Der Privatsektor wird in Spanien elektronische Rechnungen im B2B-Bereich über FACeB2B automatisieren können

Der Privatsektor wird in Spanien elektronische Rechnungen im B2B-Bereich über FACeB2B automatisieren können

08/05/2018

Die elektronische Rechnung im B2B-Umfeld zwischen Unternehmen findet vermehrt Verbreitung, nachdem der E-Rechnungsaustausch mit den öffentlichen Verwaltungsbehörden der Europäischen Union eingeführt wurde.

Die Plattform FACEB2B wird die Übermittlung von Rechnungen des Unterauftragnehmers an den Hauptauftragnehmer ermöglichen und diese den Empfängern zur Verfügung stellen. Auf diese Weise können die Rechnungsstellungsprozesse im B2B-Bereich zur Gänze elektronisch abgewickelt werden, ohne dass eine manuelle Intervention erforderlich wird.

Das Vertragsrecht Ley de Contratos 9/2017 markiert den Ausgangspunkt für diese Plattform, denn hier wird festgehalten, dass die E-Rechnung zwischen Unterauftragsnehmern und Hauptauftragsnehmern der öffentlichen Verwaltung ab einem Betrag von über 5.000 Euro verpflichtend ist. In diesem Gesetz wird weiters ausgeführt, dass ein einziges elektronisches Register (Registro Electrónico Único) für die Nutzer vor dem 30. Juni 2018 zur Verfügung stehen wird, um das Einreichungsdatum von Rechnungen durch Unterauftragnehmer an die Hauptauftragnehmer zu zertifizieren.

Wie funktioniert der Dokumentenaustausch über FACeB2B?

Anbieter elektronischer Dienstleistungen wie EDICOM ermöglichen es, den Empfang und die  Übermittlung von Rechnungen über FACeB2B zur Gänze zu integrieren und zu automatisieren. Das elektronische Register ist die allgemeine Eingangsstelle, die parallel zu FACe folgendermaßen funktioniert:

  • Ein Unterauftragnehmer kann über EDICOM seine Rechnungen automatisch an FACeB2B übermitteln.
  • Der Auftragnehmer verbindet sich mit FACeB2B über EDICOM, um zu sehen, ob Eingangsrechnungen für ihn vorhanden sind. Über unsere Plattform können Empfang und Integration von Rechnungen in das ERP-System automatisiert werden. Auch E-Mail-Benachrichtigungen können konfiguriert werden, um auf das Vorhandensein einer neuer Rechnung hinzuweisen.
  • Der Hauptauftragnehmer übermittelt seine Rechnungen über den HUB für öffentliche Verwaltungen von EDICOM an die Plattform FAC3, damit FACe die Rechnung an die entsprechende öffentliche Verwaltung weiterleiten kann.

EDICOM kann einen bidirektionalen Kanal mit FACeB2B herstellen, um Rechnungen an Unterauftragnehmer oder auch an Hauptauftragnehmer der Plattform zu übermitteln. Außerdem kann die Lösung von EDICOM Benachrichtigungen über den Status der gesendeten Rechnungen an Auftragnehmer und Unterauftragnehmer übermitteln oder auch empfangen, um die Rückverfolgbarkeit aller Stufen zu gewähren.

Wie kann man sich an FACeB2B anpassen?

Mit dieser Plattform kann die E-Rechnung zwischen Privatunternehmen zur Gänze automatisiert werden, indem die Prozesse in das interne Managementsystem integriert werden. Alle in der FACeB2B integrierten Unternehmen können so elektronische Rechnungen von jeder anderen auf der Plattform registrierten Firma empfangen oder an diese übermitteln.

Lieferanten der öffentlichen Verwaltung, die bereits eine EDICOM Lösung verwenden, um Rechnungen an die allgemeine Stelle FACe zu übermitteln, verfügen bereits über den Großteil der notwendigen Infrastruktur: Kommunikationsplattform, Mapping, Anschluss zum HUB für öffentliche Verwaltungen und elektronische Signatur für Rechnungen. Mit EDICOM können Projekte für FACe und FACeB2B von einer einzigen Plattform aus verwaltet werden, wodurch der Rechnungsaustausch mit allen Lieferanten und Handelspartnern, egal ob diese privat oder öffentlich sind, vereinfacht wird.

Die Lösung für E-Rechnungen von EDICOM ermöglicht es jedem Unternehmen, automatisch elektronische Rechnungen übermitteln oder empfangen zu können, wodurch Prozesse und Ressourcen, die für die Papierverwaltung benötigt werden, und auch der nötige Zeitaufwand optimiert werden.

Die Implementierung einer Lösung zum elektronischen Datenaustausch verlangt vom Unternehmen eine Investition, doch sobald diese getätigt ist, kann das System ausgeweitet und für jeden Handelspartner verwendet werden. Die Skalierbarkeit und Flexibilität der Lösung ermöglicht eine komplett automatisierte Verwaltung der Unternehmenskommunikationen, was mehr Effizienz, Kosteneinsparungen und verkürzte Zahlungseingänge bedeutet.

Die wichtigsten Funktionen des Systems FACeB2B

Diese Plattform wurde als Eingangs- und Übermittlungsstelle von Rechnungen zwischen Unternehmen entwickelt, die dieses System für B2B-Beziehungen zwischen Privatfirmen für Dienstleistungen oder die Bereitstellung von Produkten, die nicht im Gesetz 9/2017 vorgesehen sind, verwenden möchten.

FACeB2B ist eine Schnittstelle mit Webservices für Unternehmen, welche die Integration in das System mit folgenden Funktionen ermöglicht:

  • Ausstellung von Rechnungen
  • Information über Rechnungen
  • Stornierung von Rechnungen
  • Registrierte Rechnungen empfangen
  • Stornierte Rechnungen empfangen
  • Rechnungen downloaden
  • Status der Rechnung verändern
  • Das System FACeB2B wird die vorgelegten Rechnungen so lange verwahren, bis diese vom Empfänger heruntergeladen werden.
  • Das System wird die Gültigkeit der Signatur der Rechnungen nicht überprüfen, es werden also alle Rechnungen im Format FACTURAe und alle als notwendig erachteten Validierungen akzeptiert.

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