e-Invoicing in Dänemark, Norwegen, Schweden und Finnland – Aussichten für 2019

e-Invoicing in Dänemark, Norwegen, Schweden und Finnland – Aussichten für 2019

08/05/2018

Im globalen Kontext liegt durch die immer mehr verbreitete digitale Wirschaft die Zukunft in der papierlosen Technologie, welche Innovationen und Effizienz erfordert, um dieses Ziel zu erreichen. Die Marktdurchdringung des Electronic Data Interchange (EDI) und der E-Rechnung ist Ausdruck der aktuellen Situation der digitalen Entwicklung eines Landes. In Nordeuropa werden das PEPPOL-Netzwerk und dessen Standard ab 2019 die Hauptdarsteller sein. Länder wie Dänemark, Norwegen und Schweden setzen auf diesen Weg, um die Interoperabilität in der Entwicklung des e-Procurement zu garantieren.

Situation der E-Rechnung in Dänemark, Norwegen, Schweden und Finnland

Dänemark

Dänemark hat die elektronische Rechnung im B2G-Bereich bereits 2005 eingeführt. Alle öffentlichen Institutionen und Behörden können E-Rechnungen über die Plattform NemHandel empfangen. Es handelt sich um eine nationale Infrastruktur, die es den Unternehmen ermöglicht, elektronische Rechnungen und andere Dokumente auf sicherem Wege über ein Internetprotokoll zu übermitteln. Die Nutzung dieser Plattform ist im dänischen öffentlichen Sektor obligatorisch. Doch auch zwischen Privatunternehmen im B2B-Austausch von Dokumenten ist die Nutzung verbreitet.

Dabei wird das Format OIOUBL verwendet, das auf UBL 2.0 gründet.

Kleine Firmen verfügen über das Portal NemHandel Fakturablanket, um E-Rechnungen an öffentliche Verwaltungseinrichtungen zu senden. Die Nutzung ist jedoch dänischen Unternehmen vorbehalten.

  • Neuheiten

Als Teil der Umsetzung der Europäischen Richtlinie über den elektronischen Rechnungsaustausch in der dänischen Gesetzgebung arbeitet die Dänische Agentur für Digitalisierung an der Integration von NemHandel und PEPPOL, die in den nächsten Jahren erfolgen soll.

Norwegen

Zwischen 2011 und 2015 wurde die elektronische Rechnung in Norwegen auf die öffentliche Administration auf allen Ebenen ausgeweitet. Die öffentlichen Verwaltungseinrichtungen verwenden das PEPPOL-Netzwerk, um Rechnungen entgegenzunehmen. Sowohl öffentliche Administrationen als auch Lieferanten können ihren eigenen Access Point über zertifizierte APs wählen. Die verwendeten Standards sind EHF (Elektronisk Handelsformat) und PEPPOL BIS, beides UBL-Formate. Das EHF-Format wird nur zwischen norwegischen Einrichtungen verwendet, doch die öffentliche Verwaltung muss beide Formate akzeptieren. Norwegische Einrichtungen, die E-Rechnungen im EHF-Format entgegennehmen, müssen in einem speziellen Register, dem ELMA (Elektronisk mottakaradresseregister), angemeldet sein.

  • Neuheiten

Als Teil der Umsetzung der Europäischen Richtlinie über den elektronischen Rechnungsaustausch in Norwegen wird das Direktorat für Verwaltung und ICT (DIFI) die neue Version 3.0 im EHF-Format für Rechnungen und Gutschriften veröffentlichen. Dieser neue Standard basiert auf PEPPOL BIS Spezifizierungen und ist für August 2018 vorgesehen.

Schweden

Die E-Rechnung ist in Schweden seit 2008 für zentrale Regierungseinrichtungen obligatorisch. Dabei wird der Standard Svefaktura (XML) benutzt.

Die schwedische Finanzbehörde ESV hat festgelegt, dass alle zentralen Regierungseinrichtungen vor November 2018 mit dem PEPPOL-Netzwerk verbunden sein müssen. Derzeit empfangen rund 80% der Einrichtungen Rechnungen im PEPPOL-Format über diese Infrastruktur.

  • Neuheiten

Ein Gesetzesentwurf, der derzeit von den schwedischen Autoritäten geprüft wird, wird die obligatorische E-Rechnung für alle öffentlichen Administrationen ab 1. April 2019 einführen. In der Folge werden ab diesem Datum alle öffentlichen Verwaltungsbehörden fähig sein, PEPPOL BIS Rechnungen entgegenzunehmen. Rechnungen im PDF-Format werden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr akzeptiert.

In Dänemark, Norwegen und Schweden existieren gleichzeitig nationale Standards und PEPPOL. Ab 2019 müssen öffentliche Administrationen fähig sein, Rechnungen im PEPPOL BIS entgegenzunehmen. Diese Entscheidung fördert die Teilnahme ausländischer Unternehmen im Binnenmarkt, insbesondere werden dadurch Geschäfte mit europäischen Firmen, die mit PEPPOL arbeiten, erleichtert.

Finnland

Seit 2010 können öffentliche Verwaltungseinrichtungen in Finnland elektronische Rechnungen bekommen. Die Verwendung der E-Rechnung zwischen Privatfirmen ist ebenfalls sehr verbreitet, doch nicht obligatorisch.

Die am meisten verwendeten Standards sind TEAPPSXML und Finvoice, die beide auf XML aufbauen. Die Versionen 3.0 beider Standards wurden entsprechend der Anforderungen der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU aktualisiert.

