Die Europäische Kommission hat die offizielle Syntax für elektronische Rechnungen veröffentlicht

Die Europäische Kommission hat die offizielle Syntax für elektronische Rechnungen veröffentlicht

29/11/2017

Im Rahmen der Initiative zur Förderung der elektronischen Rechnung innerhalb der Europäischen Union hat die Europäische Kommission in ihrem Amtsblatt die Liste der offiziellen Syntax für die Entwicklung und Implementierung von elektronischen Rechnungen veröffentlicht. Grundlage dafür war der Bericht über die Evaluierung der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung gemäß der Richtlinie 2014/55/EU.

Das CEN erhielt den Auftrag, die Entwicklung der Standards in einer Studie zu bewerten, in der die europäische Norm auf syntaktischer und semantischer Ebene getestet wurde. Die Entscheidung, die Anzahl von Formaten für die Implementierung des zentralen semantischen Modells der elektronischen Rechnung zu begrenzen, bezweckt die Vereinfachung des Systems für den Markt und die Nutzer.
 

Folgende zwei Syntax-Definitionen wurden genehmigt:

  • UN/CEFACT Cross Industry Invoice XML message für alle Industrien wie in XML Schemas 16B (SCRDM – CII) definiert.
  • UBL invoice and credit note messages wie in der Norm ISO/IEC 19845:2015 definiert.


Bei den Tests wurden drei für den Standard grundlegende Kriterien evaluiert:

 

  • Praktische Anwendbarkeit: Dabei geht es um die Effizienz, Nützlichkeit und Anpassungsfähigkeit der Elemente im Rahmen des vorgesehenen Zweckes.
  • Benutzerfreundlichkeit: In dieser Studie wird die Benutzerfreundlichkeit und Implementierung des Standards in bereits existierende Managementsysteme bewertet.
  • Umsetzungskosten: Hier geht es um die Kosten, die durch die Implementierung für Endnutzer (öffentliche Einrichtungen und ihre Lieferanten) entstehen, die sich in verschiedenen Szenarien an den Standard anpassen müssen.

Aus den Testergebnissen geht hervor, dass bei diesen Standards keine technischen Probleme identifiziert wurden. Nach der Analyse gemeinsamer Rechnungselemente, die die meisten geschäftlichen und gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sind diese Standards benutzerfreundlich und effizient in der Kostenumsetzung. Die Kosten hängen allerdings großteils vom Reifegrad und der gewählten Architektur des öffentlichen Sektors jedes Landes ab. In mehreren Ländern wurden bereits zwei unterschiedliche Architekturen identifiziert:

  • Zentraler Hub, der alle elektronischen Rechnungen der Lieferanten entgegennimmt und diese dann an die entsprechenden öffentlichen Einrichtungen weiterleitet. Dieses Modell wird zum Beispiel in Frankreich oder Spanien verwendet.
  • Distributionssystem, bei dem die Lieferanten die elektronischen Rechnungen direkt an die entsprechende öffentliche Verwaltung schicken.

Welche Auswirkungen hat dies für Unternehmen?

Das Ziel eines gemeinsamen europäischen Standards ist es, die semantische Interoperabilität zu gewähren. Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung können dann optimal genutzt werden, wenn die Erstellung, der Versand, die Übermittlung, der Empfang und die Verarbeitung der Rechnung vollständig automatisiert werden. Die Verwendung einer gemeinsamen Norm für die elektronische Rechnung und die Identifizierung begrenzter Syntax-Definitionen garantieren, dass diese Vorteile im Binnenmarkt gegeben sind.

Viele Mitgliedstaaten der Europäischen Union haben die elektronische Rechnung zwischen öffentlicher Verwaltung und deren Lieferanten bereits obligatorisch eingeführt, um die Erfüllung der Steuerpflichten zu vereinfachen und Kosten zu reduzieren. Mit dem neuen europäischen Standard für die elektronische Rechnung bezweckt die EU, das öffentliche Beschaffungswesen und den elektronischen Handel im grenzüberschreitenden Raum zu vereinfachen. Aus diesem Grund sind alle Mitgliedstaaten dazu verpflichtet, nach der definitiven Veröffentlichung elektronische Rechnungen in den beiden genannten Syntax-Definitionen zu akzeptieren: UBL und UN/CEFACT. Dies bedeutet nicht, dass die derzeit in den verschiedenen Ländern gültigen Standards ihre Gültigkeit verlieren. So werden beispielsweise die Facturae (Spanien), die FatturaPA (Italien) und andere nationale Normen weiterhin verwendet, doch es gibt einen höheren Standard, der die globale Interoperabilität gewährt.

Für KMU im Speziellen wird die Verwendung der europäischen Standards die Erfüllung der Anforderungen der unterschiedlichen Länder vereinfachen, da es keine regionalen Spezifizierungen geben wird.

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