechnungen akzeptieren. Europa fördert bereits seit Jahren den technologischen Sprung, um das e-Procurement – das heißt die operative elektronische Beschaffung – auszuweiten. Damit sollen alle Handelsprozesse zwischen öffentlicher Hand und Lieferanten auf digitalem Wege erfolgen.

In der Richtlinie 2014/55/EU werden die Grundlagen für einen gemeinsamen Standard definiert, die es in Europa jedem Lieferanten ermöglichen, mit Behörden und öffentlichen Einrichtungen jedes Landes digital zu kommunizieren, was die Entwicklung grenzüberschreitender Handelsbeziehungen fördern soll. Zwei von der europäischen Normungsorganisation CEN festgelegte Syntaxen sind:

  • XML Nachrichten gemäß UN/CEFACT-Rechnungsmodell wie in den Schemen XML 16B (SCRDM — CII) vorgeschrieben.
  • UBL Nachrichten für Rechnungen und Gutschriften wie in Norm ISO/IEC 19845:2015 definiert.

Durch die Definition offener Standards können Unternehmen mit jedem Käufer des europäischen öffentlichen Sektors Geschäfte und Kaufprozesse abwickeln. Dadurch sind Auftrags- und Geschäftsmöglichkeiten größer.

Zwar ist die Implementierung von EDI in europäischen Firmen seit Jahren weit verbreitet, doch die unmittelbare Zukunft stellt uns vor die Herausforderung, eine größere Interoperabilität zwischen den Ländern zu erreichen, denn jede Region verfügt über eigene technische Bestimmungen und Formate.

Um die Interoperabilität zu fördern, wurde das europäische Netz PEPPOL entwickelt, das sich auf eine Infrastruktur mit zertifizierten Zugangspunkten stützt. Deshalb ist dieses Netz weltweit sowohl für den öffentlichen als auch für den privaten Bereich sehr vorteilhaft. Außerdem sieht PEPPOL die Nutzung von UBL-Standards für den Datenaustausch vor.

Die Akkreditierung als PEPPOL Access Point oder Drittautorisierter ermöglicht es EDICOM, auf die PEPPOL-Plattform zuzugreifen, über die Privatunternehmen und Regierungen in Europa elektronische Dokumente jeder Art austauschen können. Darüber hinaus verfügt EDICOM auch über eine SMP-Zertifikation (Service Metadata Publisher). Damit ist es möglich, eine eigene Infrastruktur mit Identifikatoren im PEPPOL Netzwerk zu unterhalten, die mit dem SML (Service Metadata Locater) verbunden ist.

Wie werden elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung übermittelt?

Es bestehen zwei unterschiedliche Architekturen für E-Rechnungen, die bereits in verschiedenen Ländern gültig sind:

  • Ein Zentral-HUB, der alle elektronischen Rechnungen der Lieferanten entgegennimmt und an die entsprechende öffentliche Verwaltung übermittelt. Dieses Modell wird beispielsweise in Italien (DdI), Frankreich (Chorus Pro) oder Spanien (Facturae) verwendet.
  • Ein Distributionssystem, über das Lieferanten elektronische Rechnungen direkt an die jeweilige öffentliche Verwaltungseinrichtung übermitteln können. In diesem Fall handelt es sich um eine dezentralisierte Lösung.

EDICOM hat ein HUB beziehungsweise eine integrale E-Rechnungsplattform zur Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung entwickelt, über die eine Verbindung zu jedem öffentlichen Organismus innerhalb der Europäischen Union hergestellt werden kann. Diese Plattform stellt einen bidirektionalen Kommunikationskanal zur Verfügung, der die Automatisierung des Rechnungsversands und des Empfangs von Statusantworten ermöglicht, die wichtige Information über den Lebenszyklus der Rechnungen enthalten. Dieses HUB für öffentliche Verwaltungen kann eine Verbindung zu öffentlichen Einrichtungen herstellen, unabhängig davon, ob es sich dabei um lokale, regionale oder überregionale Behörden handelt.

Laden Sie unser Weißbuach über die elektronische Rechnung in der Europäischen Union herunter.

Wie funktioniert die Plattform?

Die Erstellung elektronischer Rechnungen an öffentliche Einrichtungen der Europäischen Union gemäß länderspezifischer Anforderungen kann für globale Unternehmen eine Herausforderung sein. Um diese Situation zu vereinfachen, hat EDICOM eine globale Plattform für elektronische B2B2G-Kommunikationen entwickelt, die auch für e-Invoicing und VAT Compliance eingerichtet ist.

Diese Plattform ermöglicht die Übermittlung elektronischer Rechnungen an jede öffentliche Verwaltungseinrichtung über eine einzige Lösung, die drei grundlegende Eigenschaften aufweist:

  • Automatisierung. Die Lösung wird in das firmeninterne ERP-System integriert, um Umsatzsteuererklärungen und jede andere Steuerkommunikation zu automatisieren.
  • Zentralisierung. Es handelt sich um eine Plattform, mit der Steuervorschriften in über 70 Ländern der ganzen Welt erfüllt werden können. Es ist also möglich, alle Prozesse zentral über eine einzige Lösung abzuwickeln.
  • Globalisierung. Die EDICOM Plattform ist für die elektronische Umsatzsteuererklärung, elektronische Rechnungen und alle anderen Handels- oder Steuerkommunikationen eingerichtet.