Das Zentrum für IT-Entwicklung (TIEKE) hat eine neue Version des Teilnehmerverzeichnisses entwickelt. Es handelt sich um eine Datenbank, die verwendet wird, um Aussteller und Empfänger elektronischer Rechnungen zu identifizieren. Auch technologische Provider dieser Dienste sind hier verzeichnet. Die neue Version dieses Verzeichnisses wurde am 2. Mai 2018 veröffentlicht. Diese aktualisierte Version ermöglicht es sowohl Dienstleistern als auch anderen Unternehmen, ihre internen Daten zu aktualisieren.

PEPPOL Standard

Im Kontext von Strategien zur öffentlichen Auftragsvergabe der europäischen Administrationen und zur Garantie der Interoperabilität wurde der Standard PEPPOL (Pan European Public Procurement Online) entwickelt. PEPPOL bezeichnet eine Serie von Spezifikationen, die entwickelt wurden, um die öffentliche Auftragsvergabe zwischen Unternehmen und Administrationen unabhängig vom Standard oder den benutzten Systemen zu erleichtern. Es handelt sich um einen verbreiteten, interoperablen Standard, der in der Entwicklung des grenzübergreifenden e-Procurement eine Schlüsselrolle spielt.

Die Standard-Nachricht für das PEPPOL Netzwerk nennt sich PEPPOL UBL (Universal Business Language), wobei es sich um eine Variante von XML handelt.

Die Entwicklung und Verbreitung von PEPPOL ist in vielen Ländern der Europäischen Union bemerkenswert. PEPPOL hebt sich immer mehr als Netzwerk mit einer Infrastruktur und Standards hervor, die von den öffentlichen Organismen dieser Länder empfohlen werden. Dieses System wird vermehrt eingeführt, da es sehr effektiv ist und die Kommunikation zwischen verschiedenen Ländern harmonisiert.

EDICOM, ein akkreditierter PEPPOL-Access Point

EDICOM, ein globaler Provider für EDI-Technologie und E-Rechnungen, wurde von der internationalen OpenPEPPOL als Access Point für die PEPPOL-Plattform akkreditiert. Dies ermöglicht es EDICOM, auf die e-Procurement-Plattform von PEPPOL zuzugreifen. Damit können Privatunternehmen und Regierungen aller europäischen Länder elektronische Dokumente jeder Art austauschen: Rechnungen, Kaufaufträge, Bestellungen, Katalogpreise usw. Diesen Geschäftsprozessen liegen gemeinsame Standards oder Interoperabilität zugrunde.

EDICOM, globaler Provider für E-Rechnungen

Bei den nordischen Ländern müssen bei grenzüberschreitenden Handelsbeziehungen heterogene Faktoren berücksichtigt werden: Plattformen, Netzwerke, Sprachen und andere länderspezifische gesetzliche Anforderungen, die für die Ausstellung einer elektronischen Rechnung erforderlich sind.  

Unternehmen, die in verschiedenen Märkten tätig sind, oder sich auf dem Wege der Internationalisierung befinden, finden in EDICOM einen ausgezeichneten Partner, der alle technologischen Modelle zur Verfügung stellen kann. EDICOM bietet eine Globale E-Invoicing Plattform, die entwickelt wurde, um in das interne ERP-System multinationaler Unternehmen integriert zu werden. Damit kann die Einhaltung der Steuervorschriften in über 60 Ländern automatisiert werden. Darüber hinaus wird diese Plattform kontinuierlich aktualisiert und an Veränderungen, die von der Internationalen Beobachtungsstelle für E-Rechnungen erkannt werden, angepasst.

Ein einziger globaler Provider für E-Rechnungen, der das Management zentralisiert, hat große Vorteile:

  1. Mehr Produktivität. Mithilfe eines einzigen Providers und einer speziellen Lösung kann der elektronische Rechnungsaustausch des Unternehmens zentralisiert werden. Das bedeutet, dass man von einem Land und einer Niederlassung aus die Einhaltung aller Steuerpflichten auf globaler Ebene kontrollieren kann. So können Fehler verhidnert und Prozesse vereinfacht werden, deshalb ist auch die Produktivität größer.
  2. Die Zentralisierung des Rechnungsstellungsservices und die größere Produktivität haben finanzielle Einsparungen zur Folge.
  3. Schnelle Einführung in neue Märkte. Die tiefgehenden Kenntnisse über vorhandene Bestimmungen im Bereich der E-Rechnung auf internationaler Ebene, das korrekte Wissensmanagement und die wachsenede Erfahrung von EDICOM auf internationalen Märkten sind ein Garant für e-Invoicing-Projekte in allen Ländern.
  4. Konstantes Up-date. Alle E-Rechnungsprojekte von EDICOM werden kontinuierlich strikten Kontrollen bezüglich Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen der entsprechenden Länder unterzogen. Jede Veränderung oder Anpassung, die durch technische oder gesetzliche Anforderungen entsteht, wird unmittelbar und auf für den Kunden transparente Weise implementiert, ohne damit die täglichen Handelsaktivitäten zu beeinträchtigen.

Auch wenn die Fristen von Land zu Land unterschiedlich sind, haben sie alle den gleichen Horizont, und zwar eine papierlose Verwaltung und alles, was damit einhergeht: E-Rechnung, elektronische Steuererklärung und 100% elektronische Geschäftsbeziehungen im Privatsektor unter der Schirmherrschaft der obligatorischen elektronischen Abwicklung im B2G-Bereich. Regierungen und Unternehmen müssen sich den Veränderungen stellen und den Weg der Interoperabilität einschlagen, der ihnen die Teilnahme am digitalen Markt ermöglicht – mit allen Verpflichtungen, doch insbesondere auch mit allen Vorteilen, die daraus für die wirtschaftliche und soziale Entwicklung resultieren.

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