Chorus Portail Pro: Elektronischer Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung in Frankreich

Chorus Portail Pro: Elektronischer Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung in Frankreich

23/11/2016

Ab Januar 2017 akzeptieren öffentliche Verwaltungsbehörden in Frankreich elektronische Rechnungen. Chorus Portail Pro, die Plattform für den Eingang jener Rechnungen, die an den öffentlichen Sektor gerichtet sind, ermöglicht die Übermittlung dieser Dokumente über verschiedene Wege.




Der Beginn des französischen Projektes für den elektronischen Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung rückt immer näher. Januar 2017 ist das Datum, das für den offiziellen Start dieses Projektes festgelegt wurde, das anfangs für große Unternehmen sowie zentrale und regionale Organismen gedacht ist. Später werden auch mittlere und kleine Betriebe daran teilnehmen. Im Jahre 2020 sollen alle Lieferanten und Dienstleistungsanbieter der öffentlichen Verwaltungsbehörden in Frankreich damit arbeiten.

Der gesetzliche Rahmen dieses Projektes ist in der Richtlinie 2014-697 geregelt. Darin werden die Eigenschaften des Systems detailliert, das von zahlreichen Steuerzahlern verpflichtend umgesetzt werden muss, wobei zur Übermittlung der Rechnungen an die öffentlichen Behörden Frankreichs verschiedene Medien zur verfügung stehen. Aufgrund der Verschiedenartigkeit der Versorger bietet die Plattform Chorus Portail Pro unterschiedliche Mechanismen für die Übermittlung der Rechnungen, die in zwei große Gruppen untergliedert werden: automatische und manuelle Lösungen.


Manuelle Lösungen

Diese Alternative wurde für jene Versorger der Verwaltung entwickelt, die wenige Rechnungen stellen. Es handelt sich um eine Basislösung, für die der Aussteller keine technologischen Kapazitäten benötigt, da die Daten der Dokumente manuell über eine Weblösung registriert werden. Für die manuelle Ausstellung von E-Rechnungen gibt es zwei verschiedene Vorgehensweisen:

Webportal

Die Rechnungsausteller, die diese Vorgehensweise verwenden, registrieren die Daten ihrer Rechnungen in mindestens zwei Informationssystemen: im internen Buchhaltungssystem und im CPP (Chorus Portail Pro). Dieser Prozess erfordert Zeit und dabei könnte es auch zu Diskrepanzen zwischen den in den beiden Systemen registrierten Daten kommen, deshalb empfiehlt es sich, dass diese Vorgehensweise nur dann verwendet wird, wenn es sich um Unternehmen handelt, die weniger als 100 Rechnungen im Jahr ausstellen.

Import im CPP

Bei diesem Verfahren greift der Aussteller auf den Chorus Portail Pro zu, doch statt die Rechnungsdaten manuell zu registrieren, wird ein elektronisch signiertes Dokument im PDF-Format importiert. Diese Methode ist zwar einfacher als die vorgenannte, doch sie ist auch limitierter, da sie die Erstellung eines PDF-Dokuments jeder Rechnung erfordert, das mit einem gültigen Zertifikat digital signiert und dann hochgeladen werden muss. Deshalb empfiehlt sich diese Lösung nur für Unternehmen, die jährlich zwischen 100 und 1000 Rechnungen ausstellen.


Automatisierte Lösungen

Diese Lösungen wurden so entwickelt, dass sie in das interne Managementsystem des Unternehmens integriert werden können, um die Ausstellung von elektronischen Rechnungen und auch die Konnektivität mit dem CPP (Chorus Portail Pro) für die Übermittlung der Dokumente an den Empfänger zu automatisieren.

Die AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) ermöglicht die Erstellung von Rechnungen in den Formaten INVOICE UBL V2 und UN/CEFACT CII (CCTS7NDR v3.0), beide basieren auf XML. Sobald die Rechnung in einem dieser beiden Formate erstellt ist, wird das Dokument über direkte und sichere Kommunikationsprotokolle übermittelt, die in der EDI-Technologie (Electronic Data Interchange) verwendeet werden.

Dieses Verfahren ist bedeutend sicherer, verkürzt die Antwortzeiten, garantiert die Erfüllung von Steuervorschriften und verhindert mögliche Fehler fast zur Gänze, was mittelfristig zu signifikanten Kostenersparnissen und einem besseren Management führt.

EDICOM verfügt über Lösungen, welche die Automatisierung des Prozesses der Erstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen ermöglicht und so die Verwaltung großer Mengen an Dokumenten mit voller Sicherheitsgarantie und Verfügbarkeit des Dienstes garantiert. Unabhängig von den Besonderheiten jedes einzelnen Projektes erfolgt die Umsetzung in folgenden 5 grundlegenden Phasen:

  • Die EDICOM Plattform greift auf die durch das ERP-System oder das Buchhaltungssystem generierten Daten zu.
  • Sobald sich die Daten in der Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch befinden, werden sie umgewandelt und an das definierte XML-Format angepasst.
  • Danach erfolgt die synktaktische und semantische Validierung des Dokuments, um zu überprüfen, ob die Datenstruktur zu 100% dem Inhalt entspricht, der von der AIFE und der entsprechenden öffentlichen Verwaltung, an die das Dokument gerichtet ist, vorgegebenen wird.
  • Die EDICOM Plattform stellt über ein Hub der öffentlichen Verwaltung die Verbindung mit dem CPP (Chorus Portail Pro) her und übermittelt die generierten elektronischen Dokumente auf sicherem Wege.
  • EDICOM unterhält eine offene Verbindung mit dem CPP, um die von diesem ausgestellten Bestätigungen zu bearbeiten, und ermöglicht so die Kontrolle und Rückverfolgbarkeit der Dokumente. Das Unternehmen wird über die Details des aktuellen Rechnungsstatus kontinuierlich informiert.

Plattform für e-Rechnungen

Eine umfassende Lösung, welche die Ausstellung von elektronischen Rechnungen in allen Ländern der Welt ermöglicht.

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