Die Lösung wird in das firmeninterne ERP-System integriert, wobei Mapping-Systeme verwendet werden, um im System generierte Information automatisch in das erforderliche elektronische Format zu “übersetzen”.

Danach werden Syntaxis und Semantik der Daten überprüft, um sicherzugehen, dass sich die Dateien korrekt an die Bestimmungen des jeweiligen Ziellandes anpassen.

Nach der Validierung der Nachricht werden Mechanismen eingesetzt, um die rechtliche Gültigkeit zu garantieren. So werden zum Beispiel die elektronische Signatur, Zeitstempel oder andere Zertifikate hinzugefügt.

Zuletzt übermittelt die EDICOM Plattform die Nachricht über das im jeweiligen Land implementierte System an die öffentliche Verwaltungsstelle, wobei die jeweils notwendigen Protokolle (Webservice, AS2, HTTPS, FTP…) berücksichtigt werden. Die Lösung nimmt Statusantworten der Verwaltungen entgegen, aus denen die genaue Situation jeder Rechnung hervorgeht.

Der gesamte Prozess erfolgt automatisch innerhalb von wenigen Sekunden und ist für den Nutzer transparent. Das bedeutet, dass Buchhaltungs- und Verwaltungsabteilungen weiterhin ihre gewöhnlichen Systeme verwenden können.

Vertrauensdienste eIDAS zur Garantie der Integrität der Dokumente

Im Rahmen der Digitalisierung Europas benötigen Bürger, Unternehmen und die öffentliche Hand einen rechtlichen Rahmen, der Sicherheit und gesetzliche Garantien im Bereich elektronischer Aktivitäten ermöglicht, die tagtäglich zwischen Privatunternehmen und dem öffentlichen Sektor erfolgen. Diese Sicherheitsmechanismen werden in der Verordnung 910/2014 über die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt, auch als eIDAS bekannt, festgehalten.

EDICOM ist Erbringer qualifizierter Vertrauensdienste zur Ausstellung qualifizierter elektronischer Zertifikate für elektronische Signaturen und Siegel, Zeitstempel und qualifizierte Bewahrungsdienste qualifizierter elektronischer Siegel. Damit erhalten die Dokumente rechtliche und gerichtliche Gültigkeit und Beweiskraft vor Dritten im Rahmen der Europäischen Union.

Durch die Zertifizierung über den qualifizierten Bewahrungsdienst anhand von qualifizierten elektronischen Siegeln kann EDICOM die rechtlichen Bestimmungen von Dokumenten und archivierten Dateien erfüllen und die Authentizität und Integrität über die Zeit durch die Plattform EDICOMLta garantieren.

Vorteile der Implementierung der elektronischen Rechnung

Für Unternehmen hat die elektronische Rechnung folgende Vorteile:

  • Kostenersparnis: Die anfängliche Investition, die für die Implementierung der E-Rechnung erforderlich ist und manche KMU zweifeln lässt, kann schnell durch jede ausgestellte Rechnung amortisiert werden. Dabei muss berücksichtigt werden, dass mit dieser Technologie Papier-, Druck- und Versandkosten zur Gänze entfallen. Außerdem wird die Produktivität der Verwaltungsabteilung gesteigert, da der ganze Prozess automatisiert wird. So steht den Mitarbeitern mehr Zeit für andere Tätigkeiten zur Verfügung.
  • Automatisierung und Integration der Rechnungsempfangsprozesse: Der elektronische Ursprung der Dokumente ermöglicht die automatische Integration und Verbuchung im System. Die Rechnungen stehen so praktisch ohne menschliche Intervention zur Zahlung bereit.
  • Größere Effizienz und Vermeidung menschlicher Fehler: Dies ist durch die Automatisierung und komplett integrierte Abwicklung möglich. Elektronische Rechnungen können automatisch erstellt und vom Aussteller an den Empfänger übermittelt werden. Die größten finanziellen Vorteile sind deshalb nicht auf Ersparnisse bei Druck und Versand zurückzuführen, sondern auf die komplette Automatisierung und Integration der Prozesse zwischen den Handelspartnern, von der Bestellung bis zur Bezahlung.
  • Kürzere Zeiten für Übermittlung und Eingangszahlungen: Die Effizienz und Unmittelbarkeit der Versand- und Empfangsprozesse sowie die praktische Fehlerausmerzung bei der Erstellung und Verbuchung von Rechnungen ermöglichen es, die Zahlungsfristen zu verkürzen.
  • Mehr Sicherheit: Der Versand der Rechnungen erfolgt über Privatnetze oder spezifische Protokolle wie AS2, FTPS, WebServices, VAN (Value Added Network) usw. Darüber hinaus werden durch digitale Signaturen Integrität, Ursprung und Authentizität dieser Rechnungen garantiert.
  • Schnelle, sichere und gesetzeskonforme Archivierung: Die signierten Originaldokumente werden mindestens über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt. Damit können Archivierungskosten reduziert werden. Außerdem ist es bedeutend einfacher, alte Rechnungen einzusehen.
e-Invoicing in public procurement in Europe

Plattform für e-Rechnungen

Eine umfassende Lösung, welche die Ausstellung von elektronischen Rechnungen in allen Ländern der Welt ermöglicht.

